En viktig sak som väldigt många församlingar glömmer bort är att registrera ombudsverksamheten i Kyrksam. För en robust och fungerande kommunikation inom kyrkan behöver utöver förtroendevalda, anställda och deltagare i olika grupper även församlingarnas samordnare, internationella grupper och ombud läggas in.
För att dessa inte skall förlora sin funktion och sitt engagemang behöver de vara registrerade på rätt sätt, så att de kan delta i kommunikationen med nationell nivå, stiftskansli och stiftsråden för Act Svenska kyrkan eller Svenska kyrkan i utlandet. Just nu ser det ut som det finns 47 ombud för SKUT i hela stiftet, och bland dessa listas ingen av ledamöterna i SKUT-rådet. På liknande sätt saknas många församlingars internationella grupper och ombud för Act Svenska kyrkan, inklusive några i Act-rådet.
Ibland kan det bero på att kyrkorådet inte är medvetna om att det finns engagerade ombud. Eller det kan hända att registreringen varit tidsbegränsad. Om ombudens engagemang nödvändigtvis måste tidsbegränsas efter kyrkorådets mandatperioder, så behöver det finnas en rutin för att förnya registreringen. Det är oftast bättre att inte tidsbegränsa, utan att ta bort gamla namn när det blir aktuellt.
– Men församlingsexpeditionen säger att jag är registrerad i Kyrksam! säger många som ändå inte får några utskick. Då kan det handla om felaktig registrering under Övrig verksamhet. Rätt kategori är ombudsverksamhet. På Kornet finns en lathund som den uppgiftsansvarige på expeditionen behöver ta del av.
För att säkra kontinuitet, återväxt och möjlighet till punktvisa insatser i ombudsverksamheten finns det ytterligare en kategori deltagare/medarbetare: intresserad!
