Det är viktigt att tillskottet redovisas och hanteras korrekt. Det behöver finnas goda rutiner för att säkerställa att erhållna tillskott används för rätt ändamål och så snart som möjligt.

Insamlingar kan ske på många olika sätt, varje församling och pastorat är unika och en sammanställning bör göras över de olika insamlingarna som finns så som Swish, ljusbärare, kyrkkaffe, bössor och övrig försäljning.

Gåva eller villkorat bidrag

Svenska kyrkans ekonomiska redovisning ska följa K3-regelverket. Där regleras hur gåvor och bidrag ska hanteras i bokföringen.

• I regelverket används begreppet gåva för tillskott utan villkor. Dessa ska bokföras som en intäkt i resultatet när de erhålls och får inte sparas till kommande år. Eftersom det inte finns några villkor för gåvor, anses de som använda direkt. Intäkter för gåvor matchas därmed av de kostnader som finns i den ordinarie församlingsverksamheten.
• Begreppet villkorat bidrag används när mottagaren måste uppfylla vissa, av givaren ställda, villkor för att erhålla och få behålla bidraget. Dessa bokförs som en intäkt först när villkoren är uppfyllda. Till dess att villkoren är uppfyllda, betraktas villkorade bidrag som förutbetalda intäkter och redovisas som en skuld. Om villkoret inte kan uppfyllas kan församlingen bli skyldig att betala tillbaks pengarna till givaren. Det behöver därför finnas en motpart, där givaren/givarna går att identifiera.

För att ett tillskott ska kvalificeras som villkorat bidrag måste nedan krav uppfyllas:

• Tillskottet är för församlingens räkning
• Det finns ett tydligt, specifikt och avgränsat villkor, ställt av givaren
• Församlingen kan acceptera villkoret
• Det ställda villkoret är inte uppfyllt och kan inte uppfyllas under året
• Det finns en motpart

Ibland har en gåva/bidrag ett allmänt hållet villkor som avser Svenska kyrkans normala verksamhet. Det kan t.ex. vara "bidrag till församlingens diakonala arbete". I ett sådant fall anses villkoret redan vara uppfyllt och tillskottet ska intäktsredovisas i resultaträkningen när det erhålls.

För varje bidrag med villkor måste mottagaren göra en bedömning om givarens villkor kan accepteras.

Alla bidrag som ianspråktas mot investering ska minska investeringens anskaffningsvärde. Det är netto-anskaffningsvärdet som ska aktiveras.

Läs mer Gåvor och bidrag enligt K3 i KRED:s rekommendation.

Att ta emot en gåva

När församlingen erhåller ett tillskott i form av gåva eller bidrag behöver det göras en bedömning, både av hur tillskottet ska bokföras och om eventuella villkor kan accepteras.
Det är viktigt att tacka nej om ett bidrag lämnas med ett villkor som församlingen inte kan acceptera eller uppfylla.  

Exempel: Om församlingen får ett bidrag för att köpa en ny orgel, men det inte är planerat att genomföras ska man tacka nej.

Om villkoret inte kan uppfyllas kan församlingen bli skyldig att lämna tillbaks bidraget. Det gäller även andra typer av donationer och gåvor.

Exempel: Om församlingen får en tavla med villkoret ”att hänga i församlingshemmets samlingslokal” är det just där den ska hänga. Den får inte flyttas, tas ner eller på något sätt avyttras.

Beslutsträd gåva och bidrag

För att göra en korrekt bedömning vid klassificering och redovisning av erhållna tillskott kan nedan beslutsträd användas.