Behandling av personuppgifter

Vi behöver föra register över vilka som tillhör Svenska kyrkan för att kunna administrera medlemskapet och ta ut kyrkoavgiften.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig som är medlem i Svenska kyrkan och för att du ska kunna delta i kyrkliga val och övriga aktiviteter. Ifall du som medlem är omyndig förekommer det att vi behandlar uppgifter om vårdnadshavare för att kunna kommunicera med dig, exempelvis vad gäller församlingens verksamhet.

Vi måste även behandla dina och i vissa fall dina familjemedlemmars personuppgifter inför, under och efter utförandet av kyrkliga handlingar, exempelvis för att kunna hantera administration kring konfirmation, dop och vigsel. I samband med begravning behandlar vi närstående/kontaktpersons uppgifter och information om vilken typ av anknytning personen hade med den bortgångna.

Vi behandlar personuppgifter i samband med deltagande i verksamhetsgrupper för att kunna kommunicera med dig och hålla dig informerad om eventuella förändringar i verksamheten.

Vi behandlar uppgifter om dig som vårdnadshavare till en omyndig medlem för att kunna kommunicera med dig och medlemmen, till exempel om vad församlingen erbjuder för verksamhet.

Vi behandlar dina personuppgifter för att församlingen ska kunna anordna begravningar. Vi sparar även uppgifter om vilka som är närstående/kontaktperson till personer i Svenska kyrkans begravningsbok och kontaktpersoner till dödsbo för den administration som utförs efter begravningen.

Personuppgifter som rör närstående till anställda och förtroendevalda behandlas för att Svenska kyrkan ska ha en kontaktperson om något oförutsett inträffar.

Holmsunds församling behandlar personuppgifter i samband med gravbokföringen i enlighet med begravnings­lagen, förvaltningslagen, tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Gravboken innehåller personuppgifter (namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress) på den eller de som gravplatsen har upplåtits till.

Församlingen erbjuder även tjänster som tex skötselavtal i samband med begravningsverksamheten och ansvarar även då för behandlingen av personuppgifter. Behandlingen baseras på ett avtal med dig som köper skötsel. Erbjudanden om skötsel till gravrättsinnehavare förmedlas med allmänt intresse som grund för behandlingen. 

Handlingar som förekommer i begravningsverksamheten är allmänna handlingar och dina personuppgifter kan komma att behandlas och lämnas ut till allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen.

Holmsunds församling kan  komma att dela dina personuppgifter med allmänheten (dock aldrig sekretesskyddade personuppgifter), det it-företag församlingen köper gravboksystemet av (de är dock bundna i sin hatering till de gränser vi satt), myndigheter, revisor och begravningsombud som övervakar församlingens utförande av begravningsverksamhet, motpart (om framställan från dig bedöms behöva inhämta yttrande av motpart får denne del av dina personuppgifter) och även vår bank i fall att du betalar en faktura från Holmsunds församling.

Begravningsgudstjänster är en del av församlingsverksamheten och går under informationen för medlemmar och icke medlemmar i Svenska kyrkan.

Inför kyrkliga handlingar, vid deltagande i vår gruppverksamhet eller för behandling av närstående hämtas personuppgifter direkt från den registrerade eller dess vårdnadshavare. I övrigt hämtas personers kontaktuppgifter från folkbokföringen.

I begravningsverksamheten kommer uppgifterna för gravrätt från folkbokföring och dig själv vid hanteringens inledande skede. I vissa fall får pastoratet information om dig från en annan person, t.ex. gravrättsinnehavaren eller en person som begär medling.

• till tillgång – du har rätt att få veta om personuppgifter som rör dig håller på att behandlas.
• till rättelse av personuppgifter – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade utan onödigt dröjsmål.
• till radering – till exempel när uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som uppgifterna behandlats för.
• till begränsning av behandling – till exempel om du invänder mot behandlingen eller bestrider uppgifternas korrekthet.
• att flytta personuppgifter (dataportabilitet) – du har rätt att få ut dina uppgifter så att de kan överföras till en annan organisation om du så önskar.
• att göra invändningar – du har rätt att göra invändningar mot behandlingar av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse.
• att dra tillbaka samtycke - om du har samtyckt till att Svenska kyrkan får behandla dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

Begravningsgudstjänst

Organisationen kommer på olika sätt i kontakt med sorgehus efter att en anhörig avlidit. Den övergripande lagliga grunden för personuppgiftsbehandling, kopplad till anhöriga, är berättigat intresse (i intresseavvägningen har beaktats att sorgehuset valt att genomföra begravningsgudstjänsten i Svenska kyrkans ordning och att behandlingen av personuppgifter därför ligger i sorgehusets intresse). Därutöver kan även den lagliga grunden allmänt intresse vara tillämplig för handlingar, som omfattas av kyrkoordningens regelverk om kyrkliga handlingar (innefattar bland annat krav på att vissa handlingar ska diarieföras och arkiveras, se SvKB 2017:2 och 2019:1).

Det övergripande ändamålet med den här processen är att genomföra en begravningsgudstjänst i Svenska kyrkans ordning. Processen ser ut så här:

1. Bokning 2. Tacksägelse 3. Samtal 4. Planering 5. Begravningsgudstjänst 6. Efterarbete

1. Bokning av begravningsgudstjänst. Den som företräder ett dödsbo och önskar en begravningsgudstjänst i Svenska kyrkans ordning tar kontakt med församlingen. Personuppgifter som behandlas i själva bokningen är namn, personliga önskemål (datum, tid, lokal, att viss präst skall anlitas etcetera) samt olika kontaktuppgifter. Det kan även förekomma namn på andra (exempelvis olika anhöriga i den initiala kontakten).

Ändamålet med behandlingen är att ta emot bokningar och hantera praktiska frågor som tider.
 Laglig grund för behandlingen är berättigat intresse (det är den enskilde som väljer att ta kontakt med oss och göra en bokning). 
Ibland har de anhöriga bett en begravningsbyrå att sköta den första kontakten. Då behandlas samma sorts personuppgifter som ovan. I kontakt med sorgehuset används i första hand telefon

2. Tacksägelse. Då organisationen fått kännedom om att en medlem avlidit sker tacksägelse i en av organisationens huvudgudstjänster. Den avlidne nämns då med namn och  ålder. Till denna gudstjänst inbjuds företrädare för dödsboet/närmast anhörig vars uppgifter hämtas ifrån den information organisationen initialt registrerade vid bokningen.

3. Sorgesamtal. Vid sorgesamtalet träffar företrädare för dödsboet/närmast anhöriga den präst som ska förrätta begravningsgudstjänsten. Prästen använder sig av de kontaktuppgifter som lämnats vid bokningen och kontaktar de anhöriga för att hitta en tid för mötet.
De blanketter som används är blanketten från kyrkobokföringen, som ligger till grund för registrering av begravningsgudstjänsten.

Minnesanteckningar om val av psalmer, bibelord och musik sker. Dessa kan även innehålla berättelser om den avlidne som också inkluderar efterlevande (inga känsliga personuppgifter rörande efterlevande ska antecknas). Ändamålet är att kunna planera begravningsgudstjänsten och skapa ett relevant griftetal.

4. Planering. Här kontaktas musiker och vaktmästare och ibland även begravningsbyrå som får information om psalmer och andra önskemål som framförts under sorgehussamtalet. I arbetet används också personuppgifter som inhämtats vid bokningen.
5. Begravningsgudstjänsten genomförs enligt Svenska kyrkans ordning. Ibland kan anhöriga ha bett andra att medverka i gudstjänsten. Prästen kan om så är fallet ha gjort minnesanteckningar om den personen (namn och relation till den döde). Den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse (i intresseavvägningen har beaktats att de som medverkar gör detta för att de vill bidra).

6. Efterarbete När begravningsgudstjänsten har genomförts sker anteckningar om detta i bl.a. kyrkobokföringen. Namn och personnummer på den avlidne antecknas. I det fall den avlidne får sin begravningsgudstjänst i annan församling än hemförsamlingen, skickas information till de anhöriga om att hemförsamlingen kommer hålla en tacksägelsegudstjänst. Samtidigt skickas information om begravningsgudstjänsten till hemförsamlingen (motsvarande gäller även i det omvända fallet).
Efter begravningsgudstjänsten genomförts bjuder organisationen in anhöriga till sorgegrupper.

Inträde

I 29 kap. Kyrkoordningen finns bestämmelser om kyrkotillhörighet. Där beskrivs bland annat hur man kan bli medlem (bli upptagen i kyrkan och få kyrkotillhörighet). Den som är kyrkotillhörig tillhör den församling där han eller hon är kyrkobokförd. En person blir normalt kyrkobokförd i den församling inom vars territoriella område hans eller hennes folkbokföringsadress är belägen (de kyrkotillhöriga som är bosatta inom organisationens territoriella område tillhör således normalt organisationen, men vissa kan tillhöra de icke territoriella församlingarna). Detta framgår av 35 kap. Kyrkoordningen. 

När någon enskild som är folkbokförd inom organisationens område vill bli kyrkotillhörig (anmäla inträde) behandlas personuppgifter på det sätt som framgår av följande process:  1 Anmälan 2 Handläggning 3 Efterarbete

Den lagliga grunden för behandlingar i punkterna ovan är avtal (Kyrkoordningen är stadgar för Trossamfundet Svenska kyrkan och kan på så sätt ses som ett avtal mellan kyrkan och medlemmen). Församlingen har också rätt att hantera känsliga personuppgifter om medlemmar, före detta medlemmar och de som själva tar kontakt med kyrkan i sådana här ärenden så länge inte uppgifterna lämnas ut till en annan part. Tillkommande lagliga grunder redovisas separat. 

1. Anmälan. Den enskilde som vill bli kyrkotillhörig (söker inträde) kan ta kontakt med församlingen genom telefonsamtal eller brev. Det finns en blankett på Svenska kyrkans webbplats som kan användas för ändamålet. Det är inte lämpligt att mejla in sin anmälan eftersom anmälan ska vara egenhändigt undertecknad vilket innebär att församlingen inte kan hantera anmälningar som inkommer digitalt.

De personuppgifter som behöver lämnas är namn, egenhändig skriven namnteckning, personnummer (för att kunna kontrollera uppgifter i olika register, se punkt 2) och kontaktuppgifter. Vidare behövs uppgifter rörande medborgarskap och dop (se 29 kap. Kyrkoordningen), vilka kan lämnas av den enskilde eller kontrolleras i de register som församlingen förfogar över. 

Om anmälan avser ett barn under 18 år skall vårdnadshavare göra anmälan (i så fall tillkommer vårdnadshavares personuppgifter, som namn och eventuella kontaktuppgifter). Om barnet fyllt 12 år ska det samtycka till inträdet (i det fallet tillkommer personuppgifter kopplade till barnet och samtycket). Detta framgår av Lagen om Svenska kyrkan (lagliga grunden blir i den här delen rättslig förpliktelse).

Ändamålet med behandlingen som sker i detta steg är att ta emot en anmälan för att kunna hantera den enligt Kyrkoordningens regler.

2. Handläggning. Församlingens första åtgärd är att diarieföra anmälan (se 53–54 kap Kyrkoordningen som beskriver kyrkans offentlighetsprincip). Den lagliga grunden för detta är allmänt intresse.

Därefter kontrolleras att alla uppgifter som behövs är med. Om anmälan inte är egenhändigt undertecknad, ber församlingen den enskilde att komplettera med en namnteckning. Församlingen kontrollerar också i sina egna register att den enskilde är bosatt inom församlingens territorium och om det finns tidigare noteringar om denne i kyrkobokföringen. 

Det är kyrkoherden, eller den som kyrkoherden har utsett, som prövar om inträde kan medges. Kyrkoherdens beslut diarieförs (laglig grund är allmänt intresse) och skickas till den enskilde.

3. Efterarbete. Om den enskilde medges inträde, registreras detta i kyrkobokföringen. Uppgifter ur kyrkobokföringen kan därefter bli tillgängligt för andra i trossamfundet Svenska kyrkan om någon annan enhet (till exempel annan församling, stift eller nationell nivå) har ett berättigat ändamål att hantera uppgifterna (den enheten är då personuppgiftsansvarig för sin behandling). Även Skatteverket får uppgifter ur kyrkobokföringen för att kunna hantera uppbörd av kyrkoavgifter (den 1 november varje år får Skatteverket besked om vilka som är kyrkotillhöriga i detta syfte). 

Organisationen tillämpar SvKB 2017:1 och 2019:1, när det avgörs vad som skall arkiveras och gallras. 

Utträde

I 29 kap. Kyrkoordningen finns bestämmelser om kyrkotillhörighet. Där beskrivs bland annat hur en medlem kan begära utträde. Den som är kyrkotillhörig tillhör den församling där han eller hon är kyrkobokförd. En person är kyrkobokförd i den församling inom vars territoriella område hans eller hennes folkbokföringsadress är belägen (de kyrkotillhöriga som är bosatta organisationens territoriella område tillhör således organisationen). Detta framgår av 35 kap. Kyrkoordningen. 

När någon enskild som är folkbokförd inom organisationens område vill anmäla utträde behandlas personuppgifter på det sätt som framgår av följande process: 1 Anmälan 2 Handläggning 3 Efterarbete. 

Den lagliga grunden för behandlingar i punkterna ovan är avtal (Kyrkoordningen är stadgar för Trossamfundet Svenska kyrkan och kan på så sätt ses som ett avtal mellan kyrkan och medlemmen). Församlingen har också rätt att hantera känsliga personuppgifter om medlemmar, före detta medlemmar och de som själva tar kontakt med kyrkan i sådana här ärenden, så länge inte uppgifterna lämnas ut till annan part. Tillkommande lagliga grunder redovisas separat. 

1. Anmälan. Den enskilde som vill söka utträde kan ta kontakt med organisationen genom telefonsamtal eller brev. Han eller hon kan också framföra detta personligen till kyrkoherden. Det finns en blankett på Svenska kyrkans webbplats som kan användas för ändamålet. Det är inte lämpligt att mejla in sin anmälan eftersom anmälan ska vara egenhändigt undertecknad.

De personuppgifter som behöver lämnas är namn, egenhändig skriven namnteckning, personnummer (för att kunna kontrollera uppgifter i olika register, se punkt 2) och kontaktuppgifter. Vidare behövs uppgifter rörande medborgarskap och dop (se 29 kap. Kyrkoordningen), vilka kan lämnas av den enskilde eller kontrolleras i de register som församlingen förfogar över.

Om anmälan avser ett barn under 18 år skall vårdnadshavare göra anmälan (i så fall tillkommer vårdnadshavares personuppgifter). Om barnet fyllt 12 år skall det samtycka till utträdet (i det fallet tillkommer personuppgifter kopplade till barnet och samtycket). Detta framgår av lagen om svenska kyrkan (lagliga grunden blir i den här delen rättslig förpliktelse).

Ändamålet med behandlingen som sker i detta steg är att ta emot en anmälan för att kunna hantera den enligt Kyrkoordningens regler. 

2. Handläggning. Organisationens första åtgärd är att diarieföra anmälan (se 53–54 kap Kyrkoordningen som beskriver kyrkans offentlighetsprincip). Den lagliga grunden för detta är allmänt intresse.

Därefter kontrolleras att alla uppgifter som behövs är med. Om anmälan inte är egenhändigt undertecknad ber organisationen den enskilde att komplettera med en namnteckning. Organisationen kontrollerar också i sina egna register att den enskilde är bosatt inom organisationens territorium och vilka noteringar om kyrkotillhörighet som finns i kyrkobokföringen. 

Det är kyrkoherden, eller den som kyrkoherden har utsett, som formellt prövar om utträde kan medges. Kyrkoherdens beslut diarieförs (laglig grund: allmänt intresse) och skickas till den enskilde.

 3. Efterarbete. Om den enskilde medges utträde registreras detta i kyrkobokföringen. Uppgifter ur kyrkobokföringen kan därefter bli tillgängligt för andra organisationer i trossamfundet Svenska kyrkan om någon annan enhet (till exempel annan församling, stift eller nationell nivå) har ett berättigat ändamål att hantera uppgifterna (den enheten är då personuppgiftsansvarig för sin behandling). Även Skatteverket får uppgifter ur kyrkobokföringen för att kunna hantera uppbörd av kyrkoavgifter (den 1 november varje år får Skatteverket besked om vilka som är kyrkotillhöriga i detta syfte).

Organisationen samlar in statistik rörande utträden både för att kunna planera verksamheten och lämna information om den i till exempel årsredovisningen (i det sistnämnda fallet finns en rättslig förpliktelse i årsredovisningslagen att ge en rättvisande bild av verksamheten varvid den här typen av statistik är viktig ur det avseendet). Statistiken redovisas inte på ett sådant sätt att enskildas personuppgifter kan härledas.

Organisationen tillämpar SvKB 2017:1 och SvKB 2019:1, när det avgörs vad som skall arkiveras och gallras. Efter ett utträde gallras uppgifterna i kyrkobokföringen oftast efter tre månader. Det finns dock specialfall då uppgifter ändå är kvar. Om en vuxen medlem går ut och denne är vårdnadshavare till ett barn som skall fortsätta vara medlem, kommer den vuxne att finnas kvar som ”antecknad” i egenskap av vårdnadshavare till barnet. Vidare bevaras uppgifter om in- och utträden i diariet (anses vara kyrkliga handlingar) och i ministerialboken[1] (den går dock inte att göra sökningar i på samma sätt som i kyrkobokföringen).

Dop

Dopet är ett sakrament som beskrivs i 19 kap. kyrkoordningen. Det övergripande ändamålet med behandling av personuppgifter i den här processen är att genomföra ett dop i Svenska kyrkans ordning. Genom dopet blir den döpte medlem i Svenska kyrkan. På Svenska kyrkans webbplats beskrivs mer ingående dopets innebörd. 

I samband med dop kan personuppgifter komma att behandlas i följande punkter:
1. Erbjudande, 2. Bokning, 3. Dopsamtal, 4. Planering, 5. Dopet, 6. Efterarbete.

 1. Erbjudande till nyfödda. För att kunna erbjuda dop hämtas fortlöpande uppgifter ur kyrkobokföringen om vilka medlemmar som har nyfödda barn. Laglig grund för behandlingen finns i 19 kap. 8 § kyrkoordningen (kyrkoordningen är registrerad som trossamfundets stadgar; den lagliga grunden är därför avtal). Organisationen har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter för detta ändamål i medlemsregistret.

2. Bokning av dop. Någon som vill få sitt barn döpt eller själv vill döpas som vuxen tar kontakt med församlingen. De personuppgifter som behandlas är namn och personnummer vilket behövs för säker identifiering och för att senare anteckningar i kyrkobokföringen ska bli korrekta. Vidare behandlas kontaktuppgifter som adress, telefon, och mejladress.

Eventuellt kan också lokal för kyrkkaffe bokas. I de fall någon av församlingens lokaler bokas för efterföljande samling behandlas de personuppgifter (namn och kontaktuppgifter) som behövs för administration och bokföring. Här är den lagliga grunden avtal och rättslig förpliktelse (bokföringslagen). I fortsatta kontakter med vårdnadshavare eller den vuxne som ska döpas används i första hand telefon, post, e-post och sms-meddelanden.
Den som kontaktar organisationen bör själv tänka på sin integritet och uppmuntras att inte använda e-post för det som bedöms som integritetskänsligt.
Faddrar kan knytas till dopkandidaten vid dopet. Den som är fadder ska vara döpt. Fadderskapets betydelse är att vara ett stöd för dopkandidaten i hennes/hans växt och mognad som människa och kristen. Faddrar ska antecknas med för- och efternamn i kyrkobokföringen.

Laglig grund för behandlingen är berättigat intresse. (I intresseavvägningen har vi beaktat att vi behandlar personuppgifter för att kunna hantera önskemål om dop som föräldrar till barn eller vuxen som vill döpa sig har. Till detta kommer att arbetet bedrivs enligt kyrkoordningen där den lagliga grunden är avtal eftersom kyrkoordningen är trossamfundets stadgar. Detta innebär att det ibland kan finnas flera lagliga grunder)

3. Dopsamtal. Dopsamtalet hålls av den präst som ska döpa barnet för samtal (motsvarande gäller en vuxen som vill döpas). Prästen använder sig av de kontaktuppgifter som lämnats (se under 2) och bokar en tid för mötet. Blanketten för dop (som utgör underlag för senare registrering i kyrkobokföringen) innehåller enbart namn på den som ska döpas och vårdnadshavare. Ändamålet är att kunna planera dopet. 

4. Planering. Här kontaktas musiker och vaktmästare som får information om psalmer och andra önskemål som framförts under dopsamtalet.

5. Dopet genomförs enligt Svenska kyrkans ordning.

6. Efterarbete. Efter att dopet har genomförts görs anteckningar i kyrkobokföringen. De personuppgifter som behandlas är namn och personnummer på den som döpts. Ändamålet med detta är att genomföra registrering av medlemskap i Svenska kyrkan enligt kyrkoordningen. Vid barndop behandlas även namn och personnummer på vårdnadshavare till den som döpts samt för och efternamn på fadder/faddrar. Även detta framgår av kyrkoordningen.
Efter ett barndop skickar organisationen ut information om verksamhet riktade till barn som är bosatta i pastoratet och bjuder in till särskilda aktiviteter som uppföljning av dopet.
Efter dopet nämns den döpte vid namn i kyrkans allmänna förbön.
En del av efterarbetet består av arkivering och gallring. Beträffande uppgifter som ska diarieföras och/eller tas in i kyrkobokföringen finns särskilda bestämmelser i kyrkoordningen och Svenska kyrkans bestämmelser. Dessa innehåller också gallringstider som ska iakttas av pastoratet. Uppgift om att någon är döpt är en viktig personuppgift att bevara utifrån det kyrkliga regelverket, vilket innebär att uppgiften kommer finnas kvar även om den döpte senare i livet väljer att avsluta sitt medlemskap. Uppgifter som samlats in rörande praktiska arrangemang gallras efter att dopet genomförts och efterföljande arbete utförts. Laglig grund för uppgifter som bevaras är allmänt intresse.

Vigsel

 1. Bokning 2. Vigselsamtal 3. Planering 4. Vigsel 5. Efterarbete

1. Bokning av vigsel. Den som vill ingå äktenskap i Svenska kyrkans ordning tar kontakt med organisationen. Ibland sker den initiala kontakten istället av en företrädare som åtagit sig att bistå en enskild med planering. Personuppgifter som behandlas i själva bokningen är namn, personnummer (för att kyrkotillhörighet skall kunna kontrolleras), personliga önskemål (datum, tid, lokal, att viss präst skall anlitas etcetera) samt olika kontaktuppgifter. Det kan även förekomma namn på andra (exempelvis anhöriga i den initiala kontakten). Laglig grund för behandlingen är berättigat intresse (det är den enskilde som väljer att ta kontakt med församlingen och göra en bokning).   

Ändamålet med behandlingen är att ta emot bokningar och hantera praktiska frågor som tider. Laglig grund för behandlingen är berättigat intresse (det är den enskilde som väljer att ta kontakt med oss och göra en bokning). 

Vid kontakter med brudparet används i första hand telefon, post och sms-meddelanden eller E-post. Individer som kontaktar organisationen bör själv tänka på sin integritet och inte använda öppen e-post för det som hen anser vara integritetskänsligt.

I det fall någon av organisationens lokaler bokas för efterföljande samling behandlas de personuppgifter som behövs (namn och kontaktuppgifter) för administration och bokföring. Här är den lagliga grunden avtal och rättslig förpliktelse (bokföringslagen). 

2. Vigselsamtal. Vid vigselsamtalet träffar brudparet den präst som ska förrätta vigseln. Prästen använder sig av de kontaktuppgifter som lämnats vid bokning och kontaktar brudparet för att hitta en tid för mötet. De blanketter som används är dels Intyg om hindersprövning och intyg om vigsel som lämnas av Skatteverket, dels blanketten från kyrkobokföringen som ligger till grund för registrering av äktenskapet. Minnesanteckningar om val av psalmer, bibelord och musik förs. Ändamålet är att kunna planera vigseln.
Laglig grund för behandlingen är berättigat intresse (det är de enskilda som väljer att ta kontakt med församlingen och vill genomföra vigseln).

3. Planering. Här kontaktas musiker och vaktmästare som får information om psalmer och andra önskemål som framförts under vigselsamtalet. I arbetet används också personuppgifter som inhämtats vid bokningen. Laglig grund för behandlingen är berättigat intresse enligt ovan.

4. Vigsel genomförs enligt Svenska kyrkans ordning. Ibland vill brudparet att någon annan ska medverka under gudstjänsten, t.ex. genom att läsa en text eller sjunga. Prästen kan om så är fallet ha gjort minnesanteckningar om den personen (namn och relation till brudparet). Den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse (i intresseavvägningen har beaktats att de som medverkar gör detta för att de vill bidra).

5. Efterarbete. När vigseln har genomförts skickas intyg om vigsel till Skattemyndigheten och anteckningar i kyrkobokföringen görs. De personuppgifter som behandlas är namn och personnummer på de som ingått äktenskap. Ändamålet med detta är att registrera äktenskapet och att äktenskap ingåtts i Svenska kyrkans ordning, i enlighet med 4 kap. 8 § äktenskapsbalken och kyrkoordningen. Vilket innebär att de lagliga grunderna för att skicka vigselintyget till Skatteverket är myndighetsutövning, allmänt intresse och rättslig förpliktelse.

Efter vigseln nämns de som ingått äktenskap vid namn i kyrkans allmänna förbön.

En del av efterarbetet består av arkivering och gallring. Beträffande uppgifter som ska diarieföras och/eller tas in i kyrkobokföringen finns särskilda bestämmelser i kyrkoordningen och Svenska kyrkans bestämmelser. Dessa innehåller också gallringstider som ska iakttas av församlingen. 

Ungdoms- och/eller konfirmationsverksamhet
Övergripande ändamål är att erbjuda meningsfulla fritidsaktiviteter och möjliggöra för ungdomar att få kontakt med församlingslivet. Samt att uppfylla åtagandet som församling att erbjuda konfirmation, vilket är ett centralt sakrament inom kyrkan, vars ändamål är att bekräfta dopet och därmed individens tillhörighet till kyrkan.

Verksamheten omfattar främst ungdomar under 18 år men i vissa fall kan också myndiga delta. Nedan beskrivs hur personuppgifter behandlas i verksamheten. 

I ungdoms- och konfirmationsverksamheten kan personuppgiftsbehandlingen schematiskt beskrivas så här (stegen 3-5 kan pågå parallellt och ibland ske i annan ordning):

1. Utskick 2. Anmälan 3. Information 4. Träffar 5. Läger 6. Avslut

1. Utskick av inbjudan. Organisationen gör utskick via post och adressuppgifter som hämtas ur medlemsregistret (sökning på medlemmar som har ungdomar födda visst år eller ungdomar som är medlemmar genom dop eller de som tidigare konfirmerat sig). Organisationen behandlar i utskicken personuppgifter som namn och adresser.
Den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse då ungdoms- och konfirmationsundervisningen bedöms uppskattas av många ungdomar som värdesätter att få en inbjudan samtidigt som detta är ett viktigt uppdrag för organisationen.
Organisationen har vidare rätt att behandla även känsliga personuppgifter (personuppgifter som avslöjar religiös övertygelse) när det gäller medlemmar, tidigare medlemmar och personer som på grund av Svenska kyrkans ändamål har regelbunden kontakt med organisationen så länge personuppgifterna inte lämnas ut till någon annan utan den registrerades uttryckliga samtycke eller enligt lagkrav.

2. Anmälan till verksamhet. I det andra steget bestämmer sig en vårdnadshavare (eller myndig ungdom) för att göra en anmälan till viss verksamhet. Detta kan göras på webbformulär eller genom anmälningar vid möten och/eller per telefon. De personuppgifter som behandlas är namn, telefonnummer, vilken skola och klass individen går i samt i vissa fall personnummer. När anmälan kommit in tilldelas en relevant grupp och personuppgifterna från anmälan behandlas i detta steg.  Ändamålet för denna behandling är att administrera anmälningar och skapa relevanta grupper. Laglig grund för behandlingen är densamma som i steg 1 (berättigat intresse).

3. Information och teckna avtal rörande personuppgiftsbehandling
I det här steget skickas information till de som anmält sig. Samtidigt bifogas ett avtal rörande verksamheten i vilket bland annat personuppgiftsbehandlingen beskrivs. För ungdomar under 18 år ska åtminstone en vårdnadshavare underteckna avtalet (för ensamkommande asylsökande barn går det också bra med en underskrift av god man).
De personuppgifter som behandlas är namn och adress samt telefonnummer för SMS-utskick.
Ändamål för behandlingen är att ge initial viktig information så att verksamheten kan komma i gång.
Laglig grund för den initiala behandlingen är berättigat intresse (bedömningen är att det finns ett intresse av behandlingen eftersom anmälan till verksamheten har gjorts) och avtal (ingående och genomförande av det avtal som beskrevs i första stycket).

Under den tid den unge deltar i verksamheten (steg 4 och 5) kommer information skickas på det sätt som beskrevs ovan. Ändamålet med den behandlingen är att fortsätta ge viktig information (t.ex. om tider och platser) för att verksamheten ska kunna bedrivas på ett bra sätt. Laglig grund för behandlingen är densamma som i steg 1 (berättigat intresse).

4. Träffar.
Ibland tas foton i verksamheten vilket innebär att personuppgifter behandlas i bildform. I sådana fall används foton som tas av organisationens anställda och anlitade ledare i gruppens interna arbete och dessa sprids inte vidare av organisationen. Ledare och andra ungdomar som deltar i en aktivitet kan dock komma att erbjudas kopia av bilder som tagits av aktiviteten och gruppens medlemmar för att ha som personliga minnesbilder. Vårdnadshavaren respektive den myndige ungdomen får i avtal själv ta ställning till om denna behandling är godtagbar. Om den som skriver under avtalet inte önskar att ungdomen ska vara med på bild kommer det att respekteras.

Vidare behandlas personuppgiften namn för att kunna pricka av deltagandet i verksamheten. Även här är den lagliga grunden avtal.

5. Läger och resor som kräver övernattning. I konfirmationsundervisningen och i många ungdomsverksamheter ingår lägerverksamhet. I denna behandlas personuppgifter för tre ändamål.
Det första är att hantera hälsorelaterade frågor. Det andra ändamålet rör administration som biljettbokningar och bokningar av mat och övernattning. För detta kan personuppgifter som namn, födelsedatum, kön (krävs ibland vid biljettbokningar) och matallergier behöva hanteras. Om resor sker utanför Sverige kan även passkopior behöva mottas.  Det tredje ändamålet är fotografering (hanteras på det sätt som beskrevs i steg 4). Laglig grund för behandlingen är berättigat intresse och för bildhantering avtal.

6. Avslut. Efter att verksamheten avslutats gallras temporära personuppgifter som inhämtats. Uppgifter om konfirmation registreras i organisationens ministerialbok. Dessa uppgifter är konfirmationsdatum, konfirmandens tillhörighet till Svenska kyrkan, personnummer eller, om sådant saknas, födelsedatum, namn, postadress och folkbokföringsadress, konfirmationsprästens namn och den församling och den plats där konfirmationen har ägt rum.

Sociala medier bygger på att du som användare skapar och delar eget innehåll. Genom att interagera med andra personer och sidor skapar du ett mervärde för dig själv och andra. Samtidigt betyder detta att du bidrar till spridandet av personuppgifter (både dina egna och andras) som är mer eller mindre känsliga.  

Holmsunds församling behandlar uppgifterna i syfte att kommunicera med människor som tar kontakt med oss, samt med andra som är intresserade av Svenska kyrkans innehåll. Vi behandlar uppgifter genom att läsa, besvara, dölja och ibland radera kommentarer och inlägg i våra kanaler.  

Om du väljer att publicera innehåll (till exempel skriva kommentarer, dela ett inlägg, skicka ett direktmeddelande, ladda upp en bild) på någon av våra sidor så kommer dina personuppgifter att behandlas. Det kan vara genom att ditt namn blir synligt och klickbart eller att dina intressen loggas.

Dina personuppgifter lagras/används alltid i den tjänst du publicerat dem i (till exempel Facebook). Svenska kyrkan har ingen kontroll över hur dessa leverantörer hanterar dina uppgifter, det regleras helt av deras villkor.  

Du kan alltid radera det du har publicerat (till exempel kommentarer) och sluta gilla/följa Holmsunds församlings konton för att minska de personuppgiftsbehandlingar som görs när du interagerar med kontot.

Publicering på sociala medier innebär oftast att det material som publiceras förs över till länder utanför EU och EES, framför allt USA. USA:s lagstiftning uppfyller inte alla de krav som ställs av EU:s dataskyddsförordning, vilket kan innebära vissa risker för personuppgifterna.  

Framför allt kan brottsbekämpande myndigheter i USA komma att få tillgång till personuppgifter hos leverantören av den sociala tjänsten. Sådana myndigheter är främst intresserade av uppgifter som kan leda till att terrorism förhindras.  

Leverantören har åtagit sig genom sina villkor att så långt möjligt skydda personuppgifterna på det sätt som krävs inom EU, men måste lämna över uppgifter till brottsbekämpande myndigheter i USA om de får en sådan begäran.  

Det kan vara svårt eller omöjligt att hävda sina rättigheter gällande personuppgifter som de brottsbekämpande myndigheterna har fått tillgång till. Vi ber er att ha dessa risker i åtanke när ni väljer att dela innehåll på sociala medier.  

Ibland marknadsför vi inlägg på sociala medier, framför allt på Facebook.  Syftet med att annonsera på Facebook (här ingår även Instagram, Messenger och andra funktioner som Facebook erbjuder) är främst att nå längre med våra inlägg och öka räckvidden. Annonsering är också nödvändig för att nå specifika målgrupper som vi inte vanligtvis når i vår kommunikation.  

Annonser kan ha olika målsättningar till exempel att driva trafik till en webbsida, att få fler visningar av en video eller mer interaktion. Annonser kan även användas för att marknadsföra eller informera om evenemang med publik/deltagare såsom konsert eller gudstjänst.  

För att annonserna ska kännas relevanta för mottagaren skapar vi målgrupper som bygger på den information Facebook samlat in om användarna. Detta är profilering men nödvändigt för att kommunikationen ska vara träffsäker och effektiv.  

I kommunikation som är tydligt konfessionell, till exempel böner och psalmer, sponsras inlägg endast mot personer som redan följer eller gillar våra konton. Vi kan anta att de är medvetna om att Holmsunds församlings konton har ett religiöst innehåll och att användarnas interaktion med sidan registreras av Facebook. 

Genom att annonsera på sociala medier får Holmsunds församling inte tillgång uppgifter som går att koppla till en viss person. All behandling av personuppgifter utförs av leverantören av den sociala tjänsten. 

Facebookkonton som omfattas: Holmsunds församling

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att vara kyrka på nätet.  

Väljer du att skicka privata meddelanden till oss erbjuder Facebook inga möjligheter att radera konversationen.  

Om du inte vill att dina personuppgifter ska finnas i inlägg på vår Facebooksida kan du ta kontakt med oss och berätta vilket inlägg det gäller så hjälper vi dig. Personuppgifter i form av gilla, dela och kommentarer tar du bort på egen hand. 

Kontakta oss på holmsund@svenskakyrkan.se

Youtubekanaler som omfattas: Holmsunds församling

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att vara kyrka på nätet.  

Om du inte vill att dina personuppgifter ska finnas i inlägg på vår Youtubekanal kan du ta kontakt med oss och berätta vilken video det gäller så hjälper vi dig. Personuppgifter i form av gilla, dela och kommentarer tar du bort på egen hand. 

Kontakta oss på holmsund@svenskakyrkan.se