Det här dokumentet är framtaget för att informera dig som är anställd eller arvodist i Botkyrka församling om vår hantering av dina personuppgifter. Genom detta dokument vill vi vara transparenta med vår hantering av personuppgifter och påvisa att hanteringen är förenlig med dataskyddsförordningen.
Anställd
Vi har samlat in följande personuppgifter gällande dig:
-
Namn
-
Personnummer
-
Adress
-
Telefonnummer (arbetstelefon)
-
E-postadress (arbetsmail)
-
Eventuellt foro föreställande dig
-
Funktion
-
Lön
-
Namn och telefonnummer till nära anhörig
Ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter är att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt anställningsavtal och lag samt främja en god relation mellan anställda på arbetsplatsen. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för att anställningsavtalet ska kunna ingås och fullgöras.
Enligt anställningsavtalet är du skyldig att tillhandahålla ovanstående uppgifter. Tillhandahåller du inte personuppgifterna kan du inte bli anställd hos oss, bortsett från eventuellt fotografi vilket har tagits med ditt samtycke. Under vissa omständigheter kan vi be dig om kompletterande personuppgifter för att uppfylla lagar och krav.
Timanställd alt. arvodist
Vi har samlat in följande personuppgifter gällande dig:
-
Namn
-
Personnummer
-
Adress
-
Telefonnummer
-
E-postadress
-
Eventuellt foro föreställande dig
-
Funktion
-
Lön/arvode
-
Namn och telefonnummer till nära anhörig. (avser timanställd)
Ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter är att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt anställningsavtal och lag samt främja en god relation mellan anställda på arbetsplatsen. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för att anställningsavtalet ska kunna ingås och fullgöras.
Enligt anställningsavtalet är du skyldig att tillhandahålla ovanstående uppgifter. Tillhandahåller du inte personuppgifterna kan du inte bli anställd hos oss, bortsett från eventuellt fotografi vilket har tagits med ditt samtycke. Under vissa omständigheter kan vi be dig om kompletterande personuppgifter för att uppfylla lagar och krav.
Dina rättigheter
Vi skyddar dina uppgifter genom att efterfölja interna rutiner samt regler som uppställs i lag. Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att utan kostnad få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem, under förutsättning att du kan bevisa din identitet. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av oss tills vidare. Om du vill begära utdrag av de personuppgifter vi lagrar om dig, hör av dig till församlingsexpeditionen.
Du har även rätt att begära rättelse, komplettering eller radering av personuppgifter som vi behandlar om dig. Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.
Begära utdrag av personuppgifter
För att begära utdrag av de personuppgifter vi hanterar om dig, vänligen ta kontakt med Söderköping S:t Anna församlingsexpedition, Prästgatan 9 A, 614 32 Söderköping. Har du frågor kan du kontakta församlingsexpeditionen på telefon 0121-358 00 eller via ssa.forsamling@svenskakyrkan.se.
Dataskyddsombud
Söderköping S:t Anna församlings dataskyddsombud är Christer Jonasson Pihl. Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter, hör av dig till honom:
0121-358 11, christer.jonasson-pihl@svenskakyrkan.se
Vanliga frågor och svar
Vad är personuppgifter?
All information som går att härleda till en fysisk levande person, exempelvis namn, ålder, personnummer, kontaktinformation.
Vad är behandling av uppgifter?
Behandling är all hantering av uppgifterna, oavsett om det är digitalt eller analogt, till exempel insamling, registerföring eller sparande av uppgifter.
Var är personuppgifter insamlade från?
Dina personuppgifter samlas i regel in då du själv uppger dem. Det kan vara i samband med att du bokar ett dop eller en vigsel, eller när du anmäler dig eller ett barn till en verksamhet.
I vissa fall har del personuppgifter lagts in i vårt organisationsregister Kyrksam av en annan organisation inom Svenska kyrkan. Din adress kan komma att hämtas från folkbokföringsregistret. Telefonnummer och e-postadress har du alltid själv uppgett.
Varför är det nödvändigt att behandla mina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna sköta våra åtaganden som församling i Svenska kyrkan. Det inkluderar exempelvis medlemskap, genomförande av verksamhet, kontaktinformation, behörighet till IT-system, kommunikation, arvodesutbetalning. Vi kan också vara skyldiga att hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav på rapportering, skatteinbetalning m.m.
Vi kommer endast att hantera dina personuppgifter så länge det behövs enligt lagkrav. Vissa uppgifter kan dock komma att sparas under en tid, nämligen sådana uppgifter som krävs för administrativa ändamål.
Vem får tillgång till mina personuppgifter?
Söderköping S:t Anna församling är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in. Det betyder att vi har ansvar för att följa de lagkrav som ställs på behandlingen.
Vi har behörighetsstyrning på våra system, vilket gör att dina personuppgifter endast kan kommas åt av de personer som behöver ha tillgång till dem. Vissa personuppgifter kan vara delade öppet inom Söderköping S:t Anna församling, till exempel namn, funktioner och kontaktuppgifter.
För att sköta våra uppgifter som uppdragsgivare har vi kontakt med IT-systemleverantörer som ibland kan få tillgång till dina personuppgifter då de loggar in i systemet. Dessa har dock undertecknat avtal om att inte avslöja något om de uppgifter de får tillgång till.
Vi överför vissa personuppgifter till Skatteverket och andra organisationer där det krävs för att uppfylla en överenskommelse mellan dig och oss eller på grund av lagkrav eller domstolsbeslut.
Dina personuppgifter hanteras huvudsakligen i Kyrksam, som är Svenska kyrkans organisationsregister, och för dig som har lön eller arvode i Flex HRM lön. Leverantörerna av dessa system är bundna av regler gällande hantering av personuppgifter. I de undantagsfall andra system används har vi tecknat biträdesavtal med leverantören.
Uppdatering av dokument
Vi kan komma att uppdatera detta dokument när som helst. Du uppmanas därför att hålla koll på uppdateringar så att du håller dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.