Foto: Daniel Hultenmo

En plan för att ta reda på vart man är på väg

Genom att arbeta med en lokalförsörjningsplan ges möjligheter att bättre anpassa sina lokaler med verksamheten. Och på samma gång kan man planera för framtiden. – Den stora nyttan har varit att vi får reda på vart vi är på väg och därmed ser till att vi också kan göra rätt anpassningar för det, säger Stina Oad, administratör i Västra Frölunda pastorat.

Det kan förefalla som en självklarhet att lokaler och den verksamhet som bedrivs där ska vara anpassade till varandra. Men när förutsättningar och verksamhet förändras, lokaler renoveras eller andra saker sker så är det lätt hänt att det inte alltid är så. Lokalförsörjningsplanen (LFP) är ett verktyg för församlingen eller pastoratet att planera sin verksamhet i lokaler som är ändamålsenliga och långsiktigt hållbara. Kyrkomötet beslutade 2016 att alla församlingar och pastorat bör ha en LFP senast 1 januari 2022. I Västra Frölunda pastorat har det varit nyttigt att ha ett specifikt datum att förhålla sig till.

– Vi har jobbat hårt just för att vi skulle ha det färdigt på det utsatta datumet. Vi har haft en arbetsgrupp som träffats en till två gånger i månaden på digitala möten. Många olika befattningar har varit med i den gruppen – diakon, fastighetschef, kommunikatör, kyrkoherde, församlingsherde och rektor. Vår ekonomiassistent och controller har varit behjälpliga med att ta fram statistik och prognoser. Alla har bidragit med sin expertis. Rektor, till exempel, har varit viktigt eftersom vi har fyra förskolor i pastoratet, säger Stina Oad.

Stina Oad arbetar som administratör i pastoratet och är processledare i arbetet med lokalförsörjningsplanen. Det är hon som har kallat gruppen, skissat på tid- och kommunikationsplan och har varit knutpunkten mellan arbetsgruppen och chefsgruppen samt hållit i kontakten kyrkoråd och kyrkofullmäktige. En viktig roll i ett stort nav med många inblandade.

– Det är många olika kanaler som har behövt ha information i rätt tid och möjlighet att ge sina synpunkter och önskemål, fortsätter hon.

Fem församlingar ingår i pastoratet, det är ett stort och brett pastorat med många byggnader, till exempel ingår Styrsö församling och vilket innebär hela södra skärgården med kyrkor på flera av öarna. Trots pastoratets utbreddhet och storlek så hade de sedan innan ändå bra koll på sina lokaler men arbetet med lokalförsörjningsplanen har gjort att de behövt tänka annorlunda.

– Frågan vi ställde oss i början av arbetet var om det handlar om fastigheter eller om det handlar verksamheten, och svaret är att det handlar om båda två. Det var därför vi hade med fastighetschefen väldigt centralt i arbetet men också varför vi frågade församlingsråden och cheferna hur de såg på verksamhetens utveckling, just för att få den långsiktiga bilden av vad vill vi att pastoratet ska vara om tio år. Det blev så påtagligt när vi tittade på hur till exempel Fastighet jobbar. Jobbar de långsiktigt då är det kanske 50 år och kortsiktigt är kanske två år, men pratar man med en församlingsherde så är långsiktigt kanske ett år och kortsiktigt kan vara tre veckor. Att hitta en mötesplats i det var väldigt spännande. Vi har blivit tvungna att våga höja blicken.

Målet med LFP är ett hållbart fastighetsinnehav som frigör resurser till kyrkans grundläggande uppdrag och vården av kyrkobyggnaderna. Vidare ska LFP ha ett innehåll som uppfyller Kyrkoordningens och Svenska kyrkans bestämmelser. Det är således mycket att tänka på för dem som jobbar med detta i församlingarna och pastoraten. Ylva Bodell på Göteborgs stift har varit och med och samordnat den information och den hjälp som Göteborgs stift ger i det här arbetet.

– Vi har haft uppstartsutbildningar där vi gick igenom i detalj vad en LFP är och sedan har vi haft många nätverksträffar där vi svarat på frågor och tagit till oss önskemål. Arbetet med LFP ska ge ett långsiktigt perspektiv på såväl ekonomi som verksamhet och hållbarhetsfrågor och vi är fullt medvetna om att det kan vara ett stort och svårt jobb men det finns stora möjligheter att få hjälp och stöd från oss på stiftet, säger Ylva Bodell.

För Västra Frölunda pastorat inleds nu nästa steg i processen.

– Det är viktigt för oss att det här blir mer än bara en skrivbordsprodukt. Även om vi utgick från mallen vi fick från stiftet så valde vi att plocka ut de saftigaste bitarna och lägga det i ett mer tillgängligt dokument med bilder och sammanfattningar. Vi har skrivit kortfattade beskrivningar av åtgärderna samt gjort en prioriteringsordning. Nästa steg blir att kyrkorådet ska besluta om tidsplanen också, säger Stina Oad.

Har du några råd till de församlingar och pastorat som ännu inte kommit lika långt i processen som ni har gjort?

– Se till att ledningsgruppen är inblandad, åtminstone kyrkoherden. Det går inte att genomföra det här på ett vettigt sätt om inte kyrkoherden är inblandad. Och hitta rätt ambitionsnivå. Vi gick in ganska stort och insåg efter ett tag att vi lade lite för mycket tid på saker vi inte hade behövt lägga tid på. Och inte minst – ta tillfället i akt, det finns ingen poäng att ha en pappersprodukt som ligger i en skrivbordslåda, då är det här bortkastat, säger Stina Oad.

Text och bild: Daniel Hultenmo