För att få en tjänst som präst eller diakon i en församling eller ett pastorat krävs att man uppfyller de särskilda behörighetskrav som ställs i Kyrkoordningen (31 respektive 32 kap.). Innan en församling eller ett pastorat anställer en person till sådan tjänst ska domkapitlet därför först pröva de sökandes behörighet. Domkapitlets ansvar att pröva behörigheten regleras i 34 kap. 13–14 §§ Kyrkoordningen. Kyrkoordningen är ingen lag, men ses däremot som ett avtal för dess medlemmar, likt en förenings stadgar.
Det övergripande syftet med domkapitlets behörighetsprövning är att inom ramen för en rättssäker arbetsgång pröva om de sökande till vissa profiltjänster uppfyller grundläggande behörighetskrav som uppställts inom Svenska kyrkan.
Vid prövningen tar stiftet ibland även referensers uttalanden i beaktande. Uppgifter om referenspersonen behandlas då i syfte att kunna kontrollera kompetenser och erfarenheter hos de präster och diakoner som ska behörighetsprövas av domkapitlet. Stiftet kan kontakta dels referenspersoner som angetts av sökandena själva i ansökningshandlingarna, dels personer som domkapitlet bedömer kan ha något att tillföra i det särskilda ärendet.
Det förekommer även personuppgifter rörande företrädare för församlingen/pastoratet som ska nyanställa.
Personuppgifter som kan komma att behandlas:
A. Sökande till position som präst/diakon - Namn, e-postadress, personnummer, adress, telefonnummer, examina, uppgifter om tidigare arbetslivserfarenhet, referenser, värderande omdömen, trostillhörighet, övriga personuppgifter som finns i den sökandes ansökningshandlingar.
B. Referenser & företrädare - Namn, funktion och kontaktuppgifter.
I ett typiskt ärende behandlas personuppgifter genom:
- Insamling från den berörda enheten.
- Kommunikation och eventuell mötesbokning med sökanden.
- Bedömning av personuppgifter som är relevanta för att utreda den sökandes behörighet.
- I förekommande fall, avgivande av yttrande om sökanden.
- Överlämnande av beslut till den berörda enheten.
- Överlämnande av samtliga handlingar till Svenska kyrkans överklagandenämnd om fattat beslut överklagas.
Alla handlingar i ärendet diarieförs i enlighet med Kyrkoordningen. Upprättade minnesanteckningar från intervju och/eller referenstagning betraktas normalt som arbetsmaterial och gallras efter det att beslut tagits. I ärenden om behörighetsprövning gallras dock detta arbetsmaterial med viss fördröjning. Erfarenhetsmässigt söker präster och diakoner – som letar efter ny anställning – flera olika tjänster under en begränsad tid och med angivande av samma referenser; för att undvika en orimlig arbetsbörda för domkapitlet kopplad till referenstagning kan därför samma minnesanteckningar komma att användas i mer än ett ärende i sex månader från det att de upprättades.
Ändamålet med behandlingen av referensuppgifter är att möjliggöra kontroll av de sökandes lämplighet för de tjänster de söker. Laglig grund för denna behandling är stiftets berättigade intresse av att effektivisera sitt arbete. Du kan invända mot att vi återanvänder referenserna, i vilket fall vi kommer att radera uppgifterna om vi inte kan visa berättigade skäl för fortsatt behandling. Eftersom diskrimineringslagen ger en rätt att överklaga ett beslut i två år efter avslaget kommer alla referensuppgifter ändå att sparas i ett arkiv i två år, dock utan påverkan på nya ärenden efter att sexmånadersgränsen har passerat.