Våra medlemmars förtroende av yttersta vikt för oss, och vi tar därför ansvar för att skydda din integritet. Detta innebär i korthet:
– Personuppgifter kommer sparas så länge som det är relevant, eller i enlighet med gällande riktlinjer om arkiv.
– Du kan närsomhelst begära ett utdrag över var dina personuppgifter finns med och hur de behandlas samt varför vi behandlar dem.
– Du kan begära att dina personuppgifter tas bort från deltagarlistor.
– Dina personuppgifter hanteras endast av anställd personal.
Nedan kan du ta del av vår integritetsskyddspolicy. Mer information gällande behandling av personuppgifter finns på vår hemsida: www.ostervala-harbo.pastorat@svenskakyrkan.se
/hantering av personuppgifter
Integritetsskyddspolicy
Syftet med policyn är att säkerställa att pastoratet uppfyller rättsliga krav och undviker oacceptabla rättsliga risker. Policyn förklarar också hur församlingen behandlar personuppgifter.
Policy:
Pastoratet ska följa tillämpliga lagar, regler och föreskrifter som styr integritet och dataskydd och bedriva verksamhet på ett sätt som respekterar integritet i förhållande till pastoratets behandling av personuppgifter.
I Svenska Kyrkan i Östervåla och Harbo ska vi värna om den personliga integriteten och eftersträva en hög nivå av dataskydd för individen.
Detta är vår integritetspolicy där vi förklarar hur vi ska behandla personuppgifter i vår verksamhet. Pastoratets främsta syfte med att behandla personuppgifter är för att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden mot våra medlemmar, men vi samlar också in uppgifter om dem som inte är det men som vill bli kontaktade av oss av olika anledningar.
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är all information som hör samman med en nu levande fysisk person. Till exempel; namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, bildmaterial med igenkänningsfaktorer och uppgifter om hälsa.
Vad är behandling av personuppgift?
Östervåla Harbo pastorat samlar in, registrerar och använder personuppgifter om exempelvis församlingens medlemmar, deltagare i våra verksamheter, anställda och affärskontakter.
Behandling är allt som sker med dessa personuppgifter. Varje sak vi gör med en personuppgift kallas för behandling. Till exempel; insamling, registrering, organisering, gallring, lagring, överföring och radering. Det gäller våra deltagarlistor, utskick med information, kallelser, inbjudningar, hantering av dop, vigslar och begravningar, upphandlingar, avtal, faktureringar med mera.
Vem är ytterst ansvarig i pastoratet för behandling av personuppgifter?
Östervåla Harbo pastorats kyrkoråd är ytterst ansvarig för att regler kring personuppgiftsbehandling och integritetsskydd (GDPR) följs. Detta gäller även samtliga uppgifter som lämnas i kontakt med oss vilket kan vara på hemsidan, via telefon, brev, e-post eller direkt till någon anställd eller på annat sätt.
Vilka personuppgifter behandlas av Östervåla Harbo pastorat och varför? När gallras de?
Namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadresser till dem;
* som vill delta i någon av våra verksamheter. Alla som anmäler sig till exempelvis en kör samtycker till att vi behandlar deras personuppgifter för att underlätta kommunikation. Uppgifterna gallras (tas bort) när personen slutar i verksamheten.
* som bokar någon kyrklig handling (dop, konfirmation, vigsel, begravning) För att vi ska kunna fullfölja vår del av avtalet registrerar vi motpartens personuppgifter och vi har en rättslig förpliktelse att fullgöra när det handlar om vigsel, begravning och gravskötselavtal. Vi gallrar uppgifterna enligt SvKB 2019:1
* som är medlem och får barn, då vi sparar barnets namn och personnummer för inbjudan till dop. Som laglig grund hävdar vi allmänt intresse. Tackar vårdnadshavare nej eller inte hör av sig raderas dessa uppgifter efter 4 månader.
* som bokar någon av våra lokaler för privat bruk, konferenser eller möten av olika slag. Vid bokning samtycker bokaren till att vi behandlar deras personuppgifter, Uppgifterna gallras när de blir inaktuella.
*som är anställda av pastoratet. I anställningskontraktet beskrivs avtalet mellan anställd och arbetsgivare. I vissa fall är de anställdas personuppgifter av allmänt intresse då de behöver vara tillgängliga för församlingsbor som söker kontakt, exempelvis präst, diakon. Uppgifterna gallras enligt SvKB 2019:1
* som är förtroendevalda i pastoratet. Det är av allmänt intresse att de förtroendevalda är nåbara. Uppgifterna gallras när de är inaktuella.
* som är volontärer i pastoratet. Det tecknas ett avtal mellan volontär och pastorat liknande anställningsavtalet mellan anställd och arbetsgivare. I avtalet framgår bl.a. vilka rättigheter och skyldigheter parterna har. Uppgifterna gallras när de är inaktuella.
* som är medlemmar i SvK. Efter intresseavvägning behandlar vi våra medlemmars personuppgifter i kyrkobokföringen för att kunna bistå med exempelvis kyrkliga handlingar och informera om verksamheter passande för olika åldrar. Går man ur SvK raderas uppgifterna ur vårt system, men kan finnas arkiverade i enlighet med kyrkoordningens gällande riktlinjer för arkivbildning inom församlingar och pastorat
* som är företagare och innehavare av F-skattsedel eller liknande och som ingår någon form av avtal med pastoratet, tex gällande catering, fastighetsåtgärder eller vid bokning av artister och föredragshållare. Uppgifterna gallras när de är inaktuella.
* som är arbetssökande till tjänst i pastoratet. Ett uttalat och/eller skriftligt samtycke att den sökande vill att vi behåller dennes uppgifter inför en eventuell anställning. Uppgifterna gallras enligt Svenska kyrkans bestämmelser för gallring SvKB 2019:1
Östervåla Harbo pastorat delar inte personuppgifter med tredje part. Ingen överföring av uppgifter sker till land utanför EU/EES.
I lagen om Svenska kyrkan (1998:1591) framgår att Svenska kyrkan ska tillgodose var och ens rätt att ta del av Svenska kyrkans handlingar. Vidare, att denna rätt endast får begränsas om det är särskilt motiverat med hänsyn till 1. Skyddet för enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden 2. Svenska kyrkans ekonomiska intresse, eller 3. Något synnerligen väsentligt intresse. Detta innebär att pastoratet kan vara skyldigt att lämna ut handlingar som innehåller personuppgifter på begäran, en begäran om utlämnande av uppgifter kommer alltid att prövas mot gällande regelverk
Dina rättigheter:
Östervåla Harbo pastorat (organisationsnummer 252003-1994) och dess kyrkoråd är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter vi har. Det innebär att vi ansvarar för att personuppgifter behandlas korrekt och enligt lag.
De personer vilkas personuppgifter vi hanterar har rätt att begära ut information om behandling av deras personuppgifter. Vi är även skyldiga att på begäran rätta uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
Östervåla Harbo pastorat ska tillhandahålla uppgifterna inom en månad från begäran. Uppgifterna skickas via post till folkbokföringsadressen.
Man kan närsomhelst återkalla sitt samtycke till att vara med i en deltagarlista och då raderas uppgifterna från den aktuella listan. Detta görs till expeditionen och under förutsättning att identiteten kan bevisas.
Om man anser att vår behandling av personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har man rätt att inge ett klagomål till Datainspektionen
Kontaktuppgifter till Östervåla Harbo pastorats kyrkorådsordförande samt till pastoratets dataskyddsombud finns uppdaterat i behandlingsregistret.
En mer utförlig integritetsskyddpolicy med rutinbeskrivning finns som riktar sig till anställda inom Östervåla Harbo pastorat. Den ska finnas tillgänglig för pastoratets anställda samt, på begäran i enlighet med tillämpad lag, för integritetsskyddsmyndigeten, före detta datainspektionen.
Kunder, leverantörer, ombud, företrädare och andra samarbetspartners till pastoratet förväntas följa denna eller jämbördig policy, i den mån de behandlar personuppgifter å pastoratets vägnar.
För mer information om Svenska Kyrkans arbete med integritetsskydd se www.svenskakyrkan.se/personuppgifter
(from 24/5).
Policyn är antagen av kyrkorådet den 22 maj 2018
Reviderad och antagen av kyrkorådet 24 januari 2021