Administrativ verksamhet

Kyrkobokföringspersonal och sekreterare

Alla medarbetare i Svenska kyrkan kan vara stolta över att representera den instans som byggt upp det svenska folkbokföringssystemet. Ansvaret för att registrera viktiga händelser i medborgarnas liv och för att handskas med den kunskapen på ett riktigt sätt låg på de kyrkliga medarbetarna fram till 1991. Sedan folkbokföringen övertagits av skattemyndigheten handlar församlingens administration nu i huvudsak om ministerialböcker och andra register som förs över verksamheten.

Kyrkoordningen har i sin tolfte avdelning de bestämmelser som gäller i fråga om offentlighet för handlingar och undantag från sådan offentlighet. Den poängterar också behovet av att ordna och förvara sådana handlingar på ett sådant sätt att det befrämjar att kyrkans historiska arv kan föras vidare till kommande generationer.

Inom kyrkobokföringen är det förbjudet att lämna ut vissa uppgifter om enskilda personer, 54 kap. 9§ kyrkoordningen:

Förbud gäller mot att röja uppgifter om enskilda personer i kyrkobokföringen. Förbudet gäller om det av någon särskild anledning kan antas att personen i fråga eller någon närstående lider men om uppgiften röjs.

Här gäller, som tidigare beskrivits i fråga om den församlingsvårdande verksamheten, att någon förteckning över vilka uppgifter som är sekretessbelagda inte kan göras. Men formuleringen i denna bestämmelse, "om det av någon särskild anledning kan antas", innebär ett svagare skydd än den som gäller för församlingsvårdande verksamhet, "om det inte står klart att". Här finns alltså en presumtion för att uppgifter i handlingar bör kunna lämnas ut. Fortfarande måste dock varje enskilt ärende bedömas utifrån dess specifika förutsättningar. Uppgifter som i allmänhet inte får röjas kan vara könsändring, psykisk sjukdom, intagning på fångvårdsanstalt, omyndighet och förhållandet att ett barn med stöd av socialtjänstlagen har placerats i familjehem. Vissa av dessa uppgifter är sådana som kan finnas i äldre kyrkobokföring. Däremot får uppgifter om en persons adress och telefon endast i undantagsfall hemlighållas.

Telefonister

Den som arbetar i en telefonväxel har på visst sätt en central position t.ex. i en kyrklig samfällighet. Man kan få kunskap om såväl vilka som ringer till varandra som vad samtalen gäller, uppgifter som i vissa fall kan vara känsliga.

Kyrkoordningen 54 kap. 11§:

För personal i en telefonväxel gäller förbud mot att röja uppgifter som har inhämtats vid tjänstgöringen och som avser telefonsamtal till eller från en annan person.

Denna bestämmelse i kyrkoordningen är parallell till den reglering som finns i sekretesslagen. Förbudet mot att röja uppgifter är här ett generellt förbud, vilket motiveras med att det inte är lämpligt att överlämna till telefonisten att avgöra om en sekretessregel gäller i det enskilda fallet. Telefonisten saknar i regel underlag för att göra en sådan bedömning, särskilt om sekretessregeln innehåller en skadebedömning. Förbudet gäller därför i varje enskilt fall. Däremot ligger det i sakens natur att när en anställd har varit borta från sitt arbetsrum några timmar och vid återkomsten frågar telefonisten "har någon sökt mig?" får sådana upplysningar och meddelanden som tagits emot av telefonisten naturligtvis lämnas.

Personaladministration

Personaladministratörer, kyrkokamrerer och andra som handlägger personal-, löne- och anställningsfrågor har att svara upp mot 54 kap. 4§ kyrkoordningen:

Inom kyrkans personaladministration gäller förbud mot att röja uppgifter om en anställds eller förtroendevalds personliga förhållanden. Förbudet gäller om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att personen i fråga eller någon närstående lider men. Förbudet gäller dock inte uppgifter om lön, förmåner och andra anställningsvillkor.

Detta är en bestämmelse som bygger på samma förutsättningar som den generella bestämmelsen för församlingsvårdande verksamhet, med ett starkt skydd för personliga uppgifter och därmed presumtion för att inte lämna ut sådana uppgifter. Beslutet om en uppgift kan lämnas ut eller ej avgörs från fall till fall byggt på en bedömning av vilka följder det eventuellt kan få. Dock har man inte rätt att neka att lämna ut uppgifter om lönesättning och andra anställningsvillkor för församlingens personal.