Foto: Ikon

Fakturering till Göteborgs stift

Följande gäller när du ska fakturera Göteborgs stift:

Märkning på alla leverantörsfakturor

Fråga alltid din kontaktperson efter fakturamärkning. Denna uppgift ska alltid finnas på fakturan och stå i fältet ”Er referens”. Märkningen används för att rätt personer ska kunna godkänna fakturan för betalning.

Uppgifter som ska finnas på fakturan

  • Leverantörens juridiska namn och adress
  • Organisations-, momsregistrerings- eller VAT-nummer.
  • Bankgiro (eller plusgiro alt bankkonto)
  • Kundens juridiska namn = Göteborgs stift (252010-0088)
  • Mottagarens fakturaadress
  • Aktuell fakturamärkning
  • Fakturanummer
  • Fakturadatum
  • Fakturabelopp
  • Momsbelopp i kronor och % per momssats

Betalningsvillkor

Göteborgs stift tillämpar och accepterar 30 dagars betalningsvillkor. Faktureringsavgift, expeditionsavgift och andra liknande avgifter accepteras inte.

Dröjsmålsränta accepteras endast enligt räntelagen dvs. referensränta +8%.

Faktureringssätt

EDI-fakturor

Vi föredrar att få EDI-fakturor då detta är enklare och säkrare för båda parter. Det här är de uppgifter ni behöver ange i ert system:

  • VAN-leverantör: Swedbank
  • E-fakturaadress: 2520100088 (även kallad EDI-adress)

PDF-fakturor

Det går också bra att använda sig av filmformaten .tif och .jpg

Utformning av e-post

  • Fakturan måste skickas med som bilaga i mejlet.
  • Flera bilagor i ett mejl hanteras förutsatt att bilagorna i mejlet inte har samma namn. Om de har samma namn kommer endast 1 av dessa behandlas.
  • Endast 1 faktura per bilaga.
  • Är fakturan flersidig måste dessa sidor sammanfogas till en fil innan den bifogas i mejlet.
  • Mejlets totala storlek inkl. bilagor får ej överstiga 10 Mb.
  • Skriven information i mejlet kommer inte att behandlas.

Format på bifogad faktura

Viktigt att följande följs för en korrekt hantering av fakturor i systemet. Om fakturan inte har korrekt format eller filändelse skickas fakturan inte vidare till inskanning och hanteras därför inte.

  • Filnamnet får bara innehålla tecknen: a-z, A-Z, 0-9
  • Formatkrav på den bifogade filen: .pdf/.jpg/.tif
  • Filändelsen måste vara 3-ställd, dvs: .pdf/.jpg/.tif. Både små och stora bokstäver i filändelsen går bra. Filer med andra ändelser t.ex .doc & .xls kastas.
  • PDF-filer skall vara i A4 format.
  • PDF-filerna måste vara riktiga PDF-dokument version 1.3 eller högre.
  • PDF-filer som innehåller en skannad bild med PDF som ett ”skal” kan inte hanteras.
  • PDF-filerna ska vara öppna, utan lösenordsskydd eller på annat sätt låsta.
  • Bilder i .jpg ska ha en upplösning på 200dpi eller mer och får vara max 210x297mm.
  • Bilder i .tif ska vara  i tif grupp 4, 1-bits färgdjup, dvs. svart-vit, 300 dpi för fakturor. Storleken får vara max 210x297mm.

Kvittensrutin

  • En kvittens skickas till den e-postadress fakturan skickades från om kravet på filformatet uppfylls.
  • Kvittensen innebär att fakturan har skickats vidare till skanningsleverantören för inskanning.
  • Kvittensen innebär inte att fakturan är godkänd och inskannad av skanningsleverantören.
  • Om filformatet inte uppfyller kraven så skickas ingen kvittens och mottagaren meddelas om att en felaktig faktura inkommit.
  • Om filformatet uppfylls men fakturan inte kunde skannas av skanningsleverantören på grund av att någon/några andra av ovanstående krav inte uppfylls kommer mottagaren att meddelas.

Pappersfakturor

Pappersfakturor ska adresseras och skickas till följande adress:

Göteborgs stift
Fack 77801736
Box 15018
750 15 Uppsala

Fakturorna går direkt till skanningsleverantör, därför ska annan post (exempelvis tidsspecifikationer eller följesedlar) skickas i separat försändelse till respektive avdelning eller enhet. Adress: Göteborgs stift, Box 11937, 404 39 Göteborg

Uppstår frågor kontakta mig gärna!

Marie-Louise Larsson

Marie-Louise Larsson

Göteborgs stift

Ekonomi, Redovisningssekreterare