Behandling av personuppgifter GDPR

Svenska kyrkan har hanterat personuppgifter i flera hundra år på ett ansvarsfullt och respektfullt sätt och det kommer vi att fortsätta göra. Här kan du läsa hur vi gör.

GDPR (General Data Protection Regulation) är EU:s dataskyddsförordning. Den handlar om hur organisationer och företag ska handskas med människors personuppgifter i system och register. Förordningen blev svensk lag i maj 2018.

Svenska kyrkan är Sveriges största medlemsorganisation och behandlar personuppgifter om väldigt många personer. Juridiskt sett består Svenska kyrkan av flera olika delar, som bland annat kyrkokansliet, stift och pastorat/församlingar. 

Utförlig information om hur personuppgifter hanteras finns här>>

Medlemmar i Svenska kyrkan

Som medlem i Svenska kyrkan är du en del av en församling. Församlingen erbjuder bland annat dop, konfirmationer, vigslar och begravningar, firar gudstjänster, bedriver undervisning, diakoni och mission. Det sker i aktiviteter som öppna förskolor, ungdomsgrupper, körer, pensionärsträffar, och språkcaféer. För att församlingarna ska kunna erbjuda det här måste både pastorat/församling lokalt och kyrkokansliet centralt behandla vissa personuppgifter.

Uppgifter som behandlas centralt av Kyrkokansliet

Kyrkokansliet behandlar tillhörighetsuppgifter, namn, kontaktuppgifter, personnummer, civilstånd, folkbokföringsdatum, diarienummer för hindersprövning, löpnummer och blankettnummer gällande kyrkliga handlingar.

För vårdnadshavare vars barn är medlem behandlas uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter, samt uppgifter om dop och konfirmation.
I samband med begravning behandlar kyrkokansliet namn, personnummer till den avlidnas relationsperson och vilken typ av anknytning personen hade med den bortgångna.

Varför behandlar Kyrkokansliet dessa personuppgifter?

Kyrkokansliet behöver föra register över vilka som tillhör Svenska kyrkan för att kunna administrera medlemskapet, ta ut kyrkoavgiften och för att du ska kunna delta i kyrkliga val.

Vilka uppgifter hanteras lokalt av pastoratet/församlingen?

Dop av barn
Genom bokning av dop för ditt barn godkänner du som vårdnadshavare att vi behandlar ditt barns namn och personnummer samt kontaktuppgifter till dig. För att kunna genomföra och administrera dop enligt Svenska kyrkans ordning behandlas namn, personnummer samt civilstånd för barnets samtliga vårdnadshavare. Grunden för denna hantering är avtal.

När, var och av vem barnet döptes samt namn på eventuella faddrar kommer att skrivas in i Svenska kyrkans ministerialbok som arkiveras permanent för historiska ändamål. 

Efter dopet nämns barnets namn i kyrkans förbön vid en huvudgudstjänst.

Dop av vuxen
Genom bokning av dop för din egen del godkänner du att vi behandlar ditt namn och personnummer samt kontaktuppgifter till dig. Dessa uppgifter behandlas för att kunna genomföra och administrera dop enligt Svenska kyrkans ordning. Grunden för denna hantering är avtal.

När, var och av vem du döptes samt namn på eventuella faddrar kommer att skrivas in i Svenska kyrkans ministerialbok som arkiveras permanent för historiska ändamål.

Efter dopet nämns den döptes namn i kyrkans förbön vid en huvudgudstjänst.

Konfirmation
Vid anmälan till konfirmation godkänner vårdnadshavare och konfirmand att Österåkers pastorat hanterar de uppgifter som ni anger. Grunden för denna hantering är avtal.

Vilka som konfirmerades samtidigt, var, när och av vem att skrivs in i Svenska kyrkans ministerialbok som arkiveras permanent för historiska ändamål.

I samband med resa och läger samlas ytterligare uppgifter in. Det gäller kontaktuppgifter till vårdnadshavare under perioden samt viktigare uppgifter rörande konfirmandens hälsa. Syftet är att göra verksamheten så trygg och säker som möjligt. Dessa uppgifter gallras när resan/lägret avslutats.

Vigsel
Genom bokning av vigsel godkänner ni att vi registrerar de person- och kontaktuppgifter som ni uppger. För att kunna genomföra och administrera vigsel enligt Svenska kyrkans ordning behandlas uppgifter om namn, personnummer, kyrkotillhörighet samt hindersprövningens diarienummer. Grunden för denna hantering är avtal.

Tid och plats för vigseln samt vigselförrättarens namn kommer att skrivas in i Svenska kyrkans ministerialbok som arkiveras permanent för historiska ändamål.

Vigselintyget kommer att skickas till Skatteverket.

Efter vigseln nämns parets namn i kyrkans förbön vid en huvudgudstjänst.

Begravning
När en begravning bokas registreras uppgifter om den avlidne samt beställarens namn och relation till den avlidne samt kontaktuppgifter. Dessa uppgifter i används för att kunna genomföra och administrera begravning enligt Svenska kyrkans ordning. Grunden för denna hantering är avtal.

Tid och plats för begravningen samt namn på prästen kommer att skrivas in i Svenska kyrkans ministerialbok som arkiveras permanent för historiska ändamål.

I samband med tacksägelsen nämns den avlidnes namn i en huvudgudstjänst.

Gravrätt
Vid upplåtelse av gravrätt behandlas uppgifter om gravrättsinnehavarens namn, personnummer och kontaktuppgifter. Uppgifterna behövs för att kunna administrera gravregistret och vid behov kontakta gravrättsinnehavaren. Grunden för denna hantering är avtal. När gravrätt upplåtits gallras uppgifter om beställare om denne är annan än gravrättsinnehavaren.

Gravskötsel
Vid beställning av gravskötsel behandlas uppgifter om gravrättsinnehavarens namn, personnummer och kontaktuppgifter samt eventuell kontaktperson med kontaktuppgifter. Uppgifterna behövs för att kunna administrera och fakturera gravskötseln. Grunden för denna hantering är avtal.

Deltagare i gruppverksamhet - Barn
För att vi ska kunna administrera ditt barn som deltagare i någon av våra grupper behöver vi behandla dina och ditt barns personuppgifter. Syftet är att vi ska veta vilka barn deltar i vår verksamhet, kunna ta hänsyn till eventuella allergier samt kunna komma i kontakt med dig vid behov. Detta är av vikt för att genomföra en trygg och säker verksamhet. Vi vill även kunna informera dig om verksamheten. Uppgifter behandlas med stöd av berättigat intresse. Uppgifterna kommer att sparas så länge ditt barn är med i verksamheten. Uppgifterna gallras vid terminens slut.

Vid kursverksamhet i samarbete med Sensus studieförbund behöver vi lämna personnumret till Sensus.

I samband med resor eller internat kan kontaktuppgifter till närmast anhörig, uppgifter om specialkost och hälsa behövas för att göra verksamheten så trygg och säker som möjligt. Dessa uppgifter gallras när resan/lägret avslutats.

Deltagare i gruppverksamhet - Vuxna
För att vi ska kunna administrera dig som deltagare i våra grupper behöver vi lagra de personuppgifter som du själv angivit. Grunden för den här behandlingen är berättigat intresse. Uppgifterna sparas så länge du är med i verksamheten. Uppgifterna gallras vid terminens slut.

Vid kursverksamhet i samarbete med Sensus studieförbund behöver vi lämna personnumret till Sensus.

I samband med resor eller internat kan kontaktuppgifter till närmast anhörig, uppgifter om specialkost och hälsa behövas för att göra verksamheten så trygg och säker som möjligt. Dessa uppgifter gallras när resan/lägret avslutats.

Lokalbokning
För att avtalet om bokning av lokal ska kunna ingås behöver vi behandla ditt namn och dina kontaktuppgifter. Vi använder uppgifterna för att kunna administrera bokningen, fakturera samt för att kunna komma i kontakt med dig vid behov. Grunden för denna behandling är avtal.

Ideella medarbetare
För att vi ska kunna administrera ditt ideella arbete behöver vi lagra de personuppgifter om dig som du själv angivit. Grunden för den här behandlingen är avtal/berättigat intresse. Om du är under 16 år krävs det att vårdnadshavare godkänner lagringen av personuppgifterna. Personuppgifterna lagras under tiden du är ideellt engagerad i församlingen.

 

Dataskyddsombud Österåkers pastorat

Patrik Uotinen

Svenska kyrkan i Österåker

IT-samordnare, Administration, Dataskyddsombud