Leverantörsfakturor

Alla leverantörsfakturor som skickas till församlingen behöver verifieras och hanteras på ett standardiserat sätt för att vi ska kunna säkerställa att de är korrekta och att de kan betalas i tid.

Det är viktigt att alla fakturor attesteras och betalas i tid. Svenska kyrkan vill ha ett gott rykte som en god kund som sköter sina betalningar. Försenade betalningar leder ofta till att leverantören skickar påminnelser som måste hanteras. Påminnelser är ofta förenade med en förseningsavgift. Uteblivna betalningar kan leda till inkasso.

Att tänka på:

  • Fakturan måste skickas till församlingens faktureringsadress
  • På fakturan måste det finnas rätt referens (inköparens namn eller signatur)
  • Attest behöver göras i god tid innan betalning ska ske
  • E-faktura är billigare än pappersfaktura​​

Instruktioner och rutiner för leverantörsfakturor

Attest och kontering

Alla fakturor ska godkännas av mottagnings- och beslutsattestant. Inköparen behöver verifiera att fakturan är rätt och att den ska betalas. Mottagningsattestanten godkänner sedan att kostnaden bokas på verksamheten.

E-faktura från leverantör

Att få leverantörsfakturor som e-fakturor gör fakturahanteringen mer hållbar, säkrare och effektivare. När administrationen blir enklare blir hanteringen även billigare.

Frånvarohantering i WebAveny

Vid semester eller annan ledighet är det viktigt att använda frånvarohanteraren och ange reservattestant i WebAveny. En leverantörsfaktura kan inte betalas innan den blivit godkänd av två personer i församlingen.

Korrekt leverantörsfaktura

För att fakturahanteringen ska fungera effektivt behöver nödvändig och rätt information finnas på fakturan. Några av de uppgifter som måste vara korrekta är fakturaadress, referens och betalningsvillkor.