Attest och kontering

Alla fakturor ska godkännas av mottagnings- och beslutsattestant. Inköparen behöver verifiera att fakturan är rätt och att den ska betalas. Mottagningsattestanten godkänner sedan att kostnaden bokas på verksamheten.

Vanligtvis har de flesta av församlingens medarbetare GAS-rollen Inköpare. Det innebär att många människor har fått förtroende att göra inköp för församlingens räkning och med det följer ett ansvar gentemot bland annat ledning och församlingens medlemmar.

Attestering

Attest sker i två eller fler steg. Första steget är att inköparen mottagningsattesterar fakturan och med det bekräftar att inköpet har gjorts och att fakturabelopp är korrekt. Det görs för att vi ska undvika att felaktiga eller falska fakturor betalas. Vi rekommenderar att alla som ska attestera fakturor går kursen STeko1 - Arbeta med leverantörsfakturor. Kursen finns som e-utbildning på GAS Utbildningsportal.

Om du upptäcker fel på fakturan

  • Kontakta leverantören: Om fakturans innehåll är felaktig gällande till exempel antal och pris måste du kontakta leverantören för att be om en kreditfaktura.
  • Ändra eller lägg till attestant: Klicka på ”trepunkters-knappen” till höger om nuvarande attestant(er). I nästa fönster, klicka i ny attestant. Ska du själv tas bort som attestant är det viktigt att du väljer ny attestant innan du klickar ur ditt eget namn.
  • Till utredning: Om fakturan är felaktigt inläst och tolkad kan den skickat på utredning och kommer då tillbaks till ekonomiassistenten. Det är viktigt att då skriva en kommentar.

När inköparen bekräftat att fakturan är korrekt ska verksamhetsansvarig beslutsattestera fakturan. Vid högre belopp kan även en kontrollattestant godkänna inköpet. Rättigheter och beloppsgränser för attestering sätts upp i Aveny av ekonom i samråd med ansvarig i församlingen. Fakturor måste vara fullt attesterade senast åtta dagar innan förfallodatum för att betalning ska garanteras i tid. Ha alltid som vana att attestera dina fakturor så snart som möjligt.

Glöm inte att lägga in reservattestant vid frånvaro. Fakturor som ankommer under registrerad frånvaro kommer automatiskt skickas till resvervattestant.

Kontering

Som inköpare ska du kunna svara på vad som köpts in och till vilken verksamhet det använts. Informationen lämnas som kontering i samband med att fakturan attesteras. Baskonto anger vad som köpts, Verksamhet och eventuellt område talar om vad inköpet använts till. I vissa fall ska även Objekt, Projekt eller Gåva anges. Fråga lokalt ansvarig om du är osäker.

Kodbehörigheten styr vilka konton du kan kontera på. I WebAveny kan du se din kodbehörighet vid attest via informations-i i åtgärdsfältet. Mottagningattestant kan kontera på konton utanför sin behörighet men då markeras konteringen med rött. Beslutsattestant kan bara kontera inom sin behörighet.

Tips för enklare kontering

  • Sök med text i kodrutan
  • Tryck på F2-tangenten i kodrutan
  • Se historik för leverantören i konteringshjälpen som nås via hjälpknappen i konteringsfältet
  • Spara konteringsrecept, egen flik i konteringshjälpen 

Underlag för representation, utbildning, resekostnader och liknande

Fakturor som avser exempelvis representation, utbildning och resor behöver kompletteras och styrkas med bokföringsunderlag i  form av deltagarlista samt program eller syfte. Den här typen av kostnader konteras vanligtvis på 5810-5890 samt 7611-7699.

För att underlätta hantering vid till exempel revision behöver underlagen bifogas till fakturan i WebAveny. Då kan ekonomipersonalen enkelt ta fram underlaget i ekonomisystemet vid behov. Det bifogade underlaget avser bokföringsunderlag och original ska sparas hos enheten. Om inköpet är gjort via kreditkort behöver även kvittot sparas på enheten och bifogas till fakturan.

  • Fakturan mottaningsattesteras av inköparen som även ger förslag till kontering samt bifogar underlag till fakturan i WebAveny
  • Fakturan beslutsattesteras av beslutsattestant som även stämmer av att underlag är bifogat till fakturan
  • Ekonom, ekonomiassistent och controller kan ta fram underlag till revisor vid granskning