Frånvarohantering i WebAveny

Vid semester eller annan ledighet är det viktigt att använda frånvarohanteraren och ange reservattestant i WebAveny. En leverantörsfaktura kan inte betalas innan den blivit godkänd av två personer i församlingen.

För att undvika att fakturor blir liggande i väntan på godkännande är det viktigt att du lägger in din planerade frånvaro i WebAveny och anger reservattestant(er). Reserven får tillgång till alla dina fakturor som väntar på attest och får då även dina kodbehörigheter för att hantera dem.

Det är inte möjligt att som reserv lämna vidare ansvaret i ytterligare led. Det är därför viktigt att komma överens med kollegor om hur ni täcker upp för varandra under ledigheter, så att din reserv säkert är i tjänst. Det går att i frånvarohanteraren lägga in olika reserver för olika perioder. På det sättet kan du till exempel dela dina semesterveckor på olika reserver.

Frånvarohanteraren hittar du genom att i WebAveny gå in på Fakturaattest och sedan knappen Frånvaro. Du kan förbereda genom att lägga in datum och reservattestant(er) i förväg, men bocka inte i rutan för frånvarande förrän det är dags för ledigheten. ​

När ska jag lägga in frånvaro i WebAveny?

Planerad frånvaro bör alltid läggas in i WebAveny, om du själv inte kommer kunna attestera fakturor minst en gång per vecka. Vid semester och liknande frånvaro bör även reserv anges. Vid lång frånvaro som t.ex. tjänstledighet bör däremot inte reserv anges då din ersättare inte kommer kunna lämna vidare ansvaret vid egen frånvaro.

Att tänka på:

  • Kom överens med reserv(er) om vilka perioder som gäller
  • Notera att mottagnings- och beslutsattestant inte kan vara samma person, din chef kan därför inte vara reserv 
  • Ta bort tidigare inlagda frånvaroperioder 
  • När du påbörjar din ledighet, glöm inte att bocka i "Frånvarande" för att aktivera frånvaro.

När du kommer tillbaka efter ledighet, verifiera att frånvaron inte längre är aktiv​.