Dataskyddsförordningen GDPR

Höörs församlings behandling av personuppgifter

Parter och ansvar

Höörs församling är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för församlingens verksamhet. Församlingen är en del av Svenska kyrkan i Sverige, ett trossamfund vars verksamhet bland annat regleras i Lag om Svenska kyrkan, Kyrkoordningen mm.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar olika former av personuppgifter för att vi skall kunna bedriva vår verksamhet samt uppfylla våra plikter enligt lagar och god sed.

E-post

Inkommande e-post innehåller i regel personuppgifter. Om du skickar e-post till oss kommer vi att behandla dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom Höörs församling. De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är de som du anger i ditt e-postmeddelande. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning. Om du nämner ditt medlemskap i Svenska kyrkan innebär detta att vi även behandlar uppgifter om din religiösa åskådning.

Den lagliga grunden för denna behandling är en utförd intresseavvägning, där vi har gjort bedömningen att vårt (och ditt) intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. Så länge ditt meddelande inte övergått till att omfattas av ett ärende med en annan laglig grund har du en rätt att invända mot fortsatt behandling. Då kommer vi att radera alla meddelanden innehållande dina personuppgifter, såvida vi inte har en skyldighet att spara ett eller flera av dem enligt lag eller det finns någon annan berättigad anledning att spara dina meddelanden.

Efter att kommunikationen/ärendet har avslutats kommer vi, beroende på innehållet i ditt e‑postmeddelande, antingen radera meddelandet eller arkivera det i enlighet med tillämpliga arkivbestämmelser.

Om du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss behandlas även sådana personuppgifter med stöd av en intresseavvägning, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.

Uppgifter medlemskap:

Om du är medlem i Svenska Kyrkan behandlar vi vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet mellan oss – det involverar att ta ut avgifter, skicka ut relevant information m.m. De uppgifter som behandlas om dig är namn, personnummer, adress och telefonnummer. Uppgifterna raderas ur våra system om du går ur Svenska Kyrkan men kan finnas arkiverade i enlighet med arkivlagen (1990:782).

Om du som medlem får barn kommer ditt barns namn och personnummer att registreras hos oss så att vi kan skicka ut en inbjudan till dop. I ett sådant fall registreras även din egen civilstatus. Tackar du nej till dop raderas dessa uppgifter efter fyra månader. Uppgifterna behandlas med stöd av 19 kap. 8 § i Kyrkoordningen, vilken stadgar att information om möjligheten till dop ska skickas ut till alla medlemmar vars barn är yngre än sex månader.

Vi skickar varje år in uppgifter om de som är medlemmar i Svenska Kyrkan till Skatteverket enligt 5 § i lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund.

Om du har bokat dop, vigsel eller begravning

För att boka dop, vigsel, konfirmation eller begravning inom Svenska kyrkans ordning behöver vi uppgift om namn och personnummer för att kunna säkerställa identiteten.. Alla döpta, konfirmerade, vigda eller begravda förs in i det som kallas ministerialböckerna vilka ingår i Svenska kyrkans arkiv.

Om du skriftligen eller muntligen har anmält dig till någon av församlingens verksamheter

De uppgifter ni lämnat vid anmälan kommer att användas enbart för det syfte som de samlats in, t.ex. för att kunna lämna information till de som önskar vara med i verksamheten, som t.ex. information och kallelser till körmedlemmar och olika verksamheter. När uppgifterna inte längre behövs för detta syfte kommer de att gallras.

Begravningsverksamheten

Höörs församling är huvudman för all begravningsverksamhet, t.ex tillhandahållande av gravplatser, lokal för begravningsakt, kyrkogårdsskötsel m.m., inom församlingens geografiska område. Detta är ett uppdrag församlingen har från staten.

Inom begravningsverksamheten behandlas personuppgifter för att säkerställa personers identitet, då avtal mellan enskild och församlingen ingås, eller de uppgifter som behövs för församlingens myndighetsutövande inom begravningsverksamheten. I denna myndighetsutövning följer församlingen de gallringsregler av personuppgifter som framgår av lag.

Vilka delar vi personuppgifter med?

De personuppgifter församlingen behandlar digitalt finns hos systemförvaltare, externa systemleverantörer vars applikationer anpassats till Svenska kyrkan och förvaltas av Svenska kyrkan centralt, såsom våra medlemsregister, ekonomisystem och hemsida. 

De personuppgifter församlingen behandlar kommer inte överföras till tredje land eller utsättas för automatiserat beslutsfattande.

Vid samarrangemang av t ex studiecirklar eller konserter kommer personuppgifter delas med Sensus studieförbund.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Församlingen kommer årligen se över om ändamålet med personuppgiftsbehandlingar kvarstår. Vi kommer där följa direktiv från Svenska kyrkans nationella nivå och stiftsnivå. Om ändamålen med behandlingen inte kvarstår, och vi inte enligt lag eller liknande är skyldiga att behålla informationen, kommer informationen raderas.

Vilka rättigheter har du?

Du har som privatperson flera rättigheter du bör känna till. Du kan läsa mer om dessa på datainspektionen.se

I korthet kan sägas att du har rätt att få veta vilka personuppgifter som församlingen behandlar som gäller dig. Du har också rätt att få information korrigerad om den är felaktig, ofullständig eller missvisande och under vissa omständigheter kan du också få information om dig raderad.

Kontakta oss om du vill veta vilka personuppgifter om dig vi behandlar, eller om du vill veta mer om vilka bedömningar som ligger bakom hur vi behandlar personuppgifter.

Länk till Svenska kyrkans info om GDPR