Lyssna på råd från myndigheter
Notera särskilt information som rör den egna verksamheten. Kommunicera relevant information kring myndigheternas och sjukvårdens bedömning av situationen.
Samverka på arbetsplatsen
Arbetsgivaren kan utgå från redan existerande samverkansgrupp eller skyddskommitté, men ni kan också ta upp en dialog om att skapa en tillfällig krisgrupp. Den kan t ex bestå av chef, skyddsombud och facklig företrädare. Håll övriga medarbetare informerade om vad krisgruppen kommer fram till ifråga om åtgärder.
Ha täta avstämningar med medarbetarna
I tider av kris och oro är kommunikation och information A och O. Var tydlig med vart medarbetarna kan vända sig om de har frågor eller känner oro. Behovet av information är stort i kristider, och här kan arbetsgivare göra en viktig insats. På de flesta arbetsplatserna finns det också ett skyddsombud som kan vara som stöd för både arbetsgivaren och medarbetarna.
Klar, tydlig och tillgänglig information motiverar medarbetarna att vidta förebyggande åtgärder. Det gör att medarbetarna känner igen symtom på sjukdomen, att om de har något eller några av förkylningssymtomen feber, hosta, snuva eller ont i halsen, ska de stanna hemma och undvika att träffa andra än dem du bor med och att de vet var de får svar på sina frågor. Använd gärna flera olika kanaler för att nå fram. Eftersom situationen är osäker och fakta tillkommer under smittspridningens förlopp är det av vikt att använda snabba kanaler där ändringar kan göras och kommuniceras.
Skapa tillit och sprid trygghet
Som ledare behöver du vara lugn, sprida trygghet och visa att du har kontroll, samtidigt behöver du visa att du tar situationen på allvar. Trovärdighet och tillit byggs genom kompetens och pålitlighet. Tänk därför på att vara öppen och ärlig, motivera olika ståndpunkter och beslut. Basera dina beslut på de fakta du har. Ta hjälp av experter i frågor du själv inte har kunskap om. Allt du gör och inte gör är en del i att skapa tillit till dig som ledare.
Var en förebild
Som ledare behöver du vara först med att leva som du lär. Det är också viktigt att du är närvarande och finns till hands för att stödja, följa upp och svara på frågor. Boka in avstämningsmöten regelbundet, både enskilda och i grupp. Måna om dina medarbetare på ett medkännande och respektfullt sätt. Fråga vad de behöver och vill – gissa inte.
Prata om oron
Det är viktigt att se till det individuella behovet hos varje medarbetare. För vissa medarbetare räcker det inte att få tydlig information på intranätet och via mejl utan de behöver ett personligt samtal för att öka tryggheten på jobbet. Medmänskligt beteende och omsorg om varandra är en nyckel för att hantera oro. Tänk på att fysisk beröring av en person som är orolig inte är lämplig i rådande smittskede.
Var uppmärksam på tidiga signaler på ohälsa och gör arbetsanpassningar vid behov. På så sätt förebygger du sjukfrånvaro och tar tillvara på arbetsförmåga. Ta stöd av och hänvisa till företagshälsovården vid behov.
Läs på och var källkritisk men uppmuntra inte till överkonsumtion av information om smittspridningen. Det kan snarare öka oron än minska den. Som arbetsgivare är det viktigt att ibland påminna om att emellanåt ta en paus eller en promenad för att skingra tankarna.
Se över och poängtera det som arbetstagarna själva faktiskt kan kontrollera. Det kan exempelvis vara bra att regelmässigt påminna om att rutiner för god hygien är grundläggande för att förebygga smitta hos arbetstagare och undvika att sprida smitta vidare.
Hantera situationen genom det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) för att fånga upp och hantera risker, som till exempel oro och rädsla. Undersökningar och riskbedömningar ger underlag för de åtgärder arbetsgivaren kan vidta för att minimera riskerna för oro och rädsla hos medarbetarna. Eftersom den situation vi befinner oss i, och kunskaperna om den, förändras finns det anledning att oftare undersöka och bedöma förhållandena som innebär oro och rädsla. Även åtgärderna kan behöva omprövas från gång till annan.