Planering

För att få en överblick över vad ni som församling/pastorat ska kommunicera på ett år och vem som ansvarar för vilken del görs en årsplan. Den fyller flera viktiga funktioner.

Årsplanen säkerställer att ni når de grupper ni vill kommunicera med och vilka lokala evenemang ni vill lyfta i er kommunikation – att församlingen/pastoratet synliggörs på det sätt ni vill. Årsplanen kan innehålla lokala arrangemang som en fotbollscup, höstmarknad eller hemvändardagar, men också sådant som gäller alla. Fokusera på de prioriterade livshändelser som berör er församling/ert pastorat och när under året ni kommunicerar med vilken åldersgrupp för att säkerställa att ni inte missar någon av dem. Exempelvis kan det passa att kommunicera med ungdomar under sommaren eftersom det är musikfestivaltider.

En årsplan bidrar till att hela församlingen kan samarbeta kring kommunikationen. Även om det finns kollegor med uttalat ansvar för kommunikationen är den allas uppgift. En årsplan för kommunikation kan man göra när som helst på året, men tänker ni att det ska få kosta behöver man göra den så att den kan påverka församlingens budget. 

Rutiner för kommunikation

Det finns tillfällen när det är extra viktigt att kommunicera med medlemmar och andra i närområdet. Det kan till exempel vara när människor flyttar till en ny församling och då tappar kontakten med kyrkan. Det kan också vara när människor väljer att bli medlemmar eller lämnar kyrkan. Hur människor som lämnar kyrkan blir bemötta påverkar deras syn på Svenska kyrkan och vilja att komma tillbaka. Vi vet att människor är mer öppna för ny information vid viktiga livshändelser: när ett barn föds, när barnen lämnar hemmet, när någon dör och så vidare. De är alla bra tillfällen för kommunikation.​

Rutiner som enkelt ökar församlingens/pastoratets digitala tillgänglighet och spridning:

  • Uppdatering av webb, kalender, Platsinfo, appen Kyrkguiden, Kyrksam.
  • Lediga jobb är en välbesökt sida. Även om ni inte har någon tjänst ute kanske ni kan berätta om kyrkliga
    utbildningar och var man kan hitta kyrkliga arbeten. Lediga jobb får stor spridning i sociala medier –
    hur använder ni denna möjlighet?​

Vilka rutiner använder ni som församling/pastorat för att synas och skapa nya kontakter? Delar ni ut material och berättar om er verksamhet? Vilka smarta saker gör ni idag som behöver dokumenteras för att inte tappas bort? Fundera och diskutera gärna kring hur ni arbetar vid dessa tillfällen och mötesplatser:

  • www.svenskakyrkan.se/församling - information om vad som händer i församlingen, tillgänglighet och för dem som vill boka dop, anmäla sig till konfirmation eller annan kyrklig handling. 
  • Församlingens webbplats
  • Appen kyrkguiden - predikoturer, kyrkguider
  • Digitala anslagstavlor, både egna och andras
  • Sociala medier
  • Närvaro på andra webbplatser - digital annonsering, ”händer i x stad” 
  • Församlingstidning – delas ut x gånger per år till alla boende/medlemmar
  • Trycksaker (dopfolder, sorgegrupp, visitkort osv)
  • Församlingens annonser i lokala tidningar
  • Affischer och anslagstavlor​​
  • När har ni märkt att kommunikation är extra viktig? Skriv vid vilka tillfällen ni har en kommunikationsrutin och hur den ser ut. Kan det till exempel vara när någon är nyinflyttad, inför dop, skolstart eller pension? Skickar ni ut något material? Ringer ni? Vad säger ni? Hur dokumenterar ni det? Hur följer ni upp? Har ni olika brev till en ung barnfamilj som flyttar in i församlingen och till en
    pensionär – eller får alla samma material?
  • Fundera över vilka rutiner för regelbunden lokal information församlingen har. Berättar ni till exempel om kyrkans barnverksamhet på BVCs anslagstavla, om ungdomsaktiviteter på idrottsklubbens hemsida eller delar ni ut ljus vid allhelgona? Allhelgona är den tid då flest människor möter kyrkan.
  • Hur håller ni kontakten med dem ni möter, till exempel faddrar efter dopet, konfirmander och så vidare? Varje möte är en möjlighet till fortsatt engagemang, kanske som ny medarbetare, givare eller körsångare.​​