INTEGRITETSPOLICY
GRUPPVERKSAMHET (INKL. KONFIRMAND- OCH KÖRVERKSAMHET)
Barngrupper
Behandling av personuppgifter
Vi behöver behandla dina och ditt barns personuppgifter för att barnet ska kunna gå i vår barngrupp.
Uppgifter om vårdnadshavare
Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dig vid behov, exempelvis för att kunna meddela om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt barns deltagande i vår verksamhet. En sådan typ av utskick gör vi vid varje terminsstart för att informera de som tidigare varit med i en grupp om att den snart startar igång igen. Vi har gjort en intresseavvägning och kommit fram till att vårt berättigade intresse väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter.
Uppgifter om barnet
Vi behöver ditt barns personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver veta vilka barn som går i våra barngrupper. Behandlingen utförs med stöd av det avtal du anses ingå för barnets räkning när du anmäler barnet till vår grupp.
- Vi behöver skicka vissa av ditt barns personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för barnets deltagande i gruppen (enligt förordningen (2015:218) om statsbidrag till folkbildningen). Behandlingen utförs med stöd av det avtal du anses ingå för barnets räkning när du anmäler barnet till vår grupp.
- Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om ditt barn. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att barnet inte serveras något han/hon/hen inte kan äta eller som kan skada honom/henne/henom. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Västra Frölunda pastorat utan ett samtycke från vårdnadshavare.
- Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där ditt barn finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.
Om du inte lämnar ditt barns personuppgifter till oss kan avtalet om deltagande i barngruppen inte ingås och ditt barn kan då inte delta i barngruppen.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du anmäler ditt barn till barngruppen lämnar du också in personuppgifter om dig och ditt barn till Västra Frölunda pastorat. Detta görs vanligen på en blankett eller annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.
För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, e-postadress, telefonnummer och postadress.
För barn rör det sig vanligtvis om namn, födelsedatum, postadress och eventuella allergier eller andra viktiga hälsouppgifter. Under ditt barns tid i barngruppen kan vi även komma att behandla foton och filmer där ditt barn finns med.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifterna om barnet raderas varje läsår och måste därför lämnas in på nytt om ditt barn vill fortsätta i sin grupp. Dina uppgifter kommer att sparas av oss tills barnet lämnar gruppen. Blanketten avseende godkännande och samtycke till publicering sparas under tiden som bild-/filmmaterialet finns publicerat.
Ungdomsgrupper
Behandling av personuppgifter
Vi behöver behandla ungdoms och vårdnadshavares personuppgifter för att ungdomen ska kunna delta i våra ungdomsgrupper.
Uppgifter om vårdnadshavare
Vårdnadshavares personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dem vid behov, exempelvis för att kunna meddela om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera om något annat som är relevant för ungdomens deltagande i vår verksamhet. En sådan typ av utskick gör vi vid varje terminsstart för att informera de som tidigare varit med i en grupp om att den snart startar igång igen. Vi har gjort en intresseavvägning och kommit fram till att vårt berättigade intresse väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av personuppgifter.
Uppgifter om ungdomen
Vi behöver ungdomens personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver veta vilka ungdomar som går i våra ungdomsgrupper. Behandlingen utförs med stöd av det avtal vårdnadshavaren anses ingå för ungdomens räkning när de anmäler ungdomen till vår grupp.
- Vi behöver skicka vissa av ungdomens personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för deras deltagande i gruppen (enligt förordningen (2015:218) om statsbidrag till folkbildningen). Behandlingen utförs med stöd av det avtal vårdnadshavaren anses ingå för ungdomens räkning när de anmäler ungdomen till vår grupp.
- Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om ungdomen. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att ungdomen inte serveras något de inte kan äta eller som kan skada dem. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Västra Frölunda pastorat utan ett samtycke från vårdnadshavare.
- Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där din ungdom finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.
Om du inte lämnar din ungdoms personuppgifter till oss kan avtalet om deltagande i gruppverksamhet inte ingås och din ungdom kan då inte delta i gruppen.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du anmäler din ungdom till ungdomsgruppen lämnar du också in personuppgifter om dig och din ungdom till Västra Frölunda pastorat. Detta görs vanligen på en blankett eller annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.
För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, e-postadress, telefonnummer, adress och namnteckning.
För ungdomen rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, e-postadress, adress, eventuella hälsouppgifter. Vi kan även komma att behandla foton och filmer där ungdomen finns med.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifterna sparas hos oss under tiden ungdomen deltar i vår verksamhet. Vårdnadshavarens uppgifter kommer att sparas av oss tills ungdomen lämnar gruppen. Blanketten avseende godkännande och samtycke till publicering sparas under tiden som bild-/filmmaterialet finns publicerat.
Konfirmandgrupper
Behandling av personuppgifter
Vi behöver behandla ungdoms och vårdnadshavares personuppgifter för att ungdomen ska kunna konfirmera sig. Direktinbjudan går till medlemmar och medlemmars barn som ska fylla 15 år nästkommande år. Personuppgifterna hämtas från kyrkobokföringen och folkbokföringen (Skatteverket).
Uppgifter om vårdnadshavare
Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dig vid behov samt för att kunna upplysa om våra verksamheter och göra utskick via brev, e-post eller SMS, exempelvis för att kunna meddela om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för din ungdoms deltagande i vår verksamhet. Vi har gjort en intresseavvägning och kommit fram till att vårt berättigade intresse väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter.
Uppgifter om ungdomen
Vi behöver din ungdoms personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra konfirmationen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ungdomen anses ingå i och med att du går med på att ungdomen deltar i vår verksamhet.
- Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om ungdomen. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att ungdomen inte serveras något de inte kan äta eller som kan skada dem. Eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Västra Frölunda pastorat utan ett samtycke från vårdnadshavare.
- För att ungdomen ska kunna konfirmeras behöver vi veta om han/hon/hen är döpt, och i så fall i vilken ordning. Behandlingen utförs med stöd av kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar.
- När det är dags för läger respektive resa med konfirmationsgruppen kan vi behöva inhämta ytterligare uppgifter för att administrera aktiviteten i fråga samt för att göra den så trygg och säker som möjligt. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ungdomen anses ingå i och med att du går med på att de deltar i vår verksamhet.
- För att ungdomen ska kunna delta i vissa aktiviteter kan vi behöva veta om han/hon/hen är simkunnig. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att säkerställa att din ungdom inte utsätts för fara under våra aktiviteter.
- Vi sparar kontaktuppgifter till ungdomen för att kunna skicka ut inbjudningar till återträffar och till konfirmationsledarskap de tre första åren efter konfirmationen. Detta görs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna skicka sådana inbjudningar till tidigare konfirmander.
- Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där ungdomen finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med vårdnadshavares samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.
Om vi inte får ungdomens personuppgifter kan de inte konfirmeras.
Uppgifter om genomförd konfirmation indikerar konfirmandens religiösa övertygelse, vilket är en känslig personuppgift. Vi behandlar denna känsliga uppgift i egenskap av en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken den döpte är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgifter om den religiösa övertygelsen till någon utanför Svenska kyrkan utan samtycke.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du anmäler din ungdom till konfirmationsläsningen lämnar du också in personuppgifter om dig och din ungdom till Västra Frölunda pastorat. Detta görs vanligen på en blankett eller annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.
För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, e-postadress, telefonnummer, adress och namnteckning.
För ungdomen rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, e-postadress, adress, datum och ordning för dop, religiös övertygelse, eventuella hälsouppgifter.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifterna sparas hos oss under tiden ungdomen deltar i vår verksamhet. Vissa uppgifter om konfirmationen kommer att sparas i en så kallad konfirmationsbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I konfirmationsboken anges bl.a. uppgifter om konfirmanden och vårdnadshavarna. Underlag till konfirmationsboken gallras dock efter fem år.
Vuxengrupper/körer
Behandling av personuppgifter
Vi behöver behandla dina (och i vissa fall en anhörigs) personuppgifter för att du ska kunna delta i vår gruppverksamhet eller kör.
Uppgifter om dig
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
- Om ett grupptillfälle ställs in eller om vi vill informera dig om något annat som är relevant för ditt deltagande i vår verksamhet behöver vi kunna kontakta dig. Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
- Vi behöver skicka vissa av dina personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande i gruppen eller kören (enligt förordningen (2015:218) om stats-bidrag till folkbildningen). Behandlingen utförs för att uppfylla ett avtal med dig.
- Vi sammanställer alla grupp- och körmedlemmars namn och kontaktuppgifter i en lista som lämnas ut till varje medlem. Behandlingen utförs med stöd av vårt och våra gruppmedlemmars berättigade intresse av att kunna kontakta varandra inom ramen för verksamheten.
- Vi tar ofta foton och filmer i vår verksamhet och kan därför komma att publicera sådant material där du finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.
Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan avtalet om deltagande i gruppen/kören inte ingås och du kan då inte delta i gruppen/kören.
Uppgifter om anhörig
Vi kan komma att spara kontaktuppgifter till någon anhörig till dig som grupp- eller körmedlem. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att veta vem vi ska kontakta om något händer dig när du vistas hos oss.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du anmäler dig till grupp eller kör hos Västra Frölunda pastorat lämnar du också in personuppgifter om dig till oss. Detta görs vanligen på en blankett eller annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.
För dig som deltagare rör det sig vanligtvis om namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Personnummer samlas in för att vi ska kunna få bidrag från Sensus studieförbund. Under din tid i gruppen/kören kan vi även komma att behandla foton och filmer där du finns med.
För anhörig rör det sig vanligtvis om namn, relation och telefonnummer.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Alla personuppgifter sparas hos Västra Frölunda pastorat under tiden du deltar i vår verksamhet. Vid terminsstart uppdaterar vi dina personuppgifter och kasserar inaktuella blanketter med person-
uppgifter.
BOKNING
Boka barndop
Behandling av personuppgifter
Ett barn får döpas när båda vårdnadshavarna begär att ett barn ska döpas till kristen tro. Det finns två sätt för dopprocessen att inledas: antingen bjuder pastoratet in till dop, eller så kontaktar vårdnadshavarna själva pastoratet för att boka dop.
Inbjudan skickas enbart till barn med en eller flera vårdnadshavare som är medlemmar i Svenska kyrkan. Uppgifter om sådana barn gallras vid utgången av barnets fjärde levnadsmånad eller när vårdnadshavare innan dess begär att gallring ska ske.
Är ingen av vårdnadshavarna medlem i Svenska kyrkan behöver vårdnadshavarna vända sig till Västra Frölunda pastorat för att boka dop.
Uppgifter om vårdnadshavare
Dina personuppgifter behandlas av oss med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig för ändamål som rör dopet, inklusive för att inhämta ditt och eventuell annan vårdnadshavares samtycke till dop.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Uppgifter om barnet
Vi behöver ditt barns personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra dopet. Detta inkluderar inledande bokning av dopsamtal, anteckningar som förs under dopsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen. Behandlingen utförs med stöd av att du ska kunna ingå ett avtal (kyrkoordningens stadgar) för barnets räkning.
- Vi kommer att efter dopet föra in ditt barn i vårt medlemsregister. Behandlingen utförs med stöd av det avtal (kyrkoordningens stadgar) som du genom ditt barns dop ingår för barnets räkning.
- Med vårdnadshavares samtycke kan barnets förnamn samt datumet för dopet göras tillgängligt på en dopängel, dopdroppe eller liknande i kyrkan där barnet döptes.
- Med vårdnadshavares samtycke kan barnets namn komma att läsas upp och/eller visas på projektor i kyrkan efter dopet.
- Vissa församlingar håller en gång per en dopängel/droppsgudstjänst där de som döpts under året får hämta ut sina dopänglar/droppar. Har barnet döpts under året kommer en inbjudan att skickas med stöd av vårt berättigade intresse att utföra medlemsvård. Med vårdnadshavares samtycke kan barnets namn läsas upp i kyrkan under gudstjänsten.
- De första av ditt barns levnadsår kommer vi att använda dina kontaktuppgifter för att skicka dopdagshälsningar. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse att utföra medlemsvård genom att skicka sådana hälsningar.
Om du inte lämnar ditt barns personuppgifter till oss kan barnet inte döpas.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Barnets person-uppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Uppgifter om genomfört dop och medlemskap i Svenska kyrkan är känsliga personuppgifter. Vi behandlar i normalfallet dessa känsliga personuppgifter med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken den döpta blir medlem genom sitt dop. Vi kommer inte att lämna ut uppgifterna till någon utanför Svenska kyrkan utan vårdnadshavarens samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.
Uppgifter om eventuell fadder
Om en fadder anges kommer hen att antecknas under dopsamtalet och bevaras i dopboken för historiska ändamål. Registreringen utförs med stöd av kyrkoordningen 19 kap. 7 §, vilken ses som ett avtal gentemot medlemmar i Svenska kyrkan. Bevarandet sker med stöd av arkivändamål av allmänt intresse.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Anmälan till dop görs vanligtvis via telefon eller e-post. Personuppgifterna lämnas av den som bokar dopet.
För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, civilstånd, e-postadress, telefonnummer och postadress.
För dopkandidat rör det sig om namn, personnummer, datum för dop, namn på eventuell fadder och religiös övertygelse.
För eventuell fadder rör det sig om fadderns namn och namn på den döpta.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Vissa uppgifter om dopet kommer att sparas i en så kallad dopbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I dopboken anges bland annat uppgifter om barnet, vårdnadshavarna och eventuell fadder. Underlag till dopboken gallras dock efter 20 år.
Uppgifter i medlemsregistret bevaras så länge ditt barn är medlem i Svenska kyrkan och tre månader efter eventuellt utträde. Anmälningar och bevis om utträde bevaras.
Dopänglar och dopdroppar tas ned senast efter ett år eller när samtycke tas tillbaka.
Boka vuxendop
Behandling av personuppgifter
För att du ska kunna döpas hos Västra Frölunda pastorat behöver vi behandla dina personuppgifter.
Uppgifter om dig som ska döpas
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra dopet. Detta inkluderar kontakt kring dopet, inledande bokning av dopsamtal, anteckningar som förs under dopsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen. Behandlingen utförs med stöd av att du ska kunna ingå ett avtal (kyrkoordningens stadgar).
- Vi kommer att efter dopet föra in dig i vårt medlemsregister. Behandlingen utförs med stöd av det avtal (kyrkoordningens stadgar) som du ingår genom ditt dop.
- Med ditt samtycke kan ditt förnamn samt datumet för dopet göras tillgängligt på en dopängel eller en dopdroppe i kyrkan där du döptes.
- Med ditt samtycke kan ditt namn komma att läsas upp och/eller visas på projektor i kyrkan efter dopet.
- Varje år håller vi en dopängels/droppgudstjänst där de som döpts under året får hämta ut sina dopänglar/droppar. Har du döpts under året kommer en inbjudan att skickas med stöd av vårt berättigade intresse att utföra medlemsvård. Med ditt samtycke kan ditt namn läsas upp i kyrkan under gudstjänsten.
Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan du inte döpas.
Vi kan komma att diarieföra handlingar som inkommer till eller upprättas hos oss. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i enlighet med den inomkyrkliga offentlighetsprincipen, vilket framgår av 11 § lagen om Svenska kyrkan.
Uppgifter om genomfört dop och medlemskap i Svenska kyrkan är känsliga personuppgifter. Vi behandlar i normalfallet dessa känsliga personuppgifter med stöd av att vi är en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken du blir medlem genom ditt dop. Vi kommer inte att lämna ut uppgifterna till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke, förutom om utlämnandet är nödvändigt och i enlighet med lag.
Uppgifter om eventuell fadder
Om en fadder anges kommer han/hon/hen att antecknas under dopsamtalet och bevaras i dopboken för historiska ändamål. Registreringen utförs med stöd av kyrkoordningen 19 kap. 7 §, vilken ses som ett avtal gentemot medlemmar i Svenska kyrkan. Bevarandet sker med stöd av arkivändamål av
allmänt intresse.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Anmälan till dop görs vanligtvis via telefon, webbformulär eller e-post. Du lämnar själv in personuppgifterna till oss.
För dopkandidat rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, postadress, datum för dop, namn på eventuell fadder och religiös övertygelse.
För eventuell fadder rör det sig om fadderns namn och namn på den döpta.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Vissa uppgifter om dopet kommer att sparas i en så kallad dopbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. I dopboken anges bland annat uppgifter om dig och eventuell fadder. Underlag till dopboken gallras dock efter 20 år.
Uppgifter i medlemsregistret bevaras så länge du är medlem i Svenska kyrkan och tre månader efter eventuellt utträde. Anmälningar och bevis om utträde bevaras.
Dopänglar och dopdroppar tas ned senast efter ett år eller när samtycke tas tillbaka.
Vara fadder
Behandling av personuppgifter
Genom ditt fadderåtagande vid dop kommer ditt namn att föras in i en så kallad dopbok, där det även framgår vem du är fadder till. Registreringen görs med stöd av vårt, ditt och den döpte/vårdnadshavarnas berättigade intresse av att ange dig som fadder. Dopboken sparas för alltid med stöd av arkivändamål av allmänt intresse.
Boka vigsel
Behandling av personuppgifter
Vi behöver era personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver personuppgifterna för att planera och genomföra vigseln, vilket inkluderar exempelvis bokning av lokal och resurser för vigseln, anteckningar som förs under vigselsamtalet och vad som sägs under den kyrkliga handlingen. Behandlingen utförs med stöd av det avtal ni anses ingå genom att boka vigsel hos oss.
- För att vigas i Svenska kyrkan krävs som huvudregel att en i vigselparet är medlem i Svenska kyrkan. När vi gör den kontrollen behöver vi därför behandla uppgifter om medlemskap för minst en av er. Detta gör vi med stöd av kyrkoordningen 23 kap. 1 a §, vilken ses som ett avtal för dess medlemmar. Uppgifter om medlemskap i Svenska kyrkan indikerar medlemmens religiösa övertygelse, vilket är en känslig personuppgift. Vi behandlar denna känsliga uppgift i egenskap av en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken en av er eller båda är medlem/medlemmar. Vi kommer inte att lämna ut uppgifter om medlemskapet till någon utanför Svenska kyrkan utan samtycke.
- För att kunna vigas behöver ni lämna in intyg om hindersprövning och vigselintyg från Skatteverket. Behandlingen utförs med stöd av en rättslig förpliktelse i Äktenskapsbalken 4 kap. 5 §.
- Efter vigseln lämnas ett vigselbevis till er. Underrättelse om vigseln skickas även till Skatteverket. Dessa behandlingar utförs med stöd av rättsliga förpliktelser i Äktenskapsbalken 4 kap. 7-8 §§.
- Era namn kan komma att läsas upp i kyrkan i efter vigseln.
Om ni inte lämnar era personuppgifter till oss kan ni inte vigas hos oss.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De uppgifter vi behandlar om er är namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, civilstatus och eventuellt medlemskap i Svenska kyrkan.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Kontakt via exempelvis e-post gallras efter vigseln. Vissa uppgifter om vigseln kommer att sparas i en så kallad vigselbok, vilken bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. Underlag till vigselboken gallras dock efter fem år.
Boka begravning
Behandling av personuppgifter
När du bokar en begravningsgudstjänst kommer vi att behöva behandla dina personuppgifter. Det huvudsakliga syftet med att dina personuppgifter är att vi ska kunna administrera och genomföra begravningsgudstjänst och gravsättning. Du ingår ett avtal genom att boka tid för förrättningen, vilket är en av grunderna för behandlingen av dina personuppgifter, men vi behandlar även personuppgifter som ett led i myndighetsutövning enligt begravningslagen. Som en del av Svenska kyrkans myndighetsutövning skickar vi därmed information om gravsättningen till Skatteverket.
Utöver den behandling som utförs för att uppfylla avtal eller som ett led i myndighetsutövning behandlar vi även dina kontaktuppgifter i upp till ett år efter gravsättningen för att vi ska kunna skicka dig inbjudningar till minnesgudstjänst och/eller sorgegrupp. Vi gör det med stöd av ett berättigat intresse, då vi bedömer att du sannolikt har ett intresse av att få sådana inbjudningar skickade till dig. Kontakta oss om du vill att vi tar bort dig från dessa listor.
Eftersom dataskyddsförordningen inte omfattar personuppgifter för avlidna nämns inte den avlidnes personuppgifter i denna information.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter vi behandlar i normalfallet är namn, adress, telefonnummer, e-postadress, din relation till den avlidne samt faktureringsuppgifter. Vanligtvis får vi dina uppgifter från begravningsbyrån, men vi kan även få dem från dig direkt eller via annan församling.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Dina personuppgifter sparas under den tid som stadgas av tillämpliga lagar och föreskrifter, såsom begravningslagen. Vissa uppgifter om förrättningen kommer att sparas för historiska ändamål i en så kallad ministerialbok. Som angetts ovan behandlas dina kontaktuppgifter i upp till ett år efter grav-sättningen.
Boka lokal
Behandling av personuppgifter
När du bokar en av Västra Frölunda pastorats lokaler kommer vi att be om vissa personuppgifter för att vi ska kunna administrera lokalbokningen och kontakta dig vid behov.
Om du är en privatperson behandlar vi dina personuppgifter för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå med oss när du bokar en av våra lokaler.
Om du representerar en församling eller annan organisation behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt och din organisations berättigade intresse av att kunna ingå och uppfylla avtal om lokalbokning. Du kan invända mot vår behandling av personliga skäl, varpå vi i så fall gör en avvägning mellan intresset att uppfylla avtalet och ditt intresse av att inte få dina person-uppgifter behandlade av oss.
Om du inte anger de efterfrågade uppgifterna kan vi tyvärr inte erbjuda bokning av lokalen eftersom vi då inte kan uppfylla avtalet.
Svenska kyrkan i Uppsala kan komma åt de personuppgifter du lämnar till oss eftersom de är system-leverantör till vårt IT-system.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Det är obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och eventuell församling eller annan organisation du tillhör.
I vissa fall tar vi betalt för bokning av våra lokaler, vilket innebär att vi behöver behandla ditt person-nummer om du som privatperson är fakturamottagare.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Dina uppgifter sparas under den tid som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet gentemot dig. Fakturaunderlag sparas av oss i 7 år efter räkenskapsårets slut med stöd av bokföringslagen.
MEDLEMMAR
Om du är medlem i Svenska kyrkan
Behandling av personuppgifter
Om du är medlem i Svenska kyrkan och kyrkobokförd i någon av Västra Frölunda pastorats
församlingar Näset, Styrsö Tynnered, Västra Frölunda eller Älvsborg, behöver vi behandla vi vissa av dina personuppgifter. Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
- För att vi ska kunna fullgöra avtalet mellan oss – det inkluderar bl.a. att ta ut avgifter, skicka ut relevant information och tillhandahålla dig de tjänster och den medlemsvård du har rätt till.
- Vi skickar varje år in uppgifter om dig till Skatteverket i enlighet med 5 § i lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund och 16 § lagen (1998:1593) om trossamfund. Endast de uppgifter skickas som är nödvändiga för att ta ut kyrkoavgift. Behandlingen utförs med stöd av en rättslig förpliktelse.
- Inför kyrkliga val kan dina personuppgifter komma att hanteras för att du ska kunna rösta i valet. Behandlingen utförs med stöd av 38 kapitlet i kyrkoordningen, vilken ses som ett avtal mellan Svenska kyrkan och dig som medlem.
- Om du som medlem får barn kommer ditt barns namn och personnummer att registreras hos oss så att vi kan skicka ut en inbjudan till dop. I ett sådant fall registreras även din egen civil-status. Om du inte anmäler intresse för dop gallras dessa uppgifter vid utgången av barnets fjärde levnadsmånad, eller när du begär det. Uppgifterna behandlas med stöd av 19 kap. 8 § i kyrkoordningen, vilken stadgar att information om möjligheten till dop ska skickas ut till alla medlemmar vars barn är yngre än sex månader. Kyrkoordningen ses som ett avtal mellan Svenska kyrkan och dig som medlem.
- Direktinbjudan till konfirmation går varje år till medlemmar och medlemmars barn som ska fylla 15 år nästkommande år. Personuppgifterna hämtas från kyrkobokföringen och folkbokföringen (Skatteverket). Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att erbjuda medlemmar i årskurs 8 att konfirmera sig
Uppgifter om medlemskap i Svenska kyrkan indikerar medlemmens religiösa övertygelse, vilket är en känslig personuppgift. Vi behandlar denna känsliga uppgift i egenskap av en icke vinstdrivande förening med religiöst syfte i vilken du är medlem. Vi kommer inte att lämna ut uppgifter om ditt medlemskap till någon utanför Svenska kyrkan utan ditt samtycke.
Svenska kyrkan på nationell nivå har också viss information om hur personuppgifter behandlas om dig som medlem inom Svenska kyrkan. Du kan hitta den informationen här:
https://www.svenskakyrkan.se/sa-behandlar-svenska-kyrkan-dina-personuppgifter
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De uppgifter vi behandlar om dig är huvudsakligen namn, personnummer, adress och ibland telefon-nummer och e-postadress. Vi behandlar även uppgifter om din religiösa övertygelse.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Om du lämnar Svenska kyrkan gallras dina personuppgifter ur kyrkobokföringen senast tre månader därefter. Anmälningar och bevis om in- och utträden ur Svenska kyrkan bevaras dock för arkiv-ändamål. Beroende på hur du engagerat dig i vår verksamhet kan det finnas vissa personuppgifter som sparas på andra håll, exempelvis foton eller uppgifter om dop, vigsel och konfirmation som bevaras för arkivändamål. För mer information om detta hänvisar vi dig till respektive informationstext om våra olika verksamhetsdelar.
E-POST, NYHETSBREV, POST
Om du skickar e-post till oss
Behandling av personuppgifter
Inkommande e-post innehåller i regel personuppgifter. Om du skickar e-post till oss kommer vi att behandla dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom Västra Frölunda pastorat.
Den lagliga grunden för rutinmässig hantering av e-post är vårt berättigade intresse av att e-post-meddelandet hanteras och besvaras, vilket bedöms väga tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. Om du nämner ditt medlemskap i Svenska kyrkan innebär detta att vi även behandlar uppgifter om din religiösa övertygelse. Vi gör detta med stöd av ett undantag i lag som tillåter att vi behandlar information om ditt medlemskap inom ramen för Svenska kyrkans verksamhet och organisation.
Fundera en extra gång innan du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss. Även sådana personuppgifter behandlas med stöd av ett berättigat intresse, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är desamma som de du anger i ditt meddelande. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-post-adress, telefonnummer och befattning.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Efter att kommunikationen/ärendet har avslutats kommer vi, beroende på innehållet i ditt e-post-meddelande, antingen radera meddelandet eller arkivera det i enlighet med tillämplig arkivlagstiftning.
Om du tar emot nyhetsbrev från oss
Behandling av personuppgifter
Om du anmält dig till något av de nyhetsbrev som Västra Frölunda pastorat tillhandahåller har du också blivit ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta (ditt namn och din e-postadress). Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna skicka dig det nyhetsbrev du har anmält dig till. Personuppgifterna sparas i ett system avsett för hantering av dessa uppgifter. Grunden för behandlingen av personuppgifter är det samtycke du lämnat vid anmälan och du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att kontakta oss.
Vi kan komma att ta hjälp av en eller flera tredje parter för att skicka nyhetsbrevet till dig, exempelvis leverantörer av digitala utskickstjänster eller tryckerier. I ett sådant fall säkerställer vi alltid att den tredje parten uppfyller dataskyddsförordningens krav.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Om du tar emot nyhetsbrev via e-post behandlar vi vanligtvis ditt namn och din e-postadress. Beroende på det sammanhang du varit i kontakt med oss och den typ av utskick du får kan vi även komma att behandla andra indirekta uppgifter om dig, exempelvis din befattning.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Dina uppgifter sparas så länge du väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev. När du väljer att avsluta din prenumeration raderas dina sparade uppgifter från prenumerationslistan
Om du tar emot post från oss
Får du som medlem i någon av våra församlingar post från Västra Frölunda pastorat har vi hämtat dina adressuppgifter i vårt medlemsregister. Du kan läsa mer om hur vi hanterar våra medlemmars uppgifter.
Om du inte är medlem men ändå har fått adresserad post, har vi hämtat adresserna från Statens personadressregister, SPAR. Det görs till exempel när vi vill bjuda in till konfirmation.
Tidningen Våga går ut som samhällsinformation och kommer därför hem till boende inom pastoratets gränser oavsett om du är medlem eller inte. (tillfälligt uppehåll).
BILD- OCH FILMMATERIAL, OCH SOCIALA MEDIER
Om du finns med på bild- eller filmmaterial
Behandling av personuppgifter
Västra Frölunda pastorat tar ibland fotografier eller spelar in filmer i olika grupper, under tillställningar och vid andra tillfällen i vår verksamhet. Vårt syfte med detta är att dokumentera verksamheten och bevara bild- och filmmaterialet för arkivändamål och framtida forskning. Våra fotografier och filmer är inte sökbara på person.
Vi strävar alltid efter att inhämta godkännande från de personer som går att identifiera i bild- och filmmaterial innan vi använder sådant material i vår kommunikation. Godkännande inhämtas vanligtvis skriftligen via blanketter men kan även inhämtas muntligen. Har du en gång lämnat ditt godkännande kan du när som helst ta tillbaka det, men det påverkar inte eventuell publicering vi redan gjort med ditt godkännande.
Vår webbplats, https://www.svenskakyrkan.se/Vastra-Frolunda-pastorat, har utgivningsbevis och ansvarig utgivare. Detsamma gäller vår tidskrift, VÅGA. Detta innebär att vår publicering lyder under Tryckfrihetsförordningen och Yttrandefrihetsgrundlagen, vilka går före dataskyddsförordningens regler om samtycke.
Detsamma kan gälla även utan utgivningsbevis om publiceringen sker med journalistiska ändamål. Till exempel på vår Facebooksida, Instagramsida och i vårt digitala nyhetsbrev, där vi ibland publicerar bilder för att informera om vår verksamhet. Självfallet tar Västra Frölunda pastorat ändå alltid vederbörlig hänsyn till personers integritet och kommer inte att publicera personuppgifter som kan upplevas som intrång i den personliga integriteten.
Observera att bild- och filmmaterial kan komma att bevaras för arkivändamål av allmänt intresse och att vi omfattas av en inomkyrklig offentlighetsprincip som innebär att vi kan vara skyldiga att lämna ut uppgifter till allmänheten.
Om du interagerar med oss på sociala medier
Behandling av personuppgifter
Vi är aktiva på sociala medier såsom Facebook och Instagram. Om du väljer att publicera innehåll, exempelvis ett inlägg eller en kommentar, på någon av våra publika sidor samtycker du till att vi behandlar de personuppgifter som du publicerar. Vi behandlar uppgifterna i syfte att kunna informera och kommunicera med de personer som tar kontakt med oss för att ställa frågor eller föra diskussioner. Förutom att dina personuppgifter lagras i den tjänst du publicerat dem behandlar vi dem även genom att läsa, eventuellt besvara och i undantagsfall radera dem. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att själv radera det du publicerat.
Kom ihåg att du genom att publicera innehåll på en av våra publika sidor även lämnar de uppgifter du publicerar till leverantören av den sociala tjänsten. Västra Frölunda pastorat har ingen kontroll över vad dessa leverantörer gör med dina uppgifter, utan det regleras helt av deras egna villkor för respektive tjänst.
Ibland marknadsför vi även våra inlägg på sociala medier. När vi gör det kan vi med hjälp av den berörda tjänsten välja att exempelvis rikta oss till personer i vissa åldrar som bor inom ett visst område. Det kan även hända att vi riktar oss till personer med vissa intressen som de själva angivit på sin profil. Vi får inte tillgång till några uppgifter om specifika personer, utan all faktisk behandling av personuppgifter utförs av leverantören av den sociala tjänsten.
Överföring till tredje land (utanför EU/EES)
Observera att publicering på sociala medier innebär att det material som publiceras överförs till USA. USA:s lagstiftning uppfyller inte alla de krav som ställs av EU:s dataskyddsförordning, vilket kan innebära vissa risker för personuppgifterna. Framför allt kan brottsbekämpande myndigheter i USA komma att få tillgång till personuppgifter hos leverantören av den sociala tjänsten. Sådana myndigheter är främst intresserade av uppgifter som kan leda till att terrorism förhindras. Leverantören har åtagit sig genom sina villkor att så långt möjligt skydda personuppgifterna på det sätt som krävs inom EU, men måste lämna över uppgifter till brottsbekämpande myndigheter i USA om de får en sådan begäran. Det kan vara svårt eller omöjligt att hävda sina rättigheter gällande personuppgifter som de brottsbekämpande myndigheterna har fått tillgång till.
SWISH
Om du använder Swish för betalning hos oss
Behandling av personuppgifter
Vi är anslutna till Swish för att kunna hantera och underlätta vissa betalningar. Om du betalar med Swish hos oss går betalningen genom Swish och din bank innan pengarna sätts in på vårt konto. Banken är ansvarig för den behandling av personuppgifter de utför i och med transaktionen medan vi är ansvariga för den behandling vi utför efter att ha tagit emot din betalning.
Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig förpliktelse i bokföringslagen att spara bokföringsunderlag och i vissa fall även för att kunna uppfylla ett avtal om betalning mellan oss.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar ditt namn, telefonnummer och eventuellt meddelande du skrivit in när du betalat.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifter om betalningen sparas i 7 år efter räkenskapsårets slut med stöd av bokföringslagen.
ANSÖKAN OM EKONOMISKT/ANNAT STÖD
Diakonimottagning (2022-09-26)
Ändamål
Vi behöver behandla dina personuppgifter för att du ska kunna ansöka om stöd i vår diakonimottagning. Behandlingen utförs med stöd av det avtal du anses ingå när du ansöker om stöd från Västra Frölunda pastorats diakonimottagning.
Rättslig grund
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna administrera din ansökning om stöd. Behandlingen utförs med stöd av det avtal du anses ingå när du ansöker om stöd från Västra Frölunda pastorats diakonimottagning.
- Vi kan behöva hantera uppgift om hälsa, uppgift om sexuell läggning och uppgift om etniskt ursprung om dig. Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse, på grundval av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt, vilken ska stå i proportion till det eftersträvade syftet, vara förenligt med det väsentliga innehållet i rätten till dataskydd och innehålla bestämmelser om lämpliga och särskilda åtgärder för att säkerställa den registrerades grundläggande rättigheter och intressen. Eftersom dessa uppgifter är känsliga personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår kyrkliga verksamhet kommer de inte att lämnas ut utanför Västra Frölunda pastorat utan ditt samtycke.
Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan avtalet för ansökan om stöd inte ingås och din ansökan kan inte behandlas.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du ansöker om stöd i diakonimottagningen anger du namn och telefonnummer i ett formulär så att en diakon kan kontakta dig. Du kan också få hjälp av annan att skriva in uppgifterna. I formuläret finns utrymme att ange epostadress och en kort beskrivning av ärendet.
När du besöker diakonimottagningen kan vi behöva behandla uppgifter om bostadsadress, civilstånd, antal barn, uppgift om skyddad identitet, uppgift om socioekonomisk situation, hälsa och språkbehov. Du lämnar uppgifterna själv till diakonen, genom att berätta och eventuellt genom att visa upp utdrag ur inkomstuppgifter, beslut från socialtjänsten, hyresavier och andra räkningar.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifterna om dig sparas så länge ditt ärende är aktuellt, men max sex månader.
Stiftelsen Öm och sedlig modersvård
Behandling av personuppgifter
För att kunna ansöka till stiftelsen via Västra Frölunda pastorat kommer du att få berätta om och visa upp dina personuppgifter. Om ansökan beviljas kommer du att få skriva under en blankett med dina kontouppgifter. Blanketten skickas till Göteborgs stifts servicebyrå. Servicebyrån sköter delar av administrationen för utbetalning av diakonala medel, vilket innebär att en begränsad krets personer inom stiftet kommer att hantera dina personuppgifter.
Vi behöver behandla dina personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver dina personuppgifter för att kunna hantera och ta ställning till din ansökan. Vår behandling är nödvändig för att kunna vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås.
- Vi behöver dina personuppgifter för att kunna göra utbetalningen av ekonomiskt stöd till dig. Grunden för den här behandlingen är det avtal om utbetalning som du ingår när du skriver under blanketten för utbetalning.
- Stiftet ser till att pengarna betalas ut och lagrar underlagen hos sig under den tid som krävs för att kunna administrera betalningen och därefter för att uppfylla lagkrav.
Om du inte lämnar de uppgifter vi efterfrågar kommer vi inte att kunna hantera din ansökan.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De uppgifter vi behandlar om dig är huvudsakligen namn, personnummer, adress, civilstånd, hälsa, månadsinkomst, skatteuppgifter och ibland telefonnummer och e-postadress, och om din ansökan blir beviljad, kontouppgifter.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifter om utbetalningen kommer att sparas i sju år med stöd av bokföringslagen (SFS 1999:1078) och Svenska kyrkans bestämmelser (2019:1). Övriga uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter, civilstånd, månadsinkomst, skatteuppgifter och hälsa sparar vi inte.
Wanda och Jens Ohlssons stiftelse
Behandling av personuppgifter
För att ansöka till stiftelsen via Näsets församling i Västra Frölunda pastorat kommer ni att behöva skicka in vissa av era personuppgifter. Om er ansökan beviljas kommer vi att samla in uppgifter om till vilket bankkonto utbetalningen ska göras. Den uppgiften samt uppgift om ditt namn och utbetalningens belopp kommer då att skickas till SEB som sköter utbetalningen, vilket innebär att en begränsad krets personer på SEB kommer att hantera dina personuppgifter.
Vi behöver behandla era personuppgifter på följande grunder:
- Vi behöver era personuppgifter för att kunna hantera och ta ställning till er ansökan. Vår
behandling är nödvändig för att kunna vidta åtgärder på begäran av er innan avtal ingås. - Vi behöver era personuppgifter för att kunna göra utbetalningen av ekonomiskt stöd till er. Grunden för den här behandlingen är det avtal om utbetalning som ni ingår när ni ansöker till stiftelsen.
- SEB ser till att pengarna betalas ut och lagrar underlagen hos sig under den tid som krävs för att kunna administrera betalningen och därefter för att uppfylla lagkrav.
Om ni inte lämnar de uppgifter vi efterfrågar kommer vi inte att kunna hantera er ansökan.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De uppgifter vi behandlar om er är huvudsakligen bidragsmottagares namn, personnummer, adress, hälsa, telefonnummer och e-postadress, vårdnadshavares namn, personnummer, civilstånd, adress, telefonnummer och, om er ansökan blir beviljad, kontouppgifter.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Uppgifter om utbetalningen kommer att sparas i 7 år med stöd av bokföringslagen (SFS 1999:1078) och Svenska kyrkans bestämmelser (2019:1). Övriga uppgifter om namn, personnummer, kontaktuppgifter, hälsa och civilstånd sparar vi inte.
JOBBANSÖKAN
Behandling av personuppgifter
För att vi ska kunna hantera din ansökan, avgöra om du är en lämplig kandidat och ta kontakt med dig för eventuella frågor eller bokning av intervju behöver vi behandla dina personuppgifter. Behandlingen utförs med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna hantera din ansökan.
I de fall medlemskap i Svenska kyrkan eller annat särskilt samfund krävs för anställning (se kyrkoordningen 34 kap. 7 §) kommer vi att behöva behandla uppgifter om ditt medlemskap. Dessa uppgifter måste du själv lämna in till oss om du vill kunna bli anställd. Behandlingen utförs med stöd av ovan nämnda bestämmelse i kyrkoordningen (för att uppfylla det avtal som kyrkoordningen innebär för medlemmar i Svenska kyrkan) samt med stöd av ett undantag i lag som tillåter att vi behandlar information om ditt medlemskap inom ramen för Svenska kyrkans verksamhet och organisation.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vilka uppgifter vi behandlar beror på vad du skickar in till oss, men i regel handlar det om namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer samt uppgifter om meriter och annat innehåll i CV och/eller personligt brev.
Om du anger referenser kan vi komma att kontakta dem och därmed hantera de uppgifter som lämnas under det samtalet eller i epostkommunikationen. Se mer om referenspersoners kontaktuppgifter längre ned på denna sida.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Om du inte får anställning sparas dina ansökningshandlingar i två år för att kunna uppfylla
diskrimineringslagens krav. Om du skickat in en spontanansökan och vi väljer att inte gå vidare med den för att vi inte behöver anställa för tillfället, sparas dina handlingar dock i ett år, såvida du inte begär att de ska raderas innan dess. Även om du anställs kommer dina meriter att sparas i två år, också i enlighet med diskrimineringslagen, medan andra nödvändiga uppgifter såsom namn, personnummer och kon-taktuppgifter sparas under hela anställningen och viss tid därefter.
KURSANMÄLAN
Om du anmäler dig till en kurs hos oss
När vi erbjuder en studiecirkel, kurs eller annat arrangemang samarbetar vi vanligtvis med Sensus studieförbund. Det kan exempelvis röra sig om deltagande i kyrkokören eller liknande. Vi och Sensus kommer vara tydliga med att vi samarbetar innan du anmäler intresse till en sådan verksamhet. Om du anmäler intresse kommer vissa av dina personuppgifter, såsom namn, personnummer och e-postadress samt i vissa fall även uppgifter om specialkost, att skickas till Sensus i syfte att de ska kunna uppfylla sin del av samarbetet. Sensus och Västra Frölunda pastorat ansvarar alltid självständigt för den behandling av personuppgifter vi utför inom ramen för våra respektive verksamheter. Västra Frölunda pastorat ansvarar för den behandling vi utför för att kunna uppfylla våra skyldigheter gentemot dig som medlem, medan Sensus ansvarar för den behandling av personuppgifter som krävs för att kunna tillhandahålla studiecirklar, kurser och andra arrangemang i egenskap av studieförbund i enlighet med Folkbildningsrådets kriterier.
Vid frågor om hur dina personuppgifter behandlas av Sensus ska du i första hand vända dig till dem på e-postadressen dataskydd@sensus.se. Om du är osäker kan du dock alltid kontakta Västra Frölunda pastorat så hjälper vi dig att komma rätt.
Behandling av personuppgifter
Om du anmält dig till en kurs som Västra Frölunda pastorat ska hålla har du också blivit ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta.
Vi behöver dina personuppgifter på följande grunder:
- För att administrera allting kring kursen, t.ex. för att veta hur många som kommer att delta och huruvida någon specialkost behöver förberedas i de fall där mat serveras vid kurstillfället. Behandlingen utförs för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå när du anmäler dig till kursen. Om du inte anger de personuppgifter som är nödvändiga för detta syfte kan vi tyvärr inte erbjuda dig en plats på kursen.
- Om en kurs eller konferens inkluderar övernattning så kan vi komma att lämna över deltagar-lista med namn till hotellet eller kursgården där övernattningen ska ske. Behandlingen utförs för att uppfylla avtalet med dig.
- Vi behöver skicka vissa av dina personuppgifter till Sensus studieförbund för att vi ska kunna få bidrag för ditt deltagande i kören (enligt förordningen (2015:218) om statsbidrag till folk-bildningen). Behandlingen utförs för att uppfylla avtalet med dig.
- Eftersom vi serverar fika, lunch eller dylikt på våra utbildningar finns även ett frivilligt fält där du kan fylla i matallergi. Genom att lämna sådana uppgifter samtycker du till att vi behandlar dem. I de fall vi anlitar en tredje part, såsom en restaurang, ett hotell eller en kursgård, kan uppgifterna om dina allergier komma att lämnas ut till den parten om de behöver veta vem som ska ha vilken specialkost under evenemanget. Om de inte behöver ha uppgifterna kopplade till specifika personer så lämnar vi i stället ut information om behov av specialkost i form av antal glutenintoleranta, laktosintoleranta, vegetarianer etc.
- Systemadministratörer hos Svenska kyrkan i Uppsala kan komma åt de personuppgifter du skickar in.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Det är alltid obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och eventuell församling eller annan organisation du tillhör. Om du anger att du är allergisk mot något kan vi komma att behandla de hälsouppgifterna.
I vissa fall tar vi betalt för våra kurser, vilket innebär att vi behöver behandla ditt personnummer om du som privatperson är fakturamottagare. Personnummer behandlas även för att vi ska kunna få bidrag från Sensus studieförbund.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Fakturaunderlag sparas av oss i 10 år i enlighet med Svenska kyrkans bestämmelser och bokföringslagen. Eventuella uppgifter om specialkost/allergier gallras av oss och eventuell tredje part direkt efter arrangemanget. Kontaktuppgifter sparas i ett år för att kunna skicka inbjudningar till våra andra kurser. Detta görs på basis av vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra kurser.
FÖRSKOLA
Om ditt barn deltar i vår förskoleverksamhet
Behandling av personuppgifter
Vi behöver behandla dina och ditt barns personuppgifter för att barnet ska kunna delta i vår förskoleverksamhet.
Uppgifter om vårdnadshavare och andra närstående
Som vårdnadshavare behandlas dina personuppgifter av oss för att vi ska kunna kontakta dig beträffande ditt barns välmående och säkerhet, samt om övrig information som är relevant för ditt barns deltagande i vår förskoleverksamhet. Utöver detta behandlar vi även dina person-uppgifter för att kunna uppfylla avtalet, exempelvis genom att fakturera barnomsorgsavgift. Personuppgifterna behandlas dels med stöd av det allmänna intresset att kunna bedriva vår förskoleverksamhet enligt skollagen (SFS 2010:800), dels med stöd av det avtal om förskoleplats du ingår med Västra Frölunda pastorat.
Uppgifter om barnet
Vi behöver ditt barns personuppgifter på följande grunder:
- Barnets uppgifter används för att säkerställa barnets säkerhet och välmående hos oss, för att föra närvarostatistik och för pedagogisk dokumentation om barnets lärande och utveckling. Vi behandlar personuppgifter om ditt barn huvudsakligen för det allmänna intresset att kunna bedriva vår förskoleverksamhet enligt skollagen (SFS 2010:800).
- Vi behandlar även personuppgifter om barnet som är nödvändiga för att kunna uppfylla avtalet om förskoleplats, exempelvis för att fakturera barnomsorgsavgift.
- Vi kan behöva hantera hälsouppgifter (exempelvis allergier) om ditt barn. Behandlingen utförs på basis av ett allmänt intresse med stöd i 8 kap. 2 § och 26 a kap. 4 § 2 p. skollagen, för att säkerställa att barnet inte skadas eller serveras något hen inte kan äta.
- Vi tar ibland foton och filmer i vår verksamhet och kan komma att publicera sådant material där ditt barn finns med. Sådan publicering sker vanligtvis med ditt samtycke men kan i vissa fall publiceras även utan samtycke om lagen tillåter. Du kan läsa mer om detta i vår information om hur vi hanterar bild- och filmmaterial.
Om du inte lämnar de personuppgifter vi behöver för att uppfylla ett allmänt intresse, lag eller avtal kommer vi inte att kunna tillhandahålla någon förskoleplats till ditt barn.
Vi kan komma att anlita tredje parter för utförande av vissa tjänster, exempelvis systemleverantörer eller cateringfirmor, och därmed dela uppgifter om ditt barn med de parterna i det fall det är nödvändigt. I så fall säkerställer vi alltid att den tredje parten uppfyller dataskyddsförordningens krav.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du anmäler ditt barn till förskoleverksamheten lämnar du också in personuppgifter om dig och ditt barn till Västra Frölunda pastorat. Detta görs vanligen på en blankett eller annat formulär där du själv fyller i personuppgifterna.
För vårdnadshavare rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer och postadress.
För andra närstående rör det sig vanligtvis om namn och telefonnummer.
För barn rör det sig vanligtvis om namn, personnummer, postadress, eventuella allergier eller andra viktiga hälsouppgifter, foton och filmer där ditt barn finns med samt annan pedagogisk dokumentation enligt skollagen.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Era personuppgifter kommer att sparas under hela den tid ditt barn deltar i förskoleverksamhet hos oss. Dokumentation om barnets lärande och utveckling finns kvar i läroplattform under hela barnets skoltid. Denna skickas vidare till framtida förskola/skola som barnet går på endast efter vårdnadshavares samtycke.
Blanketter du har lämnat in kan komma att ersättas med nya blanketter om uppgifterna behöver förnyas. Observera att vi sparar dokumentation över eventuellt samtycke till publicering i tio år efter att samtycket slutat gälla, för att vi ska kunna visa att samtycke har lämnats.
RÄTTIGHETER
Västra Frölunda pastorat ansvarar för hanteringen av era uppgifter. Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:
- begära ett utdrag av dina personuppgifter och information om hur de behandlas av oss
- begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter
- begära en tillfällig begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, till exempel medan en rättelse görs
- begära att vi raderar dina personuppgifter (observera dock att om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås)
- inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt.
Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet. Om behandlingen har utförts för direkt marknadsföring kommer vi dock att sluta utföra den utan någon föregående intresseavvägning.
Vad gäller behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan du alltid ta tillbaka ditt samtycke när som helst, och då ska personuppgifterna upphöra att behandlas. Behandling som utförts innan samtycket tas tillbaka ses dock fortfarande som laglig.
Automatiserad behandling (till exempel i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart.
Det är avslutningsvis viktigt att du känner till att våra skyldigheter ibland går före dina rättigheter. Förskolan har enligt skollagen en skyldighet att agera vid misstanke om att ett barn utsätts för kränkande behandling.