Personuppgifter hos Sydöstra Jämtlands pastorat

Sydöstra Jämtlands pastorat som består av 16 församlingar och omfattar Bergs, Bräcke, Ragunda samt delar av Östersunds kommun, för register över pastoratets anställda och förtroendevalda. Pastoratet hanterar även andra personuppgifter som exempelvis deltagare i olika grupper, i samband med bokningar dop, vigslar och begravningar, bokningar av lokaler med mera.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är personnummer, namn, adress och telefonnummer men även andra uppgifter, såsom bilder där en person kan identifieras, e-postadress och IP-nummer.

Vad är behandling av personuppgifter?

Med behandling menas allt vi gör med personuppgifter, som till exempel samla in, registrera, lagra, radera eller sprida dem vidare. 

Dataskydd

Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Därför har vi, i likhet med många andra stora organisationer och myndigheter, ett pågående projekt i syfte att anpassa våra behandlingar till dataskyddsförordningen.

Medlemmar i Svenska kyrkan

Som medlem i Svenska kyrkan är du en del av en församling av våra 16 församlingar i Sydöstra Jämtland. Svenska kyrkan och dess församlingar erbjuder bland annat dop, konfirmationer, vigslar och begravningar, och firar gudstjänster, mässor och andakter.

Kyrkan ordnar också aktiviteter som Öppet kyrkis, olika körer, ungdomsgrupper, pensionärsträffar, språkcaféer med mera. För att vi ska kunna erbjuda det här till våra medlemmar måste vi behandla vissa personuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar bland annat namn, kontaktuppgifter, personnummer, civilstånd, tillhörighetsuppgifter, medlemstyp, folkbokföringsdatum, diarienummer för hindersprövning, löpnummer och blankettnummer gällande kyrkliga handlingar.

För vårdnadshavare vars barn är medlem behandlar vi exempelvis uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter, civilstånd, tillhörighetsuppgifter och kyrkouppgifter.

I samband med begravning behandlar vi relationspersonens namn, personnummer och information om vilken typ av anknytning personen hade med den bortgångna.

Varför behandlar vi dina personuppgifter? 

Vi har vissa skyldigheter enligt kyrkoordningen, bland annat att föra register över vilka som tillhör Svenska kyrkan (SvkB 2009:9). Vi behandlar även vissa personuppgifter, så som personnummer och tillhörighetsuppgifter, för att kunna administrerade uttagandet av kyrkoavgiften.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig som är medlem i Svenska kyrkan och för att du ska kunna delta i kyrkliga val. Ifall du som medlem är omyndig förekommer det att vi behandlar uppgifter om vårdnadshavare för att kunna kommunicera med dig, exempelvis gällande församlingens verksamhet.

Vi måste även behandla dina och i vissa fall dina familjemedlemmars personuppgifter inför, under och efter utförandet av kyrkliga handlingar, exempelvis för att kunna hantera administration kring konfirmation, dop och vigsel.

Laglig grund

I de flesta fall behandlar vi dina uppgifter på grund av rättslig förpliktelse som hänför sig till Lagen om Svenska kyrkan, 1998:1591; Lagen om avgift till registrerat trossamfund 1999:291 samt Lagen om trossamfund 1998:1593. 

I vissa fall baserar vi våra behandlingar på berättigat intresse, såsom när det gäller dop och andra kyrkliga handlingar.

Lagringstid

Vi behandlar dina personuppgifter under tiden du är medlem i Svenska kyrkan. I vissa fall fortsätter vi att behandla dina uppgifter även efter att du har upphört att vara medlem.

Vi behandlar utträdda medlemmar under tre månader efter utträdet
Vi behandlar avregistrerade under tre månader efter avregistreringen
Vi behandlar temporärt lagrade under sex veckor från det att informationen inhämtades.

Vi behandlar avlidna medlemmar under två år efter dödsdagen
Vi behandlar barn som är antecknade i avvaktan på dop i fyra månader
Svenska kyrkan är även skyldig att registrera och arkivera handlingar, vilket innebär att vi i vissa fall vidarebehandlar dina personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse.

Externa mottagare av personuppgifter

Personnummer och tillhörighetsuppgifter lämnas ut till Skatteverket, som i enlighet med 16 § lagen (1998:1593) om trossamfund, hjälper Svenska kyrkan med bestämmande, debitering och redovisning av avgifter från medlemmar samt med att ta in avgifterna.

Personuppgifterna kan kommas att lämnas ut i enlighet med Svenska kyrkans offentlighetsprincip, vilken framgår dels av 11 § lagen om Svenska kyrkan, dels av kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen. Uppgifterna behandlas även av IT-leverantörer inom Sverige.

Varifrån kommer uppgifterna?

Inför kyrkliga handlingar hämtas personnummer direkt från den registrerade eller dess vårdnadshavare. I övrigt hämtas personers kontaktuppgifter från folkbokföringen.

Personer som inte är medlemmar

Vi behandlar personuppgifter om personer som inte är medlemmar av skäl som hänför sig till kommunikation med våra medlemmar och administration kring dop, vigslar och begravningar.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

För vårdnadshavare vars barn är medlem behandlar vi exempelvis uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter, civilstånd, tillhörighetsuppgifter och kyrkouppgifter.

I samband med begravning behandlar vi relationspersonens namn, personnummer och information om vilken typ av anknytning personen har med den det gäller.

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter om du är en närstående till en anställd eller en förtroendevald. Vi behandlar i sådana fall namn, personnummer, kontaktuppgifter och information om vilken relation du har med den anställde eller förtroendevalde.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar uppgifter om dig som vårdnadshavare till en omyndig medlem för att kunna kommunicera med dig och medlemmen, till exempel om vad församlingen erbjuder för verksamhet

Vi behandlar dina personuppgifter inför dop, vigsel och begravning för att kunna anordna den kyrkliga handlingen. Vi sparar även uppgifter om vilka som är relationspersoner till personer i Svenska kyrkans dop-, vigsel och begravningsbok och kontaktpersoner för den administration som utförs efter den kyrkliga handlingen.

Personuppgifter som rör närstående till anställda och förtroendevalda behandlas för att Svenska kyrkan ska ha en kontaktperson om något oförutsett inträffar.

Laglig grund

I de flesta fall behandlar vi dina uppgifter på grund av rättslig förpliktelse som grundar sig på följande lagar: Lag om Svenska kyrkan, 1998:1591; Lag om avgift till registrerat trossamfund 1999:291 samt Lag om trossamfund 1998:1593. 

I vissa fall baserar vi våra behandlingar på berättigat intresse, såsom när det gäller kommunikation och administration.

Lagringstid

Vi behandlar dina personuppgifter under tiden som vi har ett behov av uppgifterna för att uppfylla ändamålet med behandlingen.

Svenska kyrkan är även skyldig att registrera och arkivera handlingar, vilket innebär att vi i vissa fall vidarebehandlar dina personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse.

Externa mottagare av personuppgifter

Personuppgifterna kan kommas att lämnas ut i enlighet med kyrkoordningens offentlighetsprincip, vilken framgår av dels 11 § lagen om Svenska kyrkan, dels kapitel 53 och 54 i kyrkoordningen.
Uppgifterna behandlas även av IT-leverantörer i Sverige.

Varifrån kommer uppgifterna?

Uppgifterna hämtas från folkbokföringen.

Dina rättigheter

Rätt till tillgång

Du har alltid rätt att få veta ifall personuppgifter som rör dig håller på att behandlas. Om behandling pågår ska du få tillgång till personuppgifterna, tillsammans med information om bland annat:

  • ändamål med behandlingen
  • vilka kategorier av personuppgifter som behandlas
  • om personuppgifterna överförs till en extern mottagare
  • hur länge Svenska kyrkan planerar att behandla dina personuppgifter

Rätt till rättelse av personuppgifter

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade utan onödigt dröjsmål. I vissa fall kan du även ha rätt att komplettera personuppgifter som du anser vara ofullständiga.

Rätt till radering

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade. Denna rättighet gäller bland annat när:

  • dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål som uppgifterna behandlats för
  • du återkallat ditt samtycke till behandlingen och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
  • du invänder mot behandlingen och det inte finns något berättigat skäl för behandlingen som väger tyngre

Rätt till begränsning av behandlingen

Du har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, exempelvis i följande fall:

  • under den perioden du bestrider personuppgifternas korrekthet
  • om behandlingen är olaglig men du önskar att behandlingen begränsas istället för att uppgifterna raderas
  • om Svenska kyrkan inte längre behöver uppgifterna, men du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
  • om du invänt mot behandling och väntar på en kontroll av om Svenska kyrkans berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl.

Om behandlingen av dina personuppgifter begränsas kommer vi enbart att lagra dina personuppgifter, ifall du inte har samtyckt till annat.

Rätt att flytta personuppgifter (dataportabilitet)

Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig eller som du tillhandahållit oss. Vi kommer att lämna ut personuppgifterna i ett strukturerat format och du kan sedan överföra uppgifterna till en annan organisation om du så önskar.

Denna rätt har du bara om du samtyckt till behandlingen av dina personuppgifter eller om behandlingen baserar sig på ett avtal med Svenska kyrkan.

Om behandlingen uppfyller kraven på så kallad dataportabilitet kan vi även överföra personuppgifterna direkt till den mottagare som du vill överlämna uppgifterna till.

Rätt att göra invändningar

Svenska kyrkan behandlar ibland personuppgifter på den lagliga grunden berättigat intresse. Du har rätt att när som helst, av skäl som rör din specifika situation, göra invändningar mot behandlingar av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse.

Om vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring har du alltid rätt att invända mot behandlingen. Vi kommer då att upphöra med att behandla dina personuppgifter för just direktmarknadsföringssyften.

Rätt att dra tillbaka samtycke

Om du har samtyckt till att Svenska kyrkan får behandla dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Vi kan komma att fortsätta behandla uppgifterna i enlighet med det ursprungliga samtycket, men vi kommer inte att uppdatera eller komplettera uppgifterna.

Svenska kyrkans offentlighetsprincip

Öppenhet och transparens är viktig för Svenska kyrkan.

Inom Svenska kyrkan gäller en offentlighetsprincip, vilket framgår av 10 och11 §§ lagen om Svenska kyrkan.

Handlingsoffentligheten tillämpas för all kyrklig verksamhet, när det inte är uppenbart att andra intressen väger tyngre. Det innebär att var och en har rätt att ta del av Svenska kyrkans handlingar om det inte finns något i lag eller kyrkoordningen reglerat undantag.

Svenska kyrkans handlingar registreras och arkiveras i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen om det är fråga om allmänna handlingar och enligt kapitel 55 i Kyrkoordningen om det är fråga om inomkyrkliga handlingar.

Personuppgifter vi samlar in kan därför komma att vidarebehandlas för arkivändamål av allmänt intresse.

Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till vårt dataskyddsombud:
Erika Malmberg, inTechrity
072-549 64 34
dataskyddsombud@intechrity.se

Frågor och synpunkter

Har du andra frågor och synpunkter kring hantering av dina personuppgifter kan du kontakta sydostrajamtland.pastorat@svenskakyrkan.se