Foto: ¨Daniel Hultenmo

Ett stöd för att ha ordning och reda i diariet

För sin egen, andras och eftervärldens skull – att spara och ha koll på sina handlingar är viktigt av flera olika anledningar. – Jag gillar verkligen att ha en dialog med andra kring hur man kan använda funktioner i systemet och hitta en bra struktur för sina handlingar, säger Marie Flodin, stiftskonsulent som arbetar med att utbilda församlingar och pastorat. 

Svenska kyrkan har ett regelverk som säger att handlingar ska diarieföras. I Göteborgs stift används ärendehanteringssystemet Public 360 som stöd för att ha ordning och reda i sina diarier. En viktig funktion för att kunna se allt från beslut och handlingsplaner till avtal och riktlinjer. Men det skapar också en struktur som gör det lättare att ha ordning och reda på all information. 

– Att diarieföra är viktigt, både för sin egen skull och för sina kollegors skull. Vi som organisation ska kunna hitta en specifik handling. Även om det till exempel är något bara jag har jobbat med ska alla ändå kunna komma åt det om jag är frånvarande, säger Marie Flodin.

Digitaliseringen har förenklat mycket av dokumenthanteringen och möjliggjort att diariet numera inte är plats- eller personberoende. Var man än befinner sig så kan man komma åt det digitala diariet med sin dator.

– Tidigare var rätt person tvungen att vara på rätt plats för att kunna plocka fram handlingar, vilket inte behövs nu när vi diarieför digitalt. Det har blivit en helt annan tillgänglighet när vi inte är beroende av plats eller person längre. 

Marie Flodin har arbetat med dokumenthantering och digitalisering i 20 år. Framför allt i Kungälvs kommun där hon varit bland annat verksamhetsutvecklare och nämndsekreterare. Sedan tre år tillbaka är hon anställd som utbildare på Göteborgs stiftskansli.

– Men minst lika viktigt som att hålla i utbildningarna är att vara ett bollplank för alla dem som behöver hjälp – både på stiftskansliet och i församlingarna och pastoraten. Det finns stora möjligheter i diariet gällande hur kan vi strukturera vår information på bästa sätt och jag har haft många resonemang tillsammans med mina kollegor för att hitta passande upplägg. Den typen av dialog och möte är väldigt roligt och givande, avslutar hon.  


Text och bild: Daniel Hultenmo, kommunikatör