Riktlinjer för krishantering Täby församling

Krisledning 

Täby församlings krisledningsgrupp kan sammankallas vid både allvarligare händelser och krissituationer. Det är kyrkoherden, eller den som kyrkoherden utser, som aktiverar krisledningsgruppen på lämpligt sätt beroende av krissituation. Vid intern kris inom församlingen, där kyrkoherden är involverad, är kyrkorådets ordförande sammankallande för krisledningsgruppen. 

Kommunikation 

Grunden för en bra kriskommunikation är trovärdighet, öppenhet, snabbhet, begriplighet samt en  
ansvarstagande hållning. Det är viktigt med tydlig och saklig information vid allvarliga händelser. Information om allvarliga händelser ska ges fortlöpande, även när informationsvärdet kan tyckas lågt.  

Kyrkoherden ansvarar för korrekt information läggs ut fortlöpande på intranätet och den externa webben. Informationsflödet hanteras av kommunikatörerna under ledning av kyrkoherden. I direkt anslutning till en olycka eller en allvarlig händelse ska medarbetarna på arbetsplatsen informeras, vid en samling eller via digitala medier, om det som hänt. Det ger förutsättningar för en gemensam uppfattning inom gruppen av det inträffade och bidrar till att stabilisera situationen. 

Kyrkorådets ordförande samt kyrkoherde, eller den kyrkoherden utser, har mandat att tala med media. Övriga medarbetare och förtroendevalda hänvisar därmed frågor från media till dem. 

Medarbetare 

När en allvarlig händelse inträffat och det är rimligt att anta att Täby församling kan behöva gå in med åtgärder.  

Kontrollera intranätet för att se om församlingens krisledningsgrupp har aktiverats och  lagt ut någon information.  Om inte – kontakta kyrkoherden omgående och informera om vad som hänt! 
Ha arbetstelefonen nära till hands om du skulle behöva bli inkallad för extra tjänstgöring. 

Följ intranätet regelbundet och kontrollera din mail för att få aktuell information. 

Krisledningsgrupp 

Täby församlings krisledningsgrupp aktiveras av kyrkoherden eller kyrkorådets ordförande på lämpligt sätt beroende på krissituation. Krisledningsgruppens uppgift är att planera och genomföra både kort- och långsiktigt stöd vid olika typer av kriser. Gruppen kan utföra sitt arbete via digitala verktyg. När gruppen behöver samlas på fysisk plats används biblioteket i Tibble kyrka i första hand. 

Krisledningsgruppen består av: 
Kyrkoherden, ledningsgrupp och vid behov arbetsledare Service. Vid intern verksamhetskris ingår kyrkorådets ordförande i krisledningsgruppen. Vid intern kris då kyrkoherden är involverad så är det kyrkorådets ordförande som har ansvar för krisarbetet. Kyrkoherden, eller den kyrkoherden utser, har huvudansvaret för krisarbetet och delar ut ansvarsområden/ arbetsuppgifter.  

Kyrkorådets ordförande samt kyrkoherde, eller den kyrkoherden utser, har mandat att tala med media. Övriga medarbetare och förtroendevalda hänvisar därmed frågor från media till dem. 

Krisledningsgruppen samverkar vid behov med offentliga myndigheter, andra trossamfund samt församlingar i Svenska kyrkan. 

Lägesfönster 

Alla i krisledningsgruppen behöver snabbt sätta sig in i det som hänt och ha samma bild av läget. Därför konstrueras en lägesbild som visar hur händelsen ser ut vid ett visst tillfälle. En förenklad kartbild med det som har hänt bör innehålla: 

  • Vad som hänt 
  • Har medarbetare drabbats 
  • Hur händelsen kan komma att utvecklas 
  • Vilka mål och ambitioner ledningen arbetar efter 
  • Vilka aktiviteter som pågår eller är planerade 
  • Vilka resurser som finns disponibla eller tillkommer 

Funktionsbeskrivning för krisledningsgruppens orientering ska ske som: 

  • Syfte 
  • Orientering 
  • Inriktning av fortsatt arbete 
  • Uppgiftsfördelning 
  • Utse vem som skriver loggbok med tidsangivelse för olika händelseförlopp 
  • Nästa orientering, tid och plats 

Krisarbetsgrupper 

Kyrkoherden kan vid behov aktivera arbetsgrupper vilka leds av en utsedd krisarbetsledare som har till uppgift att leda gruppens arbete, ordna avlösning och fördela uppgifter. 

Grupp för själavård och diakoni 

Består av diakoner, präster, pedagoger och kyrkomusiker. Gruppen har till uppgift att ge stöd till drabbade personer till exempel genom att finnas tillgängliga för samtal och hålla minnesstunder mm. Det kan också handla om att upprätthålla befintlig verksamhet 

Servicegrupp 

Gruppen består av vaktmästare och husmödrar. Till gruppens uppgifter hör att hålla kyrkan öppen, tillhandahålla mat och dryck samt övrig service som situationen kräver. 

Uppföljning och stöd till medarbetare 

Det är viktigt att berörda medarbetare får kollegialt stöd och hjälp. Vid behov samordnas ett uppföljningsmöte för berörda medarbetare. Beteendevetare från till exempel företagshälsovården kan sättas in efter en kris för att stödja medarbetare. Detta sker efter beslut från kyrkoherden och samordnas av HR- specialist. 

Behandlades i personalutskottet 2020-01-23 
Riktlinjer för krishantering i Täby församling utfärdades av kyrkoherden 2020-02-12