Någon sitter vid ett skrivbord bakom en datorskärm och knappar på ett tangentbord.
Foto: Magnus Aronson /Ikon

Intern kommunikation - Hur ska vi kommunicera med varandra i pastoratet?

Hur ska anställda och förtroendevalda medarbetarna få den information de behöver för att utföra sitt uppdrag och kunna möta frågor från församlingsbor och andra medmänniskor? Vilka forum ska finnas för erfarenhetsutbyte och samspel?

God intern kommunikation är nyckeln till fungerade extern kommunikation med medlemmar och andra medmänniskor. 

Kyrkoherden har huvudansvar för att den interna kommunikationen fungerar. För att alla ska kunna bidra och veta vad deras ansvar är behöver tydliga rutiner och ansvarsfördelning tas fram, förankras och följas upp. Rutiner för kontakt med media och vid kris behöver säkerställas.

Verktyg för internkommunikation
Det finns tillgängliga verktyg för att underlätta och strukturera den interna kommunikationen i Svenska kyrkan. Vill du ha en genomgång och inspiration för att hitta de vägar som passar er bäst, kontakta stiftskommunikatör i ditt stift.

Teams - ett nav i den interna kommunikationen
I teams samlar du församlingens interna dokument. Det kan vara en gemensam kalender om vad som är på gång i församlingen med viktiga händelser och möten. I teams kan du ha mötesanteckningar från arbetsplatsmöten, förteckning över vem som gör vad, fikalista, krisinformation, rutiner, policyer och riktlinjer. Här samlar du den dokumentation som medarbetarna behöver för sitt dagliga arbete. I teamets nyhetsflöde lägger du nyheter som berör alla eller många i arbetslaget. Chatten använder du när en enskild person berörs.

Intranätet Kornet används för att ta del av nationella nyheter, kompetenserbjudanden från ditt stift, information om gemensamma avtal osv.

Interna nyhetsbrev/månadsbrev
Nyhetsbrev kan du som chef använda för att lyfta viktig information - där informerar du om vad som skett på senaste ledningsgruppsmötet, vad kyrkorådet beslutade vid sitt senaste möte och om det händer något i församlingens invärld eller omvärld som medarbetare behöver veta för att vara goda ambassadörer eller vara rustade för en förändring. Skriv meningsskapande - berätta vad som är på gång, varför och vad du tror kommer att bli konsekvensen och var man vänder sig med frågor och idéer.

I förändringstider är det extra viktigt för människor att kunna gå tillbaka och läsa informationen i lugn och ro, när frågorna dyker upp. Ett nyhetsbrev ersätter inte din dagliga kommunikation med medarbetarna, utan är snarare ett komplement. Nyhetsbrevet kan publiceras på intranätet eller skickas via mejl.

Interna möten
Använd de interna mötena för dialog. När medarbetarna tar del av information via intranät och nyhetsbrev kan mötena fokusera på att systematiskt se till att alla kommer till tals. I dialogverktyget får du tips på hur du kan inventera vad som har förståtts, nya idéer och gemensam problemlösning. Den som själv är aktiv i en process förstår och accepterar snabbare förändring.​

Mer information och guidning - ta hjälp av "Checklistan" och kontakta gärna stiftskommunikatör för guidning.