två par händer på ett bord. en håller i en kaffekopp.
Foto: Priscilla du Preez Unsplash

Så ska chefen agera när medarbetare känner sig kränkt

När övergår kritik på jobbet till kränkning? Och vad ska chefen göra är konflikter uppstår? Chefsutbildarna Georg Frick och Sofia Norberg berättar hur du som chef kan ta tag i svåra situationer.

En man med kavaj och skjorta öppen i halsen framför en häck.
– Det subtila är knepigare. Då kan det handla om gester, blickar, eller gliringar, säger Georg Frick. Foto: Privat

Georg Frick, specialist på arbetsrätt och arbetsgivarkonsult och chefsutvecklaren Sofia Norberg, har tillsammans skrivit boken ”Kränkning, diskriminering eller bara skitprat?”. Båda har mångårig erfarenhet av rådgivning och i boken skildras dilemman som chefer möter.
– Det viktigaste är att agera när du får kännedom om konflikter på arbetsplatsen. Jag tror ofta att chefer inte upplever sig så passiva som de många gånger är. Däremot behöver det inte handla om att de av obehag undviker att ta tag i saken. Ofta beskrivs för mig att ”jag hade nog tänkt att göra något men det blev inte av”, säger Sofia Norberg.

NÄR EN KONFLIKT UPPSTÅR mellan medarbetare rekommenderar hon ett framåtsyftande agerande. Först skaffar sig chefen en uppfattning om vad som har hänt och därefter får de inblandade prata ut med varandra.
– Efterlys inte en skyldig, konflikthantering handlar inte om det. Din uppgift som chef är att se till att det fungerar framöver. Du behöver fundera över vad som ska redas ut, hur ni ska samtala med varandra och vad ni behöver komma överens om för att kunna samarbeta.

Din uppgift som chef är att se till att det fungerar framöver.

Georg Frick har noterat hur bristfällig kunskap kring arbetsrätten också skapar konflikter.
– Den anställde säger ”men jag har rätt till detta” medan chefen nekar, samtidigt som ingen riktigt vet. Min rekommendation är att du skaffar dig god kännedom om rättigheter och skyldigheter. Det underlättar din konflikthantering.

EN RIKTIG KNÄCKFRÅGA är att någon känner sig kränkt. Var går gränsen mellan kritik och kränkning? Georg Frick menar att man aldrig kan ifrågasätta en kränkning.
– Om Kalle upplever sig kränkt har han rätten till sin känsla. Men jag vill skilja på kränkning och kränkande särbehandling. Exempelvis kan ett kränkande ledarskap inte alltid jämställas med kränkande särbehandling. Är chefen lika kränkande mot alla anses det inte rent juridiskt vara kränkande särbehandling. Hur som helst är en arbetsgivare skyldig att ta kränkningar på allvar och göra en bedömning. Det krävs ingen omfattande utredning. 
Han understryker också att en tillsägelse generellt inte utgör kränkande särbehandling, liksom en skriftlig varning om chefen har belägg för den.
– Min signal till chefer är därför: våga agera men ha fog för det innan.

Vad är exempel på kränkande särbehandling?

– Osynliggörande, personliga förolämpningar, eller att personen får handlingar till möten sent, säger Georg Frick.

SOFIA NORBERG REFLEKTERAR över begreppet kränkning och menar att det ibland skulle vara mer gynnsamt för utgången om man inte tog i så mycket.
– Att kanske i stället beskriva obehag som ”det där tog jag illa upp av” eller ”jag blev ledsen när du sa så”. Eftersom begreppet är så laddat går folk ofta i försvar. 

Vad är chefens ansvar och hur ska en chef agera som arbetsledare vid kränkningar?

– Reagera direkt. Om det pågår i ett sittande möte ska du markera direkt utan att avbryta allt. Utmaningen ligger i att chefen inte får hantera en medarbetare inför andra, det kan också bli kränkande. Ta upp händelsen senare med den som betett sig illa. 
– Om det är att betrakta som en jämbördig konflikt mellan två medarbetare strävar du efter ett samtal mellan båda. Med eller utan din hjälp. Men gör du bedömningen att det som hänt är anmälningspliktigt och oacceptabelt tar du det med den som gjort det.

Finns det grund för uppsägning om ett olämpligt beteende upprepas trots tillsägelser?

– Ja, men det är oftast en lång resa dit när ord står mot ord. Om arbetsgivaren har en tydlig policy och nolltolerans mot kränkningar har arbetsgivaren mer på fötterna. Däremot blir det ett annat läge om det finns en kultur och jargong på arbetsplatsen där kränkningar förekommer och ledningen inte brytt sig så mycket tidigare, säger Georg Frick.

SOFIA NORBERG FRAMHÅLLER två viktiga processer för att uppnå en bra ton på en arbetsplats. Den ena delen är den förebyggande som kontinuerligt uppdateras.

– Ha en beskriven syn på hur ni ska och vill ha det. Till exempel att vara noga med att kritisera arbetsresultat och inte personer. Den andra är att alltid hantera uppkomna situationer.

Hur ska en chef förhålla sig till skitprat?

– Tänk kring hur ni uttrycker er. Skitprat kan också vara att man går till chefen och pratar om en kollega. Här behöver du som chef vara uppmärksam på riskerna att prata om andra medarbetare med en medarbetare. Generellt anser jag att en chef ska undvika det till varje pris. Sedan kan det finnas tillfällen då det är ett måste. Ha attityden ”då går vi och pratar med Kalle om det här”.

Varför är det svårt för chefer att hantera kränkningar?

Kvinna med ljus blus och mörk kavaj samt axellångt hår.
– Att inte informera alla vid samma tillfälle är ett maktmedel och inte okej. I dag finns så många kanaler att det inte går att försvara att undanhålla information, säger Sofia Norberg. Foto: Privat

– Det är starka känslor. Man vill inte vara skyldig till att ha kränkt någon, känna sig kränkt, eller att göra fel juridiskt. Bristande erfarenhet och osäkerhet gör att man känner att ”det här är riskfyllt”. Och vanlig konflikträdsla.

GEORG FRICK SÄGER att det finns en mytbildning runt kränkningsärenden som säger att det kräver en omfattande mobbningsutredning.
– Men det behöver inte vara så. Börja pragmatiskt. Oftast räcker det att göra en riskbedömning.

Vilka vanliga misstag begår chefer i hanteringen av upplevda kränkningar?

– Att chefen har en förutbestämd uppfattning. Det är oerhört viktigt att vara neutral och respektera individens uppfattning. Alternativt att arbetsledaren inte tar en berättelse på allvar. Det kan utgöra en kränkning i sig.

Enligt Sofia Norberg går fenomenet att söka efter en skyldig tillbaka till uppväxten; att vi tidigt fått höra ”vem var det som började?”.
– Djupt inom oss söker vi omedvetet en skyldig. Det är en chefs största risk att tidigt bestämma sig för en dom. Var öppen för att det finns olika versioner som ni kan behöva resonera om. Visa förståelse och var mänsklig men håll fast vid kraven och gå inte igång på känslor i ditt agerande.

Georg Frick instämmer och poängterar vikten av att vara professionell. Att inte låta känslor och sympatier ta överhanden, som att tycka synd om den utsatta.

EN CHEF KAN FÖRSTÅS också bete sig kränkande, som att använda maktmedel felaktigt. Exempel på det kan vara att rigga så att någon får så många och svåra arbetsuppgifter som hen rimligen inte klarar av – för att sedan ge hen en skriftlig varning.

Text: Lars Öhman

Denna intervju har tidigare publicerats i den tryckta versionen av Ducatus, nr 1/2021. 

 

Annat som kan intressera!

Fötter och ben på personer som vänder sig bort från betraktaren/betraktarna.

Kränkande särbehandling och konflikter (utbildning)

Det här är en utbildning om att skapa ett robust samarbetsklimat, hur du ser signaler på mobbning/kränkande särbehandling och konflikter och vad du ska göra om det pågår kränkningar eller konflikter.

Exempel på samtalsunderlag om arbetsklimat, kränkande särbehandling och sexuella trakasserier

Gävle pastorat har arbetat fram ett samtalsmaterial som rör arbetsklimat, kränkande särbehandling och sexuella trakasserier.

Kränkande särbehandling (inspelat webbinarium)

Webbinariet Kränkande särbehandling går igenom några av de viktigaste aspekterna för att förebygga och hantera kränkande särbehandling på en arbetsplats.

Ducatus på webben kompletterar den tryckta medlemstidningen Ducatus. Den både återpublicerar tryckt material och producerar eget, exklusivt för webben. 

Ducatus i tryckt version utkommer med fyra nummer per år. Den ingår i medlemsavgiften till Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation. Läs mer och skaffa egen prenumeration!