Kollektredovisning

Kollekter är gåvor som behöver hanteras enligt en säker rutin, från beslut tills dess att de når mottagaren. Registrering och bokföring ska ske löpande och följa Svenska kyrkans bestämmelser.

Med standardiserade arbetssätt kan vi få en säker administration som är kostnads- och tidseffektiv. På Göteborgs stiftskansli utvecklar vi rutiner för redovisning av kollekter, som gäller för församlingar/pastorat som anlitar Servicebyråtjänst Ekonomi. Rutinerna rekommenderas även för övriga församlingar/pastorat.

Rutin för registrering av kollekter i KOB

Registrering av kollekter i KOB bör göras veckovis för att den givna gåvan ska nå mottagaren så snart som möjligt, i enlighet med Svenska kyrkans bestämmelser.

I november 2019 kom en uppdatering av KOB som innebär att noteringsfältet vid registreringssidan också blir synligt på bokföringsunderlaget. Det är därför nu möjligt att skriva in till exempel önskade konteringar, referenser till insättningar av kontanter och annat som är av betydelse för bokföringen direkt i KOB istället för att, som tidigare, redovisa på separat blankett. Genom den här hanteringen behöver församlingen inte göra en extra sammanställning vid redovisningen och bokföringsunderlaget blir komplett direkt vid registrering.

Församlingens ansvar

När kollekter registreras i KOB kan man lägga in två rader per kollektställe, en rad per betaltyp.

  • Kontant kollekt med kollektbokens redovisning som underlag. I noteringsfältet för kontant kollekt skrivs referensnummer till insättningskvittot, alternativt baskontot för handkassa för de som redovisar kontanter månadsvis. Vid församlingskollekt till egen verksamhet ska önskad kontering noteras här.
  • Swish-kollekter enligt avläsning på bankkonto. I noteringsfältet för swishad kollekt skrivs aktuellt baskonto för bokföring. Rekommenderat är att använda samma veckodag för avläsning varje vecka, för att ingen Swish-kollekt ska räknas dubbelt eller tappas bort.

När alla kollekter för perioden är registrerade och attesterade ska kollektadministratör skicka ett e-postmeddelande till servicebyråns funktionsbrevlåda.

  • Utbetalning av församlingskollekt till extern mottagare. Administratören i församling/pastorat ska ta ut ett gireringsunderlag från KOB, när kollekten är attesterad och på underlaget skriva ordet "Faktura" samt fakturaadress (görs enklast genom att lägga till textruta i PDF). Dokumentet skickas sedan via mail till scanningstjänsten. När gireringsunderlag är skickat ska kollekten betalmarkeras i KOB. Därefter hanteras utbetalningen via leverantörsreskontran.

Ekonomiassistentens ansvar

Ekonomiassistent vid Göteborgs stiftskansli skriver ut underlaget ur KOB och bokför. Ekonomiassistenten gör avstämning av kollektkonton månadsvis.

​ Så här kan det se ut när kollekten är registrerad, en rad per betalslag och kyrka: