Intigritetspolicy

Den 25 maj 2018 trädde den nya Dataskyddsförordningen i kraft, även kallad GDPR. Den nya förordningen gäller i hela EU och syftar till att stärka skyddet för den enskilda individen vid behandling av personuppgifter.

För oss inom Svenska kyrkan och Dörby-Hossmo pastorat är det viktigt att du ska känna dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi skyddar den information som du anförtror oss med, samt följer de lagar och regler som finns för att skydda din integritet. Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att få ett utdrag av dina personuppgifter samt information om hur vi behandlar dem, under förutsättning att din identitet kan bevisas.

_____________________

Olika Begrepp

Det finns några begrepp som hela tiden återkommer i detta sammanhang och som särskilt används för att beskriva dataskydd enligt dataskyddsförordningen. För tydlighets skull förklarar vi dessa begrepp här, baserat på artikel 4 i dataskyddsförordningen.

PERSONUPPGIFT

Varje upplysning som avser en identifierbar fysisk person (i fortsättningen kallad den registrerade), till exempel ett namn, en adress, ett identifikationsnummer eller andra faktorer som är specifika för personens identitet.

BEHANDLING

En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat (det vill säga med hjälp av en dator, mobiltelefon, surfplatta eller liknande) eller inte. Exempel på behandling är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, ändring, läsning, utlämning, överföring, spridning, justering, begränsning, radering eller förstöring.

REGISTER

En strukturerad samling av personuppgifter som är tillgänglig enligt särskilda kriterier och sökbar, oavsett om samlingen är centraliserad eller spridd på flera funktioner eller geografiska platser.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter.

PERSONUPPGIFTSBITRÄDE

En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

____________________

Medlem i svenska kyrkan

Om du är medlem i Svenska kyrkan behandlar vi vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet mellan oss – det involverar bland annat att skicka ut relevant information. De uppgifter som behandlas om dig är namn, personnummer, adress, civilstatus samt uppgifter om dop och konfirmation. Uppgifterna raderas ur våra system om du går ur Svenska kyrkan, men kan finnas arkiverade i enlighet med arkivlagen (1990:782).

Om du som medlem barn kommer ditt barns namn och personnummer att registreras hos oss så att vi kan skicka ut en inbjudan till dop. Tackar du nej till dop raderas dessa uppgifter efter fyra månader. Uppgifterna behandlas med stöd av 19 kap. 8 § i Kyrkoordningen, vilken stadgar att information om möjligheten till dop ska skickas ut till alla medlemmar vars barn är yngre än sex månader.

Till medlemmar skickar vi ut inbjudningar till olika aktiviteter vi har inom kyrkan T.ex i årskurs 8 skickar vi ut inbjudan till konfirmation,  vi skickar ut information om barngrupper och ungdomsgrupper till våra medlemmar.

Vi skickar varje år in uppgifter om de som är medlemmar i Svenska kyrkan till Skatteverket enligt 5 § i lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund. 

Deltagare i Gruppverksamheter

Genom att lämna in en anmälan ger vårdnadshavare, unga ledare och konfirmander samtycke till att Svenska kyrkan Dörby-Hossmo registrerar de personuppgifter som ni uppger. Uppgifterna kommer endast att behandlas av oss inom församlingen och endast i syfte att administrera verksamheten. Samtycket kan tas tillbaka när som helst, och då raderas uppgifterna igen. 

Vissa uppgifter om konfirmationen och våra konfirmander sparas även i en så kallad ministerialbok, vilken sparas för evigt för historiska ändamål. 

Om du arbetar ideelt

För att vi ska kunna administrera ditt ideela engagemang kan vi behöva lagra vissa personuppgifter om dig. När du inte längre är ideelt engagerad raderas de uppgifter vi har om dig, om de inte behöver sparas på grund av lagkrav.

Arbets- eller praktiksökande 

Dörby-Hossmo pastorat behandlar olika ansökningar och i och med att du skickar in din ansökan samtycker du till att vi registrerar de uppgifter om dig som du uppger. Uppgifterna kommer endast att behandlas av de inom församlingen som är involverade i rekryteringen och endast i syfte att administrera visat intresse för arbete inom församlingarna. 

Diverse olika Avtal

För att vi ska kunna administrera avtalsrelationen mellan oss behöver vi lagra personuppgifter om dig, nämligen de som du själv angivit. Grunden för den här behandlingen är att ett avtal ska kunna ingås. Avtalet kan inte ingås om inte vi kan behandla dina personuppgifter. Vid avtalsrelationens slut raderas de uppgifter vi har om dig. 

e-post

Inkommande e-post innehåller i regel personuppgifter. Om du skickar e-post till oss kommer vi att behandla dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i de fall det är aktuellt, föra det vidare till rätt mottagare inom Dörby-Hossmo församlingar. De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är de som du anger i ditt e-postmeddelande. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning. Om du nämner ditt medlemskap i Svenska kyrkan innebär detta att vi även behandlar uppgifter om din religiösa åskådning.

Den lagliga grunden för denna behandling är en utförd intresseavvägning, där vi har gjort bedömningen att vårt (och ditt) intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. Så länge ditt meddelande inte övergått till att omfattas av ett ärende med en annan laglig grund har du en rätt att invända mot fortsatt behandling. Då kommer vi att radera alla meddelanden innehållande dina personuppgifter, såvida vi inte har en skyldighet att spara ett eller flera av dem enligt lag eller det finns någon annan berättigad anledning att spara dina meddelanden.

Efter att kommunikationen/ärendet har avslutats kommer vi, beroende på innehållet i ditt e-postmeddelande, antingen radera meddelandet eller arkivera det i enlighet med tillämplig arkivlagstiftning.

Var uppmärksam på att om du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss behandlas även sådana personuppgifter med stöd av en intresseavvägning, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.

Bilder

Vi publicerar inga bilder på vår hemsida, i video/webbproduktioner eller facebooksida utan ett samtycke och godkännande från de som går att identifiera på bilderna. 

Ett skriftligt samtycke upprättas och man kan när som helst upphäva sitt samtycke genom att kontakta oss.

Dörby-Hossmo församlingar har ett stort bildarkiv med bilder från verksamheter, kyrkor och resor mm. Dessa bilder har enbart person/personer inom våra församlingar tillgång till. Vi gallrar kontinuerligt bland dessa bilder.

Foton som sparas i våra församlingars bildarkiv är inte sökbara via personuppgifter.

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem, under förutsättning att du kan bevisa din identitet.  

Du har även rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av oss tills vidare. 

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. 

Vid frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till ulrika.rosen@svenskakyrkan.se eller till vårt dataskyddsombud i Växjö stift, Tom Angeling på tom.angeling@svenskakyrkan.se