Det gäller att veta vilka fastigheter som har vilka kostnader och varför de uppstår. Med väl utförd redovisning, bokslut, deklaration, budget och prognos öppnas möjligheter för välgrundade beslut. Inom Svenska Kyrkan finns ytterligare en ekonomisk aspekt kopplat till kulturarvet som förvaltas, d.v.s. Kyrkoantikvarisk ersättning och Kyrkounderhållsbidrag. Att söka pengar via dessa metoder är processer som sträcker sig över flera år, och kräver kunskap och erfarenhet för att inte behöva belastas med oförutsedda kostnader.
Årsredovisning och årsbokslut
Varje år ska respektive församling/pastorat lämna ta fram en årsredovisning. Inför årsredovisning och årsbokslut utförs en uppföljning av fastighetskostnader under föregående år - exempelvis avslutade och pågående projekt som påverkar fastigheternas kostnader. Varje byggnad är även komponentuppdelad enligt K3-metoden som innebär att olika byggdelar (t.ex. fasad, fönster, stomme, tak) skrivs av på olika livslängder vilket ger en rättvisare avskrivningsnivå vilket ger en bättre ekonomisk planering vid reinvesteringar.
Fastighetsdeklaration
Fastighetsdeklarationen lämnas till Skatteverket vart fjärde år för att avgöra en byggnads fastighetstaxering. En fastighetstaxering beskriver en byggnad utifrån fastighetstyp och taxeringsvärde. I slutändan påverkar fastighetstaxeringen vilken fastighetsskatt som ska betalas för fastigheten med tillhörande byggnader.
Fastighetsbudget
En fastighetsbudget redogör för beståndets planerade underhåll och driftskostnader för det tre kommande åren samt investeringsprojekt som har planerats inom beståndet. Fastighetsbudgeten kan även redogöra för avskrivningar av genomförda projekt. Fastighetsbudgeten ska sedan beslutas för att bli en del av församlingens/pastoratets totala budget för den kommande budgetperioden.
Budgetprognos
Budgetprognosen utförs varje kvartal som en uppföljning på den beslutade fastighetsbudgeten, för att snabbt kunna se om budgeten är riktig eller om det finns avvikelser som behöver hanteras.
Inomkyrkliga bidrag
För skyddade kyrkor enligt Kulturminneslagen, specifika byggnadsdelar eller inventarier kan man ansöka om Kyrkoantikvarisk ersättning (KAE) eller Kyrkounderhållsbidrag.
Kyrkoantikvarisk ersättning
Ansökan om KAE skickas från respektive församling/pastorat till stiftet som bereder en gemensam ansökan till Svenska Kyrkans nationella nivå. Den nationella nivån fördelar det årligen erhållna statliga bidraget över stiften som i sin tur får fördela ersättningen över församlingarna/pastoraten. Det innebär i slutändan att ett underhållsprojekt av exempelvis en målning erhåller KAE till en procentuell andel av projektets budget. Den faktiska ersättningen avgörs när ett projekt efter utförande rekvireras. Läs mer om Kyrkoantikvarisk ersättning (KAE).
Kyrkounderhållsbidrag
Bidraget går att söka för kostnadskrävande arbeten på kyrkobyggnader. Bidraget ges från Stiftet och kan kombineras med KAE. Bidraget fördelas även på församlingarnas/pastoratens ekonomiska bärkraft. Läs mer om Kyrkounderhållsbidrag här.