Meny

GDPR & hantering av personuppgifter

För Strömstads pastorat är det viktigt att du ska känna dig trygg med hur pastoratet hanterar dina personuppgifter. Personuppgifter hanteras på ansvarsfullt och respektfullt sätt och de lagar och regler som finns följs för att skydda din integritet. Här finns information om pastoratets behandling av personuppgifter.

Medlemmar i Svenska kyrkan

Som medlem i Svenska kyrkan behandlas vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra/uppfylla relevanta åtaganden mellan oss som exempelvis att kunna ta ut avgifter, skicka ut relevant information och inbjudningar till olika sammankomster m.m. De uppgifter som behandlas om dig är namn, personnummer och adress. Den rättsliga grunden för denna behandling är avtal. Uppgifterna raderas ur våra system om du går ur Svenska kyrkan men kan finnas arkiverade i enlighet med arkivlagen (1990:782). Dina personuppgifter behandlas i kyrkans medlemsregister.

Om du som medlem får barn kommer ditt barns namn och personnummer att registreras hos oss i medlemsregistret, så att en inbjudan till dop kan skickas ut. Tackar du nej till dop raderas dessa uppgifter efter fyra månader. Uppgifterna behandlas med stöd av Kyrkoordningen, vilken stadgar att information om möjligheten till dop ska skickas ut till alla medlemmar vars barn är yngre än sex månader.

Varje år sänds uppgifter om de som är medlemmar i Svenska kyrkan till Skatteverket, enligt 5§ i lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund.

Kyrkans medlemsregister ligger också till grund för registeruttag över röstberättigade och valbara personer vid kyrkoval.

 

Vilka personuppgifter behandlas?

Pastoratet behandlar bland annat namn, aderss, personnummer, civilstånd, tillhörighetsuppgifter, medlemstyp, folkbokföringsdatum, diarienummer för hindersprövning, löpnummer och blankettnummer gällande kyrkliga handlingar.

För vårdnadshavare vars barn är medlem behandlas exempelvis uppgifter om namn, personnummer, adress, civilstånd, tillhörighetsuppgifter och kyrkouppgifter.

I samband med begravning behandlas relationspersonens namn, personnummer och information om vilken typ av anknytning personen hade med den bortgångna.

 

Varför behandlas dina personuppgifter av pastoratet?

Register behöver föras över vilka som tillhör Svenska kyrkan för att kunna administrera medlemskapet och ta ut kyrkoavgiften.

Dina personuppgifter behandlas också för att kunna kommunicera med dig som är medlem i Svenska kyrkan och för att du ska kunna delta i kyrkliga val. Ifall du som medlem är omyndig förekommer det att uppgifter om vårdnadshavare behandlas för att kunna kommunicera med dig, exempelvis vad gäller församlingens verksamhet.

I vissa fall måste även dina och dina familjemedlemmars personuppgifter behandlas inför, under och efter utförandet av kyrkliga handlingar, exempelvis för att kunna hantera administration kring konfirmation, dop och vigsel.

 _______________________________________________________________________

Bokning av kyrkliga handlingar

Vid bokning av kyrkliga handlingar, som dop, vigsel och begravning, ingås ett avtal. Dina uppgifter behandlas för att fullgöra uppdraget mellan oss. Exempelvis för att skicka ut relevant information, bjuda in till eventuell sorgegrupp m.m. De uppgifter som behandlas om dig är namn, personnummer, adress samt eventuellt telefonnummer och e-postadress. Den rättsliga grunden för denna behandling är berättigat intresse. Efter utförd förrättning gallras dina uppgifter regelbundet.

 _______________________________________________________________________

Bokning av lokal

Vid uthyrning av lokaler behandlas vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra/uppfylla relevanta åtaganden mellan oss, som exempelvis för att kunna ta ut avgifter och skicka ut relevant information. Den rättsliga grunden för denna behandling är avtal. Dina personuppgifter gallras regelbundet.

 _______________________________________________________________________

Anmälan till gruppverksamhet

I samband med anmälningar till vissa gruppverksamheter kan personuppgifter behöva lämnas för att din anmälan ska kunna registreras och administreras i verksamhetsregister samt för att kunna uppfylla relevanta åtaganden mellan oss, som att skicka ut relevant information. Personuppgifter gallras efter avslutat deltagande. Detta under förutsättning att personuppgifterna av någon anledning inte behöver bevaras längre än så. Exempelvis så kanske de behöver bevaras längre för att eventuella mellanhavanden ska hinna avslutas. I de flesta fall behandlas dina uppgifter på grund av berättigat intresse. I vissa fall kan samtycke behövas.

Dina personuppgifter tas in för olika verksamheter som du är anmäld till. Allt från namn, adress och telefonnummer till allergier och matpreferenser hanteras efter GDPR och sparas endast så länge verksamheten pågår.

Uppgift om allergier eller andra hälsorelaterade uppgifter kan behövas för t.ex. lägervistelse. Enligt förordningen är de senare känsliga uppgifter som måste behandlas med extra säkerhet. Det är endast personal som berörs som har tillgång till sådana uppgifter.

Personuppgifter som lämnas i samband med fakturor sparas enligt gällande bokföringsregler.

För vissa gruppverksamheter, läger och utflykter behöver församlingen uppgifter om din hälsa för att kunna hjälpa dig vid eventuella komplikationer. Dessa uppgifter behandlas konfidentiellt och raderas vid hemkomst. Specialkostuppgifter kan lämnas ut till ansvarig för köket på eventuell kursgård.

Vid skyddad identitet eller liknande känslig information som du bedömer olämpligt att lämna ut, ta personlig kontakt med oss istället för att skicka in en anmälan skriftligt.

Till medlemmar i årskurs 8 skickas inbjudan till konfirmation. Den lagliga grunden för denna behandling är intresseavvägning, där behovet av att informera medlemmarna om möjligheten att konfirmera sig anses väga tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen.

_______________________________________________________________________

Ansökan om ekonomiskt stöd

När du ansöker om ekonomiskt stöd hos Strömstads pastorat, behandlas de personuppgifter som du lämnat till oss för att kunna hantera och ta ett beslut angående din ansökan. Den lagliga grunden för denna behandling är att den är nödvändig för att kunna vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås. Personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, bankkonto, uppgift om ekonomiska- och familjeförhållanden.

Om din ansökan beviljas är den lagliga grunden för fortsatt behandling av dina personuppgifter ett avtal om bidrag som vi lämnar till dig.

När beslut fattas om vilka som beviljats bidrag, meddelas alla som ansökt om de beviljats bidrag eller inte. Din ansökan sparas i två år enligt Svenska kyrkans bestämmelser (SvKB 2017:2 12 kap. § 1). För dig som beviljats bidrag lämnas uppgift om namn och kontonummer till vår ekonomiavdelning för administration av utbetalningen. Vid revision kan underlag till ekonomiska transaktioner undersökas. Revisorerna har tystnadsplikt. I övrigt lämnas det inte ut några uppgifter till tredje part.

Om din ansökan beviljas och en utbetalning görs kommer uppgifter om utbetalningen att sparas i 10 år med stöd av bokföringslagen (SFS 1999:1078) och Svenska kyrkans bestämmelser.

 _______________________________________________________________________

Förtroendevalda, personal och för dig som har ett ideellt uppdrag

Svenska kyrkan för i verksamhetsregistret Kyrksam, enligt 14 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan, uppgifter om förtroendevalda. I Kyrksam finns även uppgifter om anställda och andra förtroendevalda i Svenska kyrkan som inte omfattas av ovan nämnda lag.

Svenska kyrkan för även register över personer som är röstberättigade och valbara vid kyrkoval (kyrkoordningen kapitel 38).

 

Söker du ett jobb hos Strömstads pastorat?

Dina uppgifter kommer endast att behandlas av oss inom pastoratet och endast i syfte att administrera visat intresse för arbete inom Strömstads pastorat. Om du inte anställs gallras uppgifterna ut ur systemen två år efter att beslutet vunnit laga kraft. Anställs du kommer relevanta uppgifter att sparas.

 

Söker du ett ideellt uppdrag hos Strömstads pastorat?

I samband med att du söker ett uppdrag som ideell hos Strömstads pastorat kan personuppgifter som namn, adress och kontaktuppgifter behöva lämnas. Om du tilldelas ett uppdrag registreras dina personuppgifter i verksamhetsregistret. Syftet med behandlingen är att kunna kommunicera med dig samt administrera ditt uppdrag.

Dina personuppgifter gallras om du inte tilldelas ett uppdrag hos Strömstads pastorat. Har du tilldelats ett uppdrag gallras dina personuppgifter när ditt uppdrag är avslutat.

I de flesta fall behandlar vi dina uppgifter på grund av berättigat intresse. I vissa fall kan samtycke behövas.

 

Laglig grund

I de flesta fall behandlas dina uppgifter på grund av rättslig förpliktelse som hänför sig till Lagen om Svenska kyrkan, 1998:1591; Lagen om avgift till registrerat trossamfund 1999:291 samt Lagen om trossamfund 1998:1593.

I vissa fall baseras pastoratets behandlingar på berättigat intresse, såsom när det gäller dop och andra kyrkliga handlingar.

Dataskyddsförordningen anger sex lagliga grunder för behandling: Samtycke, Avtal, Rättslig förpliktelse, Skydd av grundläggande intresse, Allmänt intresse, Intresseavvägning.

De grunder som pastoratet som regel använder är: Avtal - när det gäller ingångna avtal t.ex. med de anställda, Intresseavvägning – i fall där personuppgifter behövs för att kunna driva verksamhet, Samtycke – när tillstånd behövs för att t.ex. publicera fotografier. Rättslig förpliktelse och Allmänt intresse är grunder som används när begravningsärenden hanteras.

När pastoratet hävdar Samtycke som laglig grund ombeds den enskilde om direkt underskrift. Enligt förordningen behöver pastoratet vara tydliga, så den som ger sitt samtycke förstår exakt vad den samtycker till. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke, det påverkar dock inte den behandling som gjorts fram till dess.

 

Lagringstid

Dina personuppgifter behandlas under tiden du är medlem i Svenska kyrkan. I vissa fall fortsätter pastoratet att behandla dina uppgifter även efter att du har upphört att vara medlem.

Pastoratet behandlar:

  • utträdda medlemmar under tre månader efter utträdet
  • avregistrerade under tre månader efter avregistreringen
  • temporärt lagrade under sex veckor från det att informationen inhämtades
  • avlidna medlemmar under två år efter dödsdagen
  • barn som är antecknade i avvaktan på dop i fyra månader

Svenska kyrkan är även skyldig att registrera och arkivera handlingar, vilket innebär att vissa ärenden vidarebehandlas för arkivändamål av allmänt intresse. Läs mer om Svenska kyrkans offentlighetsprincip.

_______________________________________________________________________

Personer som inte är medlemmar

Personuppgifter behandlas om personer som inte är medlemmar av skäl som hänför sig till kommunikation med medlemmar och administration kring begravningar.

 

Vilka personuppgifter behandlas?

För vårdnadshavare vars barn är medlem behandlas exempelvis uppgifter om namn, personnummer, adress, civilstånd, tillhörighetsuppgifter och kyrkouppgifter.

I samband med begravning behandlas relationspersonens namn, personnummer och information om vilken typ av anknytning personen hade med den bortgångna.

Dina personuppgifter kan även komma att behandlas om du är en närstående till en anställd eller en förtroendevald. I sådant fall behandlas namn, personnummer, kontaktuppgifter och information om vilken relation du har med den anställde eller förtroendevalde.

 

Varför behandlar pastoratet dina personuppgifter?

Uppgifter om dig som vårdnadshavare till en omyndig medlem behandlas för att kunna kommunicera med dig och medlemmen, t.ex. om vad församlingen erbjuder för verksamhet.

Som anhörig till avliden medlem behövs din personuppgifter för att kunna ordna med begravning. I begravningsboken sparas personnummer och namn endast om du är efterlevande make/maka eller vårdnadshavare till den avlidne. Dina personuppgifter kan behöva sparas som kontaktperson till dödsboet för den administration som utförs efter begravningen, t.ex. ny gravrättsinnehavare.

Personuppgifter som rör närstående till anställda och förtroendevalda behandlas för att Svenska kyrkan ska ha en kontaktperson om något oförutsett inträffar.

 

Laglig grund

I de flesta fall behandlas dina uppgifter på grund av rättslig förpliktelse som grundar sig på följande lagar: Lag om Svenska kyrkan, 1998:1591; Lag om avgift till registrerat trossamfund 1999:291 samt Lag om trossamfund 1998:1593.

I vissa fall baseras pastoratets behandlingar på berättigat intresse, såsom när det gäller kommunikation och administration.

 

Lagringstid

Dina personuppgifter behandlas under tiden som pastoratet har ett behov av uppgifterna för att uppfylla ändamålet med behandlingen.

Svenska kyrkan är även skyldig att registrera och arkivera handlingar, vilket innebär att vissa ärenden vidarebehandlas för arkivändamål av allmänt intresse. Här kan du läsa mer om Svenska kyrkans offentlighetsprincip.

 _______________________________________________________________________

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som pastoratet behandlar om dig samt information om hur pastoratet behandlar dem. Du behöver legitimera dig eller om du begär uppgifterna via annan kanal, skickas uppgifterna till din folkbokföringsadress.

Du har även rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som pastoratet behandlar om dig. Under tiden pastoratet kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av pastoratet tills vidare.

Du har rätt att, av skäl som hänför sig till din specifika situation, invända mot den behandling av personuppgifter som pastoratet utför som ett led i myndighetsutövning eller på basis av en intresseavvägning/ett berättigat intresse. Om du invänder får pastoratet inte längre behandla personuppgifterna för det berörda ändamålet om pastoratet inte kan visa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du kan också begära att pastoratet raderar dina personuppgifter, men om pastoratet fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås.

Om du anser att pastoratet behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du rätt att inge klagomål till Datainspektionen.

 

Rätt till tillgång - registerutdrag

Du har alltid rätt att få veta ifall personuppgifter som rör dig håller på att behandlas. Om behandling pågår ska du få tillgång till personuppgifterna, tillsammans med information om bland annat ändamål med behandlingen, vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, hur länge Strömstads pastorat planerar att behandla dina personuppgifter.

 

Rätt till rättelse av personuppgifter

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade utan onödigt dröjsmål. I vissa fall kan du även ha rätt att komplettera personuppgifter som du anser vara ofullständiga.

 

Rätt till radering

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade. Denna rättighet gäller bland annat när:

  • dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål som uppgifterna behandlats för
  •  du återkallat ditt samtycke till behandlingen och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
  • du invänder mot behandlingen och det inte finns något berättigat skäl för behandlingen som väger tyngre

 

Rätt till begränsning av behandlingen

Du har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, exempelvis i följande fall:

  • under den perioden du bestrider personuppgifternas korrekthet
  • om behandlingen är olaglig men du önskar att behandlingen begränsas istället för att uppgifterna raderas
  • om Strömstads pastorat inte längre behöver uppgifterna, men du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
  • om du invänt mot behandling och väntar på en kontroll av om Strömstads pastorat berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl.

Om behandlingen av dina personuppgifter begränsas kommer pastoratet enbart att lagra dina personuppgifter, ifall du inte har samtyckt till annat.

 

Rätt att flytta personuppgifter (dataportabilitet)

Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig eller som du tillhandahållit pastoratet. Dina personuppgifter kommer att lämnas ut i ett strukturerat format och du kan sedan överföra uppgifterna till en annan organisation om du så önskar.

Denna rätt har du bara om du samtyckt till behandlingen av dina personuppgifter eller om behandlingen baserar sig på ett avtal med Strömstads pastorat.

Om behandlingen uppfyller kraven på så kallad dataportabilitet kan pastoratet även överföra personuppgifterna direkt till den mottagare som du vill överlämna uppgifterna till.

 

Rätt att göra invändningar

Svenska kyrkan behandlar ibland personuppgifter på den lagliga grunden berättigat intresse. Du har rätt att när som helst, av skäl som rör din specifika situation, göra invändningar mot behandlingar av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse/intresseavvägning.

Om pastoratet behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring har du alltid rätt att invända mot behandlingen. Pastoratet kommer då att upphöra med att behandla dina personuppgifter för just direktmarknadsföringssyften.

Om du anser att pastoratets behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att inge ett klagomål till Datainspektionen som är tillsynsmyndigheten.

 _______________________________________________________________________

Kontaktuppgifter

Du som har frågor kring pastoratets behandling av personuppgifter når oss på stromstads.pastorat@svenskakyrkan.se

alternativt telefon 0526-183 00

Personuppgiftsansvarig: Svenska kyrkan Strömstads pastorat, org. nr. 252004-1191

För mer information kring just GDPR hänvisar vi dig även till Datainspektionen.
https://www.datainspektionen.se
Telefon: 08-657 61 00
E-post: datainspektionen@datainspektionen.se