Skicka e-post

Massutskick av e-post ska undvikas och endast skickas i särskilda fall av stor vikt. Överväg alltid om informationen kan läggas som en nyhet på intranätet.

Här är några rekommendationer att följa för en bättre e-postkultur:

  • E-post ska alltid värderas, sållas och anpassas efter mottagaren och inte spridas slentrianmässigt.
  • Skicka endast mail och mailkopior till dem som det verkligen berör.
  • Använd en relevant och informativ rubrik i ämnesraden.
  • Bifoga en automatisk signatur. Mycket korta meddelanden kan du skriva helt och hållet i ämnesraden.
    Du hittar mallen för e-postsignatur under ”Dokument kommunikation”.
  • Är det många inom organisationen som berörs av meddelandet gör en nyhet till intranätet istället.

​​E-postsignatur

Om du e-postar i egenskap av anställd vid Göteborgs stift bör det tydligt framgå. Med enhetlig avsändare bidrar vi tillsammans till att stärka vår identitet. Du skapar din signatur genom att kopiera exemplet till Outlook, och sedan fylla i dina egna uppgifter. Du hittar lathunden för e-postsignatur under ”Dokument kommunikation”.  Har du ytterligare kontaktuppgifter du vill ta med, fyller du på längst ned, ovanför logotypen.

Signaturen struktureras enligt exemplet i word-dokumentet med de angivna typsnitten och storlekarna på texten.

Typsnitt: Arial
Storlek: 8 punkter
Färg: svart 35%
Smutstext: 7 punkter, svart 50%
Länkfärg: RGB 210 105 0​

E-post, tre korta

Som innehavare av e-postkonto är du skyldig att regelbundet och ofta – helst varje arbetsdag – kontrollera innehållet i din e-postlåda. All användning av Svenska kyrkans Internet-anslutning och gemensamma e-postsystem ska präglas av god ton och respekt för varje människas integritet.

Frånvaro
Om du under en period inte kan läsa och svara på epost meddelanden – t.ex. under semester eller annan ledighet – bör du lägga in ett automatiskt svarsmeddelande för att upplysa avsändaren om detta. Alternativt kan du automatiskt vidarebefordra epost till någon som kan läsa och svara på dem i ditt ställe.​

Massutskick
Massutskick är utskick till t.ex. alla pastorat, alla pastorat i ett stift, alla i adressboken. Massutskick i Svenska kyrkans e-postsystem ska i första hand göras från samordnande organ till de organ de samordnar, för att inte överbelasta mottagarnas mailboxar. På stiftskansliet samordnar vi utskick via t ex Nyhetsbrevet som skickas varje vecka. I ”Policy för Svenska kyrkans gemensamma e-postsystem” uppmanas vi att undvika övriga massutskick.

Angelägna meddelanden kan ofta förmedlas via stiftsnivån eller nationella nivån. För att informationen inte ska försvinna i mailboxen publicerar vi den även på vårt Intranät, som enligt gällande styrdokument är navet i den inomkyrkliga kommunikationen. Då blir informationen dessutom tillgänglig för alla. 

Webbsidor och e-postkonferenser kan vara alternativ till massutskick. Annonsering av produkter och lediga tjänster bör alltså inte göras via e-post.​

Registrering, diarieföring, arkivering, gallring
Regler för hantering av Svenska kyrkans handlingar ska tillämpas även för e-post, i enlighet med Kyrkoordningen och eventuella kompletterande bestämmelser. E-post jämställs med annan post, och ska diarieföras på samma sätt. Varje medarbetare har till uppgift att lämna eventuella handlingar till diarieföring. Detta gäller även utgående e-post.​

Det finns fler gemensamma riktlinjer för användandet av e-postlådan. Dessa beskrivs bl.a. i Policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem i Kyrknätet.​