Korrekt leverantörsfaktura

För att fakturahanteringen ska fungera effektivt behöver nödvändig och rätt information finnas på fakturan. Några av de uppgifter som måste vara korrekta är fakturaadress, referens och betalningsvillkor.

För församlingar som är anslutna till GAS hanteras alla leverantörsfakturor via en centralt och gemensamt upphandlad scanningsleverantör, fakturaväxeln. Ekonomiassistenten får då fakturorna digitalt i ekonomisystemet och delar ut dem till mottagnings- och beslutsattestanter. Inköparen (mottagningsattestant) verifierar att fakturan är korrekt och ansvarig chef (beslutsattestant) godkänner att inköpet har gjorts. Attestanterna är även ansvariga för att tala om vad som köpts in och vad det använts till genom att kontera fakturan. Först när fakturan godkänts av inköpare och ansvarig chef kan ekonomiassistenten betala den och bokföra kostnaden. 

Faktureringsadress

Inom GAS används en gemensam scanningsleverantör och inga fakturor ska därför skickas direkt till församlingen. Fakturorna hanteras i ett elektroniskt leverantörsfakturaflöde. Pappersfakturor scannas och original arkiveras centralt. Eventuella pappersfakturor som inte skickas till scanningsleverantören måste arkiveras lokalt enligt gällande regler. Verifiera att leverantören har er korrekta fakturaadress inklusive församlingens facknummer.

Alla pappersfakturor ska skickas till:
Församling/Pastorat
Fack Facknummer
Box 15018
750 15 Uppsala

Det är viktigt att församlingen/pastoratet står överst i adressfältet, inte beställarens namn. Om beställarens namn står överst betraktas fakturan som ställd till den individen personligen och då kan inte församlingen betala fakturan.

Alla fakturor via mail ska skickas till:
Facknummer@faktura.svenskakyrkan.se

Alla utländska fakturor via mail skickas till:
Facknummer@invoice.svenskakyrkan.se

Fakturareferens

För att kunna hantera de fakturor som kommer till församlingen måste det vara möjligt för ekonomiassistent och administratör att identifiera vem som gjort respektive inköp. Uppge alltid ditt namn när du handlar och be leverantören skriva ut det som referens på fakturan.

30 dagars betalningsvillkor

Om inget annat har avtalats tillämpar Svenska Kyrkan betalningsvillkor om 30 dagars kredittid från fakturadatum. Skulle en faktura bli betald tidigare än 30 dagar innebär det inte att kortare tid accepteras.

Tänk på att det tar tid för fakturan att hinna igenom flödet (scanning, attest, bokföring och betalning) så om leverantören bara accepterar kortare kredittid kan betalkort vara att föredra vid betalning.

Information på fakturan

Viss information ska finnas oavsett om det är en svenska eller utländsk leverantör. Följande information behöver finnas på alla fakturor:

  • Korrekt faktureringsadress
  • Referenskod (signatur)
  • Leverantörens fullständiga namn och adress
  • Leverantörens organisationsnummer/momsregistreringsnummer/VAT
  • Fakturanummer
  • Fakturadatum
  • Förfallodatum och betalningsvillkor
  • Valutakod (om annan än SEK)
  • Totalt fakturabelopp
  • Varans/tjänstens benämning och pris

Svenska leverantörer 

För svenska leverantörer ska fakturan även innehålla uppgifter om:

  • Totalt momsbelopp samt momssats
  • Plusgiro, bankgiro och/eller bankkontonummer
  • Uppgift om F-skattsedel

Det är församlingens/pastoratets ansvar att verifiera om F-skatt finns hos anlitad leverantör.

Utländska leverantörer 

För utländska leverantörer ska fakturan även innehålla uppgifter om:

  • Bankkontonummer/IBAN 
  • BIC (swift-kod)
  • Eventuell clearingkod 

Vid köp från utlandet kan extra kostnader tillkomma. Alla köp från utlandet behöver rapporteras till ekonom, läs mer på Köp från eller i annat land.