Foto: Pixabay

Organisationsplan

Målet med organisationsplanen är att förverkliga församlingens mål och att därför hitta en balans mellan olika individers egna drivkrafter och mål samt helheten. Målet är att vi i vårt sätt att arbeta ska tänka ”För helhetens bästa!”

Organisationsplan

Hur vi organiserar arbetet i Fresta församling är ett sätt att förverkliga målen i församlingsinstruktionen och är därför också en teologisk fråga.

När Gud skapar världen är det just ur kaos som kosmos, världen, blir till.
Gud verkar 
vidare i ordningen, kosmos, i en värld som ofta består av kaos.
Därför ska kyrkan också verka i ordningen som fungerar som ett skydd.
Bevarar vi 
ordningen så bevarar den oss.

Sambandet mellan strukturer, grupper och verksamhet ska därav beaktas i vårt sätt att organisera oss. De beslut som tas ska alltså följas av gruppen och påverka det vi gör.


Styrning och ledning

Den i kyrkoordningen (K.O) beslutade gemensamma ansvarslinjen är grunden för att demokratin och teologin samverkar, styrning och ledning. Kyrkofullmäktige utser kyrkoråd som utser arbetsutskott och de, kyrkorådet, anställer kyrkoherden.
Detta regleras i församlingens arbetsordningar för styrning.
I den fortlöpande dialogen mellan ordförande och kyrkoherde samt i arbetsutskottet behandlas personalfrågor och övergripande frågor efter hand som en samverkan mellan styrning och ledning.

Kyrkoherden utser

Kyrkoherden är chef för anställda och leder all verksamhet. Kyrkoherden utser kanslichef med ansvar för förvaltningen och som kan ta beslut utifrån de behov som finns. De besluten kan även omfatta arbetstid och arbetsuppgift. Funktioner knutna till kansli, vaktmästeri, fastighet, kyrkogård samt mark hör hit.
Kanslichefen sammankallar personal i förvaltningen efter behov. Beslut kommuniceras i övrigt genom samtal eller mejl.
Kyrkoherde och kanslichef gemensamt är firmatecknare och företräder församlingen. Detta regleras i församlingens delegationsordning.

Kyrkoherden utser komminister med ansvar för pastoralt ledarskap som kan ta beslut vad gäller den pastorala verksamheten i samråd med KH. Besluten omfattar även arbetstid och arbetsuppgift i den pastorala delen. Tid mot tid i den pastorala delen hanteras av komminister, reglerade arbetstidsfrågor såsom semester, VAB, tjänstledighet tas med kyrkoherden. Detta vill stärka samordning och ledning inom
området och ge KH möjlighet att lägga tid på förvaltning efter behov. I pastoral verksamhet arbetar alla utom de i förvaltning samt informatör.

 

Kyrkoherde utser arbetsledande kyrkvaktmästare som hör till förvaltningen och vilken leder arbetet med att genomföra de beslut som tagits gällande fastighet, kyrkogård och mark. Kyrkogårdsarbetare har denne som arbetsledare.
Kyrkoherden utser i övrigt personer som får mandat att leda arbetet efter behov och ändamål.

Samma uppdrag

Förvaltningen fungerar inte som serviceorganisation för den pastorala verksamheten utan vi arbetar alla med samma uppdrag. I en relativt liten organisation behöver den pastorala verksamheten ansvara också för delar som ligger runt verksamheten. Särskilda rutiner för förvaltningens uppgifter reglerar vad som är förvaltningens ansvar.

Verksamhetsnivå och övergripande frågor

KH utser också verksamhetsansvariga som ansvarar för att skriva verksamhetsplaner med mål samt budget för den verksamheten. Verksamhetsansvarig fungerar som mellanchef för sin verksamhet och behöver kunna skilja mellan verksamheten och övergripande frågor som ligger på församlingen. Lokaler och inköp ligger t.ex. på församling emedan planering och samordning av verksamheten ligger på verksamhetsansvarig.

I verksamhetsplanen och uppföljningen av denna ligger församlingens beslut som rör verksamheten. Alltså när den är godkänd gäller den genom beslut av församlingen. Undantag från verksamhetsplanen ska vara godkända i förväg av KH.

Komminister med pastoralt ledarskap samordnar verksamhetsansvariga och tar beslut fortlöpande efter behov vad gäller samordning och samverkan.
Rör det förändring av verksamhetsplan stäms det av med KH av komminister.

För helhetens bästa

Målet med organisationsplanen är att förverkliga församlingens mål och att därför hitta en balans mellan olika individers egna drivkrafter och mål samt helheten. Målet är att vi i vårt sätt att arbeta ska tänka: För helhetens bästa.

Rollfördelning

Alla anställda ingår i ett sammanhang med tre roller. Yrkesrollen, samverkansrollen samt systemrollen. Yrkesrollen är det man arbetar mest med och är anställd för. Präst, pedagog, kanslist etc. har befattnings- samt arbetsinstruktioner som reglerar denna roll.
Samverkansrollen bygger på att vi hjälps åt för att klara av de mål vi satt upp och gör det som verksamheten fordrar. Prästen kokar kaffe, kanslichefen tänder valborgselden. Vad vi ska samverka om regleras i samverkansschemat.
Systemrollen bygger på att vi delar de övergripande målen då vi själva är redskap för det arbete vi gör. Det är svårt att sprida kristen tro om man inte är en del av tron själv.
Om systemrollen, som också fungerar som värdegrund, delas av alla så blir samverkansrollen enklare.

Utöver de tre rollerna arbetar de flesta anställdai team, alltså i nära samarbete med en eller flera andra. Här blir samarbetet personligt och behöver vara det.
De flesta arbetar också i besättning, alltså samverkar med andra i respektive yrkesroller; musikern spelar och prästen pratar. Här är kravet på att vara i respektive yrkesroll viktigare och arbetet är mer professionellt. Båda arbetsformerna behöver behärskas av samtliga anställda.

Nuläget

Förvaltning

Kanslichef kallar, samordnar och leder på ett nytt sätt vilket berör samtliga i förvaltning. Vaktmästare arbetar på uppdrag av kanslichef i förvaltningen och på uppdrag av kyrkoherde vad gäller den pastorala anknytningen. Kyrkogårdsarbetare
arbetar på uppdrag av kanslichef, likaså övrig personal i kansli/förvaltning/städ.

Arbetsledande vaktmästare ansvarar för att ta emot och återkoppla arbetet till kanslichef och ha en stödjande funktion till kyrkogårdsarbetare - framförallt se till att arbetet blir utfört enligt beslut och bistå i de moment där man behöver vara två.

Pastoral verksamhet

(Arbetsledande) Komminister ansvarar på uppdrag av kyrkoherde för pastoral planering och utförande inom ram för verksamhetsplanerna och i samråd med kyrkoherde. Tjänsten reglerar tid mot tid och fortlöpande förändringar i planering.
Kyrkoherde ansvarar för reglerad ledighet i övrigt.
Att samla gruppen för pastoral samordning, arbetsleda och skapa tydlighet efter hand ligger på tjänsten. Likaså att hitta arbetsformer och konstellationer som är ändamålsenliga för att uppnå de pastorala målen.
Vad gäller förvaltningsfrågor samordnas de med ansvarig kanslichef.