Hur vi hanterar offentliga handlingar
Offentliga handlingar hos Svenska kyrkan är uppdelade i två kategorier: vissa typer av allmänna handlingar samt handlingar som inkommit till eller upprättats hos Svenska kyrkan efter den 1 januari 2000.
De allmänna handlingar som hanteras är av tre olika typer, nämligen handlingar som
1) inkommer till eller upprättas inom begravningsverksamheten,
2) rör den kyrkoantikvariska ersättningen, eller
3) inkom till eller upprättades hos Svenska kyrkan senast den 31 december 1999.
Allmänheten kan vända sig till oss för att begära att få ut någon av ovanstående handlingstyper.
Diarieföring
För att uppfylla lagens krav på att hålla våra arkiv ordnade så att allmänheten ska kunna begära ut handlingar registrerar vi alla handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. För allmänna handlingar gör vi detta med stöd av 5 kap. 1-2 §§ och 2 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen. För Svenska kyrkans egna handlingar sker registreringen med stöd av 12 § 2 st. lagen om Svenska kyrkan, med närmare bestämmelser för hur registreringen ska ske i 55 kap. kyrkoordningen.
Sekretessprövning och utlämnande
Innan en handling lämnas ut ska alltid en sekretessprövning göras för att se om hela, delar av eller ingen del av handlingen kan lämnas ut. Vid en sekretessprövning görs en bedömning av huruvida informationen i den berörda handlingen är sekretessbelagd. I och med att denna sekretessprövning görs kommer vi att behandla de personuppgifter som finns i handlingen genom att läsa, analysera och eventuellt stryka vissa eller alla personuppgifter.
Svenska kyrkans egna handlingar sekretessprövas med stöd av 11 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan (närmare bestämmelser finns i 53 och 54 kap. Kyrkoordningen). Själva utlämnandet av Svenska kyrkans handlingar sker på basis av ett allmänt intresse, med stöd i 11 § lagen om Svenska kyrkan. Personuppgifter i en handling som begärts ut kommer att behandlas för sekretessprövning och utlämnande under den tid som ärendet om utlämnande pågår och återgår därefter till att lagras som en del av vårt arkiv. Om ett nytt ärende om utlämnande inkommer påbörjas en ny behandling.
Sekretessprövning och utlämnande av allmänna handlingar inom begravningsverksamheten, rörande den kyrkoantikvariska ersättningen eller sådana allmänna handlingar som inkom till eller upprättades hos Svenska kyrkan innan år 2000 omfattas vanligtvis inte av dataskyddsförordningen, eftersom sådan hantering regleras av Tryckfrihetsförordningen och därmed faller under undantaget i 1 kap. 7 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Om du begär ut en stor mängd handlingar som innehåller känsliga personuppgifter kan begäran dock komma att avslås med hänsyn till dataskyddsförordningens regler om när och hur känsliga personuppgifter får behandlas. Detta på grund av en ändring i Tryckfrihetsförordningen (1 kap. 13 §) som började gälla i januari 2019