Beslutet att etablera ekonomiservice togs av Kyrkomötet 2022 med syftet att vidareutveckla ekonomitjänsten hos stiftens servicebyråer. Med nationell nivå som huvudman samlas nu utförandet av ekonomiuppgifter i en gemensam funktion dit alla verksamheter inom Svenska kyrkan erbjuds ansluta.
– Ekonomiservice är nästa steg i att jobba tillsammans kring Svenska kyrkans ekonomihantering, berättar Mia. Vi gör en förflyttning inom kyrkan, det handlar inte om att bygga en ny verksamhet, utan att vi ska fortsätta utveckla den välfungerande verksamhet vi har. Men istället för att vara ett samarbete mellan stiften och nationella nivån blir nationella nivån huvudman. Med ett gemensamt ekonomiservice får vi ännu bättre förutsättningar att bistå församlingar/pastorat och övriga delar av kyrkan.
Tillsammans, med församlingen i fokus
Som relativt ny på jobbet känner sig Mia ändå trygg, hon har många års arbete i kyrkan bakom sig, senast som ansvarig för ekonomitjänsterna på Servicebyrån i Göteborgs stift. Under åren i kyrkan har hon skapat sig två ledord som nu får följa med in i arbetet med ekonomiservice: tillsammans och församlingen i fokus.
– När vi jobbar tillsammans kan vi hjälpas åt och då blir vi mindre sårbara, både om någon blir sjuk, är ledig eller slutar. Jag tror också starkt på att stödfunktioner kan bidra till en bättre grundläggande uppgift, säger Mia, det handlar om alltifrån ordning och reda till att underlätta för kyrkoherden, de förtroendevalda och verksamhetsansvariga och att ge goda underlag så det är enkelt att fatta beslut.
– Vi får heller aldrig glömma bort vilka vi finns till för, fortsätter Mia, det är en hedersfråga för mig. Jag tror att man måste påminna sig om det regelbundet, annars finns det en risk att man tappar den stora bilden och blir självuppfyllande i utförandet av sina stödfunktioner. Vi får aldrig glömma bort mottagaren utan måste hela tiden väga det vi gör i verksamhetsnyttan vi tillför församlingen.
En trygg övergång
Visionen för ekonomiservice är att vara det självklara valet för församlingar, pastorat och stift i Svenska kyrkan, de ska leverera tjänster med jämn och hög kvalitet, bidra till ekonomisk hållbarhet och minskad sårbarhet. Varje församling/pastorat väljer själva om och när de vill ansluta till ett självkostnadspris.
– Det där med sårbarheten är en viktig del, säger Mia, det finns kyrkokamrerer som kämpat ensamma i många år, som kanske aldrig kunnat ha fyra veckors semester. Men om vi väljer att jobba tillsammans kan vi hjälpas åt.
En annan fördel Mia vill lyfta med ekonomiservice att det blir enklare att dela kunskap. Med fler som jobbar i samma organisation och en samlad kunskap från många olika verksamheter får man, som Mia uttrycker det, en större möjlighet att ”tänka klokt tillsammans”. Det blir också lättare att erbjuda specialistkunskaper inom olika områden.
För nuvarande användare av ekonomitjänsten kan Mia lämna lugnande besked, dagens personal finns kvar och kommer att jobba på precis som vanligt.
– Relationen församlingarna har med sina ekonomer och ekonomiassistenter är jätteviktig, säger Mia, och vi ser det som en ren fördel att medarbetarna finns spridda över landet. Att sitta nära stiften och församlingarna/pastoraten kommer att vara viktigt även i det fortsatta samarbetet. Det är värdefullt för ekonomiservice att finnas i det kyrkliga sammanhanget i så lång utsträckning det är möjligt.
Framtida systemlösningar med bästa funktion till rimliga kostnader
En annan stor förändring som är på gång är den pågående systemupphandlingen.
– Man har inte handlat upp det gemensamma systemstödet för ekonomitjänsten sedan 2014, berättar Mia, så nu var det dags. Och upphandlingen berör alla som tar del av ekonomitjänsten, oavsett om det är via ekonomiservice eller med egen personal.
I arbetet med upphandlingen finns utvalda referensgrupper från så väl församlingar och pastorat som stift, prästlönetillgångar och den nationella nivån. Systemstödet utvärderas utifrån tre perspektiv; som användare i församlingar och verksamhet, som användare för de som jobbar i ekonomiservice och ur ett förvaltningsperspektiv, det vill säga hur systemet hanteras internt.
– Vi ska väga samman de tre perspektiven på bästa möjliga sätt i systemupphandlingen, lösningen ska vara den bästa möjliga gällande både kostnad och funktion för verksamheten.
Med ett uppdaterat systemstöd finns det enligt Mia en stor potential för att kunna jobba både enklare och smidigare.
– Upphandlingen innebär att vi kommer att få tillgång till bättre lösningar, oavsett om det blir en ny leverantör eller inte. Med nya funktioner kommer vi att kunna jobba enklare, få bättre funktionalitet och slippa en del av det arbete som idag görs manuellt. Vi får också bättre beslutsunderlag och därmed också möjlighet till bättre verksamhetsstyrning.
Anslutning till ekonomiservice
För den som redan idag jobbar enligt ekonomitjänstens arbetssätt med egen personal och skulle vilja ta hjälp av ekonomiservice går det att ansluta sig redan 2025.
– Jobbar man inte enligt det gemensamma arbetssättet har vi någonting som kallas anslutningsprocess, berättar Mia, då behöver övergången förberedas ungefär nio månader innan. Anmäler sitt intresse gör man senast den 31 mars, då kan anslutning ske i januari året efter.
Prismodellen för ekonomiservice håller på att tas fram och kommer att kunna kommuniceras innan sommaren 2025. Ekonomiservice ska ha ett konkurrenskraftigt erbjudande till självkostnadspris och det ska vara möjligt att ta del av vissa eller alla tjänster. Att arbeta i ekonomitjänstens arbetssätt med egen personal planeras vara möjligt även framåt.
– Det är en spännande resa vi har framför oss, avslutar Mia. Tillsammans med de många duktiga medarbetare som finns runtom i landet ser jag fram emot att fortsätta göra vårt bästa och vara till stöd för församlingsverksamheten.