illustrtion med personer som sitter i möte, i rum och via dator och padda.
Foto: Rebecca Elfast

Leda på distans - och konsten att hålla hybridmöten

Digitaliseringen skapar nya möjligheter och utmaningar bland annat kring hur arbetet ska organiseras när några medarbetare är på plats och andra loggar in på distans. Ledarskapsforskaren Lena Lid Falkman ger tips och råd till chefer, baserat på sina studier av hur tekniken förändrar arbetslivet.

kvinna sitter vid ett bord i entrén till Handelshögskolan.
Foto: Pi Frisk/SvD/TT

Som ledarskapsforskare vid Handelshögskolan i Stockholm och lektor i arbetslivsvetenskap vid Karlstad universitet är Lena Lid Falkman van att dela sin tid mellan olika arbetsplatser i stadsmiljö och det lantligt belägna hemmet i värmländska Ölme strax utanför Kristinehamn. I sin forskning kring det moderna arbets- livet, ledarskap, kommunikation och aktivitetsbaserade kontor insåg hon också tidigt värdet av digitala arbetssätt och skrev redan 2014 boken Virtuella Möten – Effektiv Gränslös Kommunikation, där Svenska kyrkan ingår som en av flera fallstudier.
– Jag tittade på hur man jobbade med att införa digitala möten och konstaterade att det finns mycket tid att spara och många fördelar med att smidigt hålla ihop en geografiskt spridd organisation. Genom att träffas digitalt kan man samarbeta oftare och på annorlunda sätt. Den erfarenheten hade exempelvis flera stora pastorat i norra Sverige med långa avstånd mellan arbetsplatserna, säger Lena Lid Falkman och poängterar att samhällets digitalisering ju alls inte är någon ny trend. 

Före pandemin ansågs digitala möten av många vara en sorts andra klassens möte, som inte var på riktigt.

MÖJLIGHETEN ATT TRÄFFAS virtuellt har vi haft ett bra tag, men krång-lande teknik och dåliga erfarenheter av videomöten har lett till ett motstånd mot att ersätta fysiska möten. Nu har coronapandemin tvingat oss att ändra arbetssätt och kastat oss flera år framåt i utvecklingen. Systemen har blivit mer användarvänliga och det är dags att slå hål på ett par myter om distansarbete och digitala möten, menar Lena Lid Falkman:
– Före pandemin ansågs digitala möten av många vara en sorts andra klassens möte, som inte var på riktigt. Men det har vi fått lära oss nu, att besluten vi fattar när vi ses på skärm kan vara lika viktiga som vid ett fysiskt möte.
– En annan anledning till att det funnits viss skepsis till distansarbete är att man inte trott att medarbetarna skulle anstränga sig tillräckligt mycket. Där kan vi se ett paradigmskifte. Självklart finns det undantag, men den stora majoriteten har jobbat på som tidigare, fast hemifrån. Studier visar att vi varit minst lika effektiva och produktiva under pandemin som när vi gick till kontoret.
Därför är det naturligt att många arbetsgivare nu när restriktionerna börjar släppas frågar sig vilket sätt som är bäst att organisera arbetet på.

I STÄLLET FÖR ATT ställa in sig på  en återgång till hur det var förut hoppas Lena Lid Falkman att företag och organisationer tar till sig av allt de lärt sig under pandemin för att skapa en större flexibilitet  i framtiden.
– En titt på olika undersökningar som gjorts visar också tydligt att de flesta som har någon form av kun-skapsarbeten vill ha lite av båda världarna. Vi vill ha ett kontor att gå till, för att vi saknat våra kolle-gor, men vi vill inte bli dittvingade mellan åtta och fem varje dag, säger Lena Lid Falkman och hänvisar till en OECD-rapport som under förra året sammanställde tidigare forskningsresultat kring distansarbete:
– Den pekar på att man når en massa positiva effekter om man delar arbetstiden 
ungefär hälften vardera på kontoret och på distans. 

Ett gott råd är att koordinera närvaron och göra klart vilka dagar olika grupper ska vara på plats.

Därmed inte sagt att man ska släppa valet helt fritt för när medarbetarna gör det ena eller det andra. Då riskerar samarbete och kommunikation att försvåras om några är på plats och några med på länk vid helt fel tillfällen.
– Ett gott råd är att koordinera närvaron och göra klart vilka dagar olika grupper ska vara på plats. För att det ska fungera kan det vara bra att inventera hur individer och grupper i organisationen vanligen jobbar. 
– Såväl svåra samtal som kreativa möten, när man tillsammans ska hitta på nya lösningar, gör sig till exempel oftast bäst i fysisk form.  De dagar man jobbar hemifrån kan man istället ha digitala avstämningar, säger Lena Lid Falkman.

HYBRIDMÖTEN, där några sitter tillsammans på plats medan andra ansluter digitalt, är förstås också möjliga att genomföra. Men denna flexibilitet ställer särskilda krav på både arbetssätt och ledarskap.
– Risken är att det uppstår ett A-lag och ett B-lag, en obalans mellan medarbetare som är på plats och på distans. Ett konkret exempel är att de som är på kontoret står och småpratar inför ett möte och därmed påverkar beslut innan de som deltar digitalt ens kommit in i mötet. Som chef bör man säkerställa att alla deltagare är med på samma villkor, till exempel genom att se till att alla får samma information samtidigt, påpekar Lena Lid Falkman.

Fem tips till arbetsgivare

Med en uttalad policy om hur stor del av ar-betstiden medarbetarna bör vara på plats, till exempel minst tre dagar i veckan, motverkas upple-velser av orättvisa mellan olika team och individer.

 Anpassa vid behov policyn efter medarbetarnas olika uppdrag och förmåga. En del uppgifter passar inte för distansarbete.

oordinera närvaro för att få den gemenskap som eftersträvas och undvika att alla bara springer förbi varandra. Gör klart vilka dagar respektive grupp ska vara på plats och locka gärna med frukost eller gofika.

 Påminn alla chefer och medarbetare om att vi är varandras arbetsmiljö: Du kanske inte har något viktigt att göra på kontoret en viss dag, men behöver vara där för att hjälpa en kollega.

 Tänk på att hybrida arbetssätt ännu är på experimentstadiet. Välj en riktning och pröva, men kom ihåg att utvärdera och skruva till modellen efter vad som fungerar och inte.

Ett tips för att motverka obalan-ser är också att antingen skala upp eller skala ner tekniken, beroende på vilka resurser och förutsättning-ar arbetsplatsen har.
– Skala upp genom att se till att ha ett fungerande sammanträdes-rum med videoutrustning, bra kamera och mikrofon så att de som är med på distans ser och hör alla tydligt. Det bör också finnas en stor skärm i rummet så att de som är på plats tydligt kan se de som är med digitalt. Har man inte möjlighet att investera i tekniken är alternativet att skala ner, så att alla loggar in på lika villkor via sin egen dator, säger Lena Lid Falkman.
Under själva mötet är det också viktigt att alla känner sig inkluderade och ett sätt att uppnå detta är att någon på plats utses  till talesperson för dem som deltar på distans. Det handlar till exempel om att se till att alla är med i chat- ten och kommer till tals i olika frågor.
– Annars hänger detta ofta på mötesledaren, men den personen har mycket att hålla reda på ändå med allt som händer både i rum-met och datorn, säger Lena Lid Falkman och påminner om att även göra en så enkel sak som fikapausen inkluderande:
– Se till att ta den framför kameran och inte vid kaffemaskinen. Om alla som går och hämtar kaffe kommer direkt tillbaka till mötesrum och skärmar kan också de som är med på distans delta i pausens småpratande.

VILKA SÄKERHETSASPEKTER ser hon då med det nya flexibla arbets- livet där medarbetare kan delta  i möten från i princip vilken plats som helst?
– Självklart måste vi vara försiktiga med känsliga samtal och uppgifter. Det innebär ett stort personligt ansvar för den som sitter någon annanstans än i samman- trädesrummet – att hålla koll på var man har sina papper och uppgifter och vem som kan se vad som visas på skärmarna. För chefer gäller det att höja medvetenheten om detta.
– Jag har tittat på exempel inom försvarsindustrin där man sitter aktivitetsbaserat och löser det genom att ha vissa zoner dit medarbetarna går när de håller på med säkerhetsklassade uppgifter. De låser in information, inte människor, konstaterar Lena Lid Falkman.

EN ANNAN RISK som måste hanteras i det nya hybrida arbetslivet är att flexibiliteten slår över i gränslös-het. Lena Lid Falkman har under pandemin gjort studier på hur folk tänker kring detta:
– Just tid och plats är något många sedan länge använt som strategi för att dra gräns mellan arbete och fritid. En del fokuserar på tiden och försöker begränsa arbetet till måndag–fredag oavsett var de befinner sig, medan andra använder platsen och helst åker till kontoret om de behöver jobba en normalt ledig söndag.
– Dessa strategier utmanas nu när vi flyttat hem jobbet. Det är spännande att se hur gränsdragningarna luckrats upp och folk tar till symboliska strategier för att komma åt återhämtning när tid och plats inte är lika enkla att tilllämpa – till exempel mysbyxor på när arbetsdagen är slut och läppstift på innan den börjar.

Något många chefer haft tufft med under pandemin är att veta hur medarbetarna mår när man inte träffas regelbundet. Med fort-satt flexibla arbetssätt där hem- arbete varvas med närvaro på kontoret blir detta en utmaning  att löpande hitta lösningar på.
– När man sitter tillsammans märks det lättare om någon hänger med huvudet eller drar sig undan från umgänge. Det är stor skillnad om man bara har videomöte någon timme då och då. För chefer gäller det att stötta och ställa frågor, utan att detaljkontrollera. Det är en balansgång, men handlar i grunden om att smidigt uttrycka: Hur mår du och hur går det? säger Lena Lid Falkman.

Text: Susanna Lidström

Denna intervju har tidigare publicerats i den tryckta versionen av Ducatus, nr 4/2021. 

väg som skär genom ett skogrikt landskap, med uppförs- och nedförsbackar.

Ledarskap

Ledarskap i Svenska kyrkan utövas av såväl anställda – chefer och medarbetare – som frivilliga

Collage av två foton. Vill vänster lagbok och kyrkoordningen med en ordförandeklubba överst Till höger närbild av omslag till medarbetarsamtal.

Utbildningar styra och leda

Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation erbjuder utbildningar för såväl förtroendevalda som för anställda med olika arbetsledande funktioner.

Ducatus på webben kompletterar den tryckta medlemstidningen Ducatus. Den både återpublicerar tryckt material och producerar eget, exklusivt för webben. 

Ducatus i tryckt version utkommer med fyra nummer per år. Den ingår i medlemsavgiften till Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation. Läs mer och skaffa egen prenumeration!